Cara menulis laporan

Isi

• tahap
• Bagian 1 Bersiap-siap
• Bagian 2 Mencatat saat rapat
• Bagian 3 Menulis risalah
• Bagian 4 Menggunakan Templat Risalah Rapat

Anda telah dipilih atau ditunjuk sebagai sekretaris komite Anda. Selamat! Tapi, sudahkah Anda membuat catatan, menyiapkan dan membuat notulensi? Apakah Anda menerapkan aturan kode prosedur untuk majelis musyawarah, seperti Roberts Rules of Order atau Morin Code, atau Anda mengembangkan notulen dengan cara Anda sendiri, Anda harus mengikuti metode tertentu untuk mencapai keunggulan.

tahap

Bagian 1 Bersiap-siap

1. 
   

   
   Biasakan diri Anda dengan prosedur rapat perusahaan Anda. Jika sekretaris harus menyusun laporan formal, lebih baik untuk menanyakan tentang kode prosedur yang akan diterapkan, yaitu Kode Morin atau lainnya. Dalam pengaturan yang kurang formal, tentukan apa yang akan dimasukkan dalam risalah dan bagaimana mereka akan digunakan.
   • Sebagai pelapor, Anda tidak perlu tahu semua aturan prosedur. Namun, akan bermanfaat jika memiliki salinan kode atau meminta jawaban khusus kepada presiden untuk pertanyaan apa pun.
   • Biasakan diri Anda dengan peran Anda. Beberapa pelapor tidak melakukan intervensi langsung dalam debat, sementara yang lain membuat catatan saat berpartisipasi dalam diskusi. Dalam kedua kasus tersebut, sekretaris tidak boleh memainkan peran penting lainnya, seperti ketua atau fasilitator.

2. 
   

   
   
   
   Siapkan model. Risalah rapat memiliki konten yang hampir serupa. Templat memungkinkan Anda untuk menstandarkan presentasi menit Anda agar mudah ditinjau. Anda juga dapat mengunduh template contoh menit. Berikan ruang yang cukup untuk setidaknya item yang tercantum di bawah ini.
   • Nama organisasi.
   • Jenis pertemuan. Apakah ada pertemuan rutin tahunan atau mingguan, rapat kecil komite, atau rapat yang diadakan untuk tujuan khusus?
   • Tanggal, waktu, dan tempat. Sisakan ruang untuk merekam waktu mulai dan berakhirnya sesi.
   • Nama ketua atau moderator rapat dan nama sekretaris atau penggantinya.
   • Daftar peserta dan absen dimaafkan. Bahkan, itu adalah lembar kehadiran. Perhatikan jika kuorum tercapai, yaitu jika jumlah hadiah adalah minimum yang diperlukan untuk memilih.
   • Sisakan ruang untuk tanda tangan Anda. Sebagai seorang sekretaris, Anda harus selalu menandatangani pekerjaan Anda. Tanda tangan tambahan mungkin diperlukan ketika notulen harus disetujui, tetapi itu tergantung pada prosedur perusahaan Anda.
   • Pesan hari itu, jika ada. Jika Anda sendiri belum menyusun agenda, mintalah ketua atau moderator agar rapat memberi Anda salinannya, yang akan berguna untuk mengatur catatan Anda.

3. 
   

   
   
   
   Bawalah notebook atau laptop bersamamu. Pastikan Anda merasa nyaman dengan peralatan Anda. Jika Anda sering menulis menit, miliki laptop untuk keperluan ini atau buat folder di komputer Anda.
   • Jika Anda telah membuat risalah rapat sebelumnya dan belum diajukan untuk persetujuan, pastikan untuk mencuci juga.
   • Sebuah tape recorder dapat membantu Anda menulis menit kemudian, tetapi itu tidak akan menggantikan pencatatan. Jika Anda mencatat proses selama pertemuan, pastikan semua orang yang hadir setuju. Tahan godaan untuk mereproduksi kata demi kata pernyataan peserta.
   • Jika Anda belajar stenografi, Anda akan membuat catatan lebih cepat, tetapi Anda tidak perlu mereproduksi semua yang dikatakan peserta untuk menuliskan notulen Anda. Bahkan, Anda harus menghindari melakukannya dengan cara itu.
   • Jika Anda diundang untuk membuat catatan di depan umum, gunakan proyektor overhead atau flipchart. Urutkan catatan Anda dengan hati-hati agar Anda dapat menggunakannya dengan mudah untuk menulis berita acara.

Bagian 2 Mencatat saat rapat

1. 
   

   
   Bagikan lembar waktu. Segera setelah semua orang ada di sana, bagikan selembar atau lebih jika ada banyak peserta. Ini akan digunakan oleh semua orang untuk menuliskan nama dan informasi kontak mereka. Daftar ini akan digunakan untuk mengisi bagian dari risalah, disediakan untuk mencatat nama-nama orang yang mengambil bagian dalam pertemuan. Anda juga dapat melampirkan lembar itu sendiri ke menit.
   • Jika Anda tidak tahu mayoritas orang yang hadir, buatlah rencana meja dan isi ketika Anda meminta semua orang untuk memperkenalkan diri. Buat daftar berguna saat Anda membuat catatan, sehingga Anda dapat memanggil masing-masing dengan nama jika diperlukan.

2. 
   

   
   Isi model Anda hingga maksimum. Sambil menunggu pembukaan rapat, masukkan nama organisasi, tanggal dan tempat serta jenis rapat, mis. "Rapat mingguan dewan direksi, rapat khusus komite, dll." ". Saat rapat dimulai, catat waktunya.
   • Jika Anda tidak memiliki templat, tulis informasi ini di awal catatan Anda.
   • Jika pertemuan diadakan untuk tujuan tertentu atau pada waktu khusus, simpan salinan pemberitahuan yang dikirimkan kepada para peserta. Anda harus melampirkannya pada menit setelah ditulis.

3. 
   

   
   Tuliskan hasil dari proposisi pertama. Sebagian besar pertemuan resmi dimulai dengan proposal untuk mengadopsi agenda sementara. Langkah pertama ini akan berfungsi sebagai contoh untuk menggambarkan prosedur. Jika pertemuan dimulai dengan proposal yang berbeda, pastikan Anda mencatat informasi yang relevan sama.
   • E tepat dari gerak dimulai dengan "Saya usulkan". Biasanya berarti "Saya mengusulkan adopsi agenda ini. "
   • Nama penulis proposal.
   • Hasil pemungutan suara. Jika suara positif, tulis "mosi lulus".
   • Jika Anda tidak dapat mereproduksi proposal panjang secara akurat, Anda dapat meminta agar proposal diajukan secara tertulis. Jika ini merupakan masalah yang berulang, minta untuk memasukkan persyaratan ini dalam prosedur resmi untuk proposal yang melebihi jumlah kata tertentu.
   • Jika Anda telah menyusun agenda, Anda mungkin menjadi sponsor mosi tersebut, sekaligus menjadi sekretaris pertemuan. Ini sempurna selama Anda tetap objektif karena tidak cocok untuk memasukkan tindakan Anda sendiri dalam risalah.

4. 
   

   
   Simpan proposal lain yang disajikan selama pertemuan. Ikuti prosedur dengan seksama, tetapi jangan mencatatnya dalam hitungan menit, kecuali diperintahkan sebaliknya! Ketika mosi baru disajikan, catat informasi yang relevan.
   • Ingatlah bahwa setiap proposal harus memasukkan ketentuan proposal itu sendiri, nama penulis dan hasil pemungutan suara.
   • Beberapa proposal memerlukan dukungan dari peserta lain sebelum dimasukkan ke pemungutan suara. Misalnya, jika seseorang berkata, "Dukung mosi," catat nama orang itu dalam notulen sebagai rekan penulis mosi tersebut.
   • Jika Anda tidak tahu nama sponsor proposal atau perlu mendengarkannya lagi, harap hentikan pertemuan dengan sopan dan ajukan pertanyaan. Pencatatan informasi yang akurat cukup penting untuk membenarkan sedikit gangguan ini.
   • Jika mosi diubah, cukup ulangi kata-kata dalam catatan Anda. Tidak perlu untuk menunjukkan dalam risalah bahwa proposal telah diamandemen kecuali ada kontroversi atas amandemen yang telah menimbulkan perdebatan panjang.

5. 
   

   
   Dengarkan presentasi laporan dan minta salinannya. Setiap kali laporan, buletin atau dokumen serupa dibacakan, catat nama laporan dan nama orang yang membacanya atau nama subkomite yang menulisnya. Jika ada gerakan terlampir, simpan seperti yang Anda lakukan untuk gerakan lainnya.
   • Namun, yang terbaik adalah mendapatkan salinan dokumen di akhir pertemuan. Berikan catatan kepada pembicara atau kursi untuk mendapatkan salinan ini. Setelah itu, Anda akan melampirkan salinan setiap laporan pada menit setelah laporan ditulis.
   • Jika salinan tidak tersedia, perhatikan di mana dokumen asli disimpan. Anda mungkin perlu meminta informasi ini setelah rapat.
   • Jika peserta membuat laporan lisan alih-alih membaca dokumen, tulis ringkasan pernyataan mereka. Jangan merinci dan jangan mereproduksi kata-kata pembicara.

6. 
   

   
   Perhatikan tindakan yang diambil atau ditugaskan. Ini termasuk verifikasi implementasi keputusan dari pertemuan sebelumnya dan implementasi tindakan baru. Adakah yang ditugaskan untuk menulis surat? Tuliskan nama-nama orang yang terlibat dan tindakan yang dikaitkan dengan mereka.
   • Bergantung pada tingkat formalitas pertemuan Anda, banyak dari tindakan ini mungkin merupakan bagian dari proposal. Untuk pertemuan yang kurang formal, Anda harus memperhatikan keputusan yang belum dirumuskan dengan jelas.
   • Jelaskan secara singkat alasan pengambilan keputusan, jika ada.

7. 
   

   
   Catat semua poin pesanan dan poin prosedural. Setiap kali keberatan dilakukan terhadap suatu persidangan, catat seluruh keberatan dan prinsip yang mendasari itu, serta keputusan lengkap yang diberikan oleh Presiden.
   • Ingatlah untuk menyertakan referensi ke kode prosedur, apakah Anda menerapkan undang-undang atau protokol organisasi.

8. 
   

   
   Tahu kapan harus menulis ringkasan diskusi. Ini hanya perlu dilakukan setelah permintaan yang dinyatakan dengan jelas. Secara resmi, laporan mencerminkan apa yang sudah ada fakta dan bukan apa yang telah terjadi tersebut . Namun, Anda harus mempertimbangkan persyaratan unik organisasi Anda.
   • Dengan mencatat Anda, berusahalah untuk bersikap objektif, apa pun situasinya. Tulis poin-poin konkret dan bukan perasaan. Minimalkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Tujuan Anda adalah menulis dokumen yang kering, faktual, dan terkadang hambar!
   • Ringkasan diskusi tidak boleh nominatif. Jadi, hindari menyebutkan nama-nama pembicara dalam debat. Ini sangat penting, ketika selama perdebatan sengit, seorang pembicara yang tidak bermoral dapat menyinggung perasaan beberapa orang.

9. 
   

   
   Tutup di akhir pertemuan. Catat waktu di mana rapat ditunda. Ingatlah untuk mengambil semua salinan laporan atau mengingatkan orang untuk mengirimkannya kepada Anda.
   • Tinjau catatan Anda untuk memastikan semuanya jelas dan Anda belum melupakan apa pun. Inilah saatnya untuk mengajukan pertanyaan Anda sebelum para peserta pergi.

Bagian 3 Menulis risalah

1. 
   

   
   Mulai menulis sesegera mungkin. Cara terbaik untuk menggambarkan menit setelah pertemuan, selama acara masih segar dalam ingatan Anda.

2. 
   

   
   Gunakan komputer untuk mengetik catatan rapat Anda. Anda mungkin sudah melakukan ini, jika Anda membuat catatan di komputer laptop selama sesi berlangsung. Simpan catatan Anda dan mulai dokumen baru. Anda dapat membandingkannya dengan menit dengan menempatkannya berdampingan.

3. 
   

   
   Tunjukkan catatan Anda dengan jelas dalam paragraf. Setiap mosi baru, keputusan atau titik tatanan baru harus ditangani dalam paragraf independen. Selama operasi, periksa bahwa:
   • Anda telah menghormati aturan ejaan dan tata bahasa, bahkan jika Anda menggunakan korektor ejaan jika perlu,
   • Anda telah menggunakan waktu yang sama di seluruh e, baik masa lalu atau masa kini, tetapi tanpa pernah beralih dari satu waktu ke waktu lain dalam dokumen yang sama,
   • Anda objektif, dengan kata lain pendapat Anda tidak boleh muncul dalam berita acara, karena Anda mencoba membuat dokumen objektif yang ditujukan untuk semua orang,
   • Anda menggunakan kosakata yang sederhana dan tepat dan mengganti istilah yang tidak jelas dengan kata-kata yang tepat sambil menghindari penggunaan ungkapan bunga,
   • Anda hanya menyebutkan tindakan yang diambil, bukan debat, kecuali jika Anda diminta untuk mencatatnya, karena Anda harus fokus pada apa itu fakta dan tidak pada apa yang telah terjadi tersebut,
   • Anda telah memberi nomor halaman untuk kejelasan.

4. 
   

   
   Bagikan salinan draft berita acara Anda kepada anggota. Kirim salinan ke setiap anggota menggunakan informasi kontak pada lembar waktu. Jika Anda tidak memiliki informasi kontak, fasilitator rapat harus dapat menyampaikannya kepada Anda.

5. 
   

   
   Apakah risalah rapat disetujui. Anda mungkin diminta membacanya dengan keras pada pertemuan berikutnya dan mengirimkannya untuk persetujuan. Jika mosi diadopsi, perhatikan bahwa risalah telah diadopsi.
   • Jika laporan diubah sebelum disetujui, buat perubahan dan catat di akhir dokumen yang telah dimodifikasi tanpa menjelaskan perubahan yang dibuat.
   • Jika proposal untuk amandemen dibuat setelah persetujuan dari risalah, sebutkan isi proposal yang tepat dan keputusan tentang adopsi atau penolakannya.

Bagian 4 Menggunakan Templat Risalah Rapat

1. 
   

   
   Kunjungi situs yang menawarkan contoh rapat. Template ini akan menghemat waktu Anda dan menghindari kesalahan.

2. 
   

   
   Luangkan waktu untuk meninjau situs Anda. Gunakan kemungkinan yang ditawarkan oleh masing-masing untuk menemukan model yang cocok untuk Anda.
   • Jika Anda memerlukan jenis model tertentu, misalnya model saat ini atau standar, lakukan penelitian dan unduh model yang dipilih dengan mengklik tombol "unduh" atau tombol "gunakan templat". Pastikan untuk menyimpannya di tempat yang mudah ditemukan sehingga Anda tidak kehilangannya.

3. 
   

   
   Akses file. Sekarang setelah Anda selesai mengunduh, buka zip file dan buka di "Microsoft Word" atau "Excel". Gunakan versi terbaru "Microsoft Word" untuk kemudahan dan kualitas. Menjaga perangkat lunak tetap mutakhir akan membuat segalanya lebih mudah bagi Anda sambil memungkinkan Anda menggunakan fitur-fitur baru.

4. 
   

   
   Tambahkan logo dan simbol hak cipta perusahaan Anda di header. Hapus logo sampel dari template dan pastikan untuk membaca ketentuan penggunaan situs unduhan. Anda tidak ingin menemukan diri Anda dalam menghadapi masalah hukum, bukan?

5. 
   

   
   Ubah judulnya. Di area judul, sorot kata-kata "judul rapat" dan masukkan judul menit Anda yang sebenarnya.

6. 
   

   
   Ubah presentasi dokumen (opsional). Untuk membuat model Anda lebih menarik, Anda dapat mengubah warna atau memilih tema lain. Sederhana: cari tab "tata letak" dan klik bagian "warna dan tema". Dengan cara ini, Anda dapat mengubah tampilan model Anda dan bahkan memilih warna yang cocok dengan logo perusahaan Anda.

7. 
   

   
   Masukkan subtitle dari bagian. Seharusnya ada beberapa bidang yang bisa Anda isi. Anda mungkin perlu lebih banyak bidang atau lebih suka mengubah e. Sesuaikan mereka sesuai dengan kebutuhan Anda.

8. 
   

   
   Simpan templat di laptop Anda. Dengan demikian, Anda dapat menggunakannya selama sesi untuk menulis menit Anda. Jika Anda terus menggunakan "Microsoft Office", segalanya akan berjalan lebih cepat dan lebih mudah dan Anda akan dapat mengikuti pertemuan dengan lebih banyak organisasi dan ketepatan daripada sebelumnya. Atau, Anda dapat mencetak template Anda untuk membuat catatan tulisan tangan, tetapi pastikan Anda memiliki cukup ruang untuk menulis informasi yang diperlukan.

9. 
   

   
   Periksa model Anda. Selamat! Model laporan Anda selesai. Produktivitas dan akurasi Anda harus meningkat secara eksponensial sekarang karena Anda memiliki model untuk diikuti yang membantu Anda mengatur ide-ide Anda. Seperti halnya proyek, tinjau detail model Anda untuk mengidentifikasi item yang tidak akurat atau hilang. Segera setelah semuanya beres, Anda dapat menggunakannya di rapat berikutnya.