Cara menulis laporan kegiatan

Isi

• tahap
• Metode 1 Sertakan informasi yang diperlukan
• Metode 2 Memformat laporan
• Metode 3 Perlakukan penyajian laporan

Menulis laporan kemajuan mungkin tampak sangat sulit.Namun, latihan ini memberi Anda peluang bagus untuk berkomunikasi dengan atasan Anda. Catat informasi paling penting di awal laporan. Anda juga perlu memberikan perincian tentang anggaran dan jadwal proyek Anda, kemudian jelaskan pencapaian dan tantangannya. Tulislah dengan singkat dan tepat. Tentu saja, manajer Anda akan menghargai laporan yang terstruktur dengan baik, singkat tetapi informatif.

tahap

Metode 1 Sertakan informasi yang diperlukan

1. 
   

   
   Kumpulkan data anggaran dan perencanaan. Dalam sebagian besar proyek, laporan kemajuan membahas 2 masalah penting, yaitu anggaran dan program. Manajer Anda ingin proyek diselesaikan tepat waktu dan jika mungkin sesuai anggaran yang dialokasikan.
   • Informasi mungkin akan lengkap. Anda perlu menentukan dan memasukkan perincian yang memungkinkan penyelesaian proyek. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk menghasilkan 1.000 kaos dan jika anggarannya adalah € 500, maka akan diperlukan untuk mengidentifikasi bahan-bahan yang diperlukan untuk produksi, dan menentukan apakah mereka sudah di tangan atau apakah harus memerintahkan.

2. 
   

   
   Hancurkan tujuan utama menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Pendekatan ini, yang terdiri dari pengurangan tugas-tugas penting menjadi pekerjaan yang lebih kecil, akan membantu Anda lebih mudah menilai kemajuan yang dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Mulailah dengan menunjukkan tenggat waktu yang telah ditetapkan, kemudian cobalah untuk menentukan batas waktu yang sesuai dengan pencapaian tujuan yang diusulkan.
   • Misalnya, jika Anda harus menghasilkan 1.000 t-shirt dalam periode 4 bulan, Anda dapat membagi pekerjaan itu untuk menghasilkan 250 t-shirt setiap bulan. Jika tim Anda menghasilkan 300 kaos selama bulan pertama, Anda dapat menulis bahwa Anda lebih cepat dari jadwal.

3. 
   

   
   
   
   Daftar pencapaiannya. Tujuan dari laporan kemajuan adalah untuk memungkinkan manajemen dengan cepat mengetahui apa yang telah bekerja dengan baik dan apa yang mandek. Tempatkan prestasi di awal, dan fokus pada langkah-langkah penting. Sertakan sedetail mungkin.
   • Jika Anda bekerja dalam tim, bicarakan rekan kerja Anda tentang aspek positif dari proyek. Tunjukkan dalam laporan Anda sebanyak mungkin nama.
   • Jangan puas dengan generalisasi. Spesifik dan sertakan angka yang sesuai.

4. 
   

   
   Temukan solusi untuk menyelesaikan masalah. Jika Anda mengidentifikasi kesulitan, jangan coba sembunyikan. Jujurlah dengan bos Anda. Tanyakan masalah dan usulkan solusi. Berusaha untuk menyarankan banyak opsi untuk memilih yang paling cocok untuk Anda.
   • Andaikan proyek Anda lebih cepat dari jadwal, tetapi anggaran telah terlampaui, Anda dapat mengusulkan untuk mempercepat produksi, merekrut karyawan lain, atau menambah anggaran.

5. 
   

   
   
   
   Identifikasi langkah-langkah penting. Selama penyelesaian proyek, tahap-tahap sekunder mewakili tolok ukur penting dan harus direalisasikan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya. Dengan mempertimbangkan situasi saat ini, Anda harus merencanakan langkah penting berikutnya.
   • Misalnya, produksi Anda adalah 250 kemeja dalam 28 hari. Anda dapat berharap bahwa 250 folder berikutnya akan selesai untuk jumlah hari yang sama sejak tanggal laporan kemajuan.

6. 
   

   
   Tambahkan semua data penting proyek. Masukkan dimensi manusia ke dalam laporan Anda, perkenalkan anggota tim yang telah melakukan pekerjaan luar biasa atau yang memiliki dampak positif pada kemajuan proyek.
   • Misalnya, Anda dapat menulis bahwa "proyek itu lebih cepat dari jadwal, sebagian besar karena upaya Sally Martin, yang bekerja lembur selama 3 hari minggu lalu."

Metode 2 Memformat laporan

1. 
   

   
   Ikuti sebuah pola jika bisnis Anda membutuhkannya. Jangan lupa untuk mengajukan pertanyaan karena banyak perusahaan meminta karyawan mereka untuk menulis laporan kemajuan berdasarkan templat yang sudah ditentukan sebelumnya. Jika perusahaan Anda menerapkan formula ini, templat akan membantu Anda mengatur laporan dan menyertakan informasi yang diminta.
   • Jika tidak ada template, sistem e-processing Anda mungkin berisi satu. Anda juga dapat menemukan templat secara online dengan mengetikkan kata kunci berikut: "model progress report". Pastikan templat yang Anda unggah sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda bisa menunjukkannya kepada bos Anda terlebih dahulu sebelum menggunakannya.

2. 
   

   
   Pilih judul yang jelas. Penting untuk memasukkan nama proyek dan tanggal yang dicakup oleh laporan. Jika Anda harus menulis beberapa laporan, semuanya harus diberi judul dengan cara yang sama.
   • Misalnya, judul Anda bisa "Status Pesanan Parker pada Agustus 2018". Laporan bulan depan akan berjudul "Situasi pesanan Parker pada September 2018".
   • Sebelum memilih judul Anda, periksa apakah perusahaan Anda tidak memiliki instruksi spesifik untuk judul laporan kemajuan.

3. 
   

   
   Tulis a ringkasan di halaman pertama. Umumnya, direktur sibuk dan Anda mungkin tidak akan punya waktu untuk membaca seluruh laporan Anda. Jadi, ringkasan akan memberinya informasi paling penting dan akan memungkinkannya untuk memiliki gagasan yang tepat tentang isi laporan Anda dan kemajuan proyek.
   • Berikut adalah contoh ringkasan untuk laporan tentang "Situasi pesanan Parker pada Agustus 2018": "Perintah Parker lebih cepat dari jadwal. Namun, kami menggunakan 50% dari anggaran yang dialokasikan untuk menutupi hanya 30% dari total pesanan. Mempercepat produksi dapat membantu menurunkan biaya. "

4. 
   

   
   Bagilah laporan Anda menjadi beberapa bagian. Membaca paragraf panjang seringkali cukup sulit dan membutuhkan waktu. Oleh karena itu, untuk kejelasan yang lebih baik, yang terbaik adalah menggunakan paragraf pendek dan daftar berpoin. Dengan cara ini, hierarki Anda dapat membaca laporan dengan mudah.
   • Misalnya, laporan Anda dapat mencakup bagian untuk pencapaian, bagian lain untuk tantangan yang harus diatasi dan yang ketiga untuk solusi yang diusulkan.

Metode 3 Perlakukan penyajian laporan

1. 
   

   
   Mulailah menulis dengan baik sebelumnya. Tentukan kapan Anda perlu mengirimkan laporan Anda. Selanjutnya, tentukan beban kerja Anda sehingga Anda punya waktu untuk menulisnya. Dengan demikian, Anda tidak perlu bertindak tergesa-gesa dan menulisnya pada menit terakhir.
   • Jika Anda sedang mengerjakan proyek jangka panjang, lebih baik membuat "templat" untuk laporan kemajuan Anda. Formula ini juga akan membantu manajer Anda, karena ia akan tahu persis di mana menemukan informasi yang ia butuhkan di setiap laporan.
   • Jika ada nomor yang perlu diperbarui sebelum mengirimkan laporan, poskan pengingat agar Anda tidak lupa melakukannya.

2. 
   

   
   Memenuhi harapan manajer Anda. Cukup sesuaikan laporan Anda untuk menyoroti poin-poin yang penting baginya. Jika Anda tidak yakin tentang model dan preferensi manajer Anda, mintalah untuk melihat laporan kemajuan pekerjaan sebelumnya yang telah divalidasi sebelumnya.
   • Misalnya, jika direktur Anda lebih memilih presentasi kronologis, pertimbangkan memulai laporan Anda dengan bagian yang disebut "kemajuan minggu ini", diikuti oleh bagian lain tentang "tindakan yang harus diambil".

3. 
   

   
   Optimalkan laporan Anda. Untuk melakukan ini, Anda harus memperhitungkan media yang akan ditransmisikan. Jika Anda mengirim file digital, Anda dapat menyertakan tautan ke situs web atau bahkan memindahkan gambar dan video, jika perlu. Tetapi jika laporan dalam format kertas, Anda tidak perlu melampirkan item-item tersebut.
   • Ini juga akan mempertimbangkan cara membaca. Misalnya, jika Anda mengirim folder digital melalui email, pastikan semua item dapat diputar di perangkat seluler.

4. 
   

   
   benar dan edit laporan Anda. Jangan hanya mengandalkan pengejaan dan tata bahasa perangkat lunak pengolah email Anda. Tulis kalimat pendek dan hindari redudansi yang tidak perlu.
   • Berusaha keras dan langsung. Hindari menggunakan jargon sehingga Anda tampaknya tidak berusaha menyembunyikan sesuatu atau tidak menguasai pertanyaan dengan benar.
   • Baca laporan Anda dengan keras. Jika Anda tersandung kalimat, itu berarti tulisan Anda tidak jelas.

5. 
   

   
   Buat ilustrasi, jika perlu. Beberapa manajer lebih suka harus cepat mengetahui kinerja yang dicapai dalam pelaksanaan suatu proyek. Namun, sertakan ilustrasi hanya jika Anda diminta untuk melakukannya, atau jika Anda pikir mereka meningkatkan kualitas laporan.
   • Misalnya, untuk menunjukkan bahwa biaya telah dikuasai dengan baik, Anda dapat memberikan lampu hijau untuk anggaran. Di sisi lain, jika Anda terlambat pada program realisasi, Anda dapat menempatkan lampu kuning ke bagian yang sesuai.