Cara menulis laporan kemajuan

Isi

• tahap
• Bagian 1 Mulai proses
• Bagian 2 Menulis laporan
• Bagian 3 Menghindari Kesalahan Umum

Laporan kemajuan sangat penting untuk mengelola proyek profesional atau akademik. Selain itu, mereka akan membantu Anda untuk memberi tahu atasan, kolega, atau pelanggan Anda dengan lebih baik tentang kemajuan proyek yang Anda sadari. Laporan Anda harus menentukan pekerjaan yang dilakukan dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan proyek.

tahap

Bagian 1 Mulai proses

1. 
   

   
   Tentukan tujuan laporan Anda. Seseorang mungkin meminta Anda untuk menggambarkan laporan kemajuan karena beberapa alasan. Jelas, dan dalam banyak kasus, itu adalah untuk menunjukkan kemajuan yang telah Anda buat dalam menyelesaikan proyek tertentu. Namun, Anda perlu mempertimbangkan tujuan Anda sedikit lebih dekat.
   • Laporan tentang kemajuan program atau proyek penelitian akan sedikit berbeda dari laporan proyek profesional. Dalam hal ini, Anda akan diminta untuk memberikan informasi tanpa harus mempertimbangkan unsur-unsur lain seperti biaya, tetapi hal ini tidak selalu terjadi.
   • Laporan untuk klien akan berbeda dari laporan yang ditulis untuk atasan. Dalam kedua kasus tersebut, Anda perlu mempertimbangkan alasan untuk menulis laporan Anda.

2. 
   

   
   
   
   Tentukan jumlah pembaca Anda. Ketika Anda telah menetapkan tujuan laporan Anda, Anda harus memilih informasi yang dibutuhkan pembaca Anda, untuk memasukkannya dalam e Anda. Rencana laporan kemajuan akan hampir sama, terlepas dari tema yang disajikan. Namun, Anda perlu mempertimbangkan kekhasan proyek Anda.
   • Apa hubungan pembaca Anda dengan proyek? Apa dampak proyek terhadap mereka? Misalnya, dampak ini akan berbeda jika itu adalah atasan Anda atau klien.
   • Bayangkan keputusan yang akan diambil pembaca setelah membaca laporan Anda. Misalnya, mungkin ada logistik, pembiayaan, atau tenggat waktu.
   • Tentukan informasi apa yang dibutuhkan pembaca Anda untuk ambil bagian dalam proyek dan ikuti secara efektif. Apa aspek teknis yang perlu diketahui pembaca Anda? Apakah mereka terbiasa dengan jargon yang digunakan dalam kegiatan tersebut?

3. 
   

   
   Temukan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan audiens Anda. Laporan kemajuan bukan hanya dokumen tertulis yang Anda sampaikan kepada penyelia atau guru Anda. Ini dapat mengambil berbagai bentuk, seperti halnya.
   • Laporan kemajuan dapat berupa presentasi lisan yang dibuat selama rapat kerja mingguan atau bulanan.
   • Itu juga dapat berupa email yang dikirimkan secara teratur ke kolega.
   • Anda juga dapat memutuskan untuk menulis memoar dan berbicara dengan atasan Anda.
   • Biasanya, Anda akan menulis laporan resmi untuk klien atau lembaga pemerintah.

4. 
   

   
   
   
   Periksa dengan koki Anda. Kecuali jika Anda sudah menulis laporan semacam ini dan dalam hal ini Anda tahu segalanya tentang masalah ini, cobalah untuk mendapatkan informasi maksimal dari atasan Anda. Perusahaan Anda mungkin memerlukan presentasi khusus, dalam hal ini Anda harus mematuhinya.

5. 
   

   
   Pilih nada laporan. Semua laporan kemajuan belum tentu formal. Pada kenyataannya, laporan internal kepada kolega atau pengawas langsung sering ditulis dengan nada santai. Inilah sebabnya mengapa Anda perlu memeriksa dengan pemimpin Anda tentang apa yang dia harapkan dari laporan Anda.
   • Jika ini merupakan laporan kepada klien atau komite peninjau tesis, disarankan untuk menggunakan nada formal.
   • Namun, nada formal atau informal tidak masalah, karena yang utama harus jelas, tepat dan jujur.

Bagian 2 Menulis laporan

1. 
   

   
   Pilih presentasi dokumen Anda. Sebelum Anda mulai menulis, Anda harus memilih presentasi yang sesuai dan mengatur konten dan nada laporan Anda.
   • Anda dapat menggunakan daftar berpoin. Metode ini memungkinkan Anda untuk menyajikan informasi Anda dengan cara yang jelas. Pembaca akan dapat menelusuri e Anda dengan mudah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Namun, daftar semacam itu mungkin kurang formalisme dalam kasus laporan sementara. Karena itu, jika laporan itu untuk pemimpin lini Anda, yang terbaik adalah menggunakan brief. Tetapi, jika Anda berkomunikasi dengan kolega, pilihlah email.
   • Ingat juga untuk memasukkan grafik atau tabel. Ini sangat relevan jika Anda menulis laporan kemajuan pada proyek yang Anda coba dapatkan pendanaannya atau jika Anda mencoba untuk membenarkan kepada pembaca dana yang telah Anda terima.

2. 
   

   
   Atur e Anda dalam paragraf. Laporan kemajuan yang baik harus sejelas mungkin. Cara terbaik untuk membagi e Anda dalam paragraf, untuk mengelompokkan informasi pada pertanyaan yang sama.
   • Untuk membuat Anda lebih jelas, pikirkan tentang menambahkan subtitle, sehingga pembaca Anda memiliki gagasan tentang konten setiap bagian. Jika suatu titik menarik bagi mereka, mereka akan dapat mengaksesnya secara langsung.

3. 
   

   
   Tulis judulnya. Secara umum, judul ditempatkan di bagian atas halaman pertama, jika Anda mempresentasikan dokumen Anda halaman berikut. Sekali lagi, ini akan tergantung pada aturan presentasi yang dibuat oleh perusahaan atau universitas Anda. Karena itu, lakukan pemeriksaan yang diperlukan pada waktunya.
   • Judul harus mencakup tanggal, yaitu, tanggal penyerahan laporan, nama dan fungsi penerima, nama penulis, fungsinya dan tujuan laporan.

4. 
   

   
   Masukkan pengantar. Bagian ini muncul setelah judul. Seringkali, dapat dicetak miring untuk membedakannya dari yang lain e. Ini berfungsi untuk memberikan gambaran umum tentang proyek dan kemajuannya. Anda akan mempresentasikan kemajuan dan tujuan yang dicapai.
   • Pastikan untuk memasukkan subjek laporan. Juga perkenalkan proyek, ingatlah bahwa ini merupakan pembaruan atas perkembangannya.

5. 
   

   
   Tuliskan tubuh Anda e. Bagian ini dapat dibagi menjadi beberapa bagian dan sub-bagian. Bahkan, pada dasarnya ini hanya pengantar yang lebih rinci. Periksa isinya dan sempurnakan.
   • Tentukan tugas yang diselesaikan sejak laporan terakhir serta yang sedang berlangsung.
   • Menganalisis masalah yang dihadapi, pertanyaan yang harus dijawab dan solusi yang dapat dipertahankan.
   • Bangun dan benarkan perubahan yang terjadi selama proyek.
   • Anda mungkin juga ingin memasukkan barang-barang lainnya seperti pergantian staf, pembengkakan biaya, keterlambatan, kesulitan mendapatkan dokumen, atau masalah komputer dan keamanan.

6. 
   

   
   Ambil langkah selanjutnya dari proyek ini. Bagian ini adalah bagian dari badan laporan. Ini akan berfungsi untuk memberi tahu pembaca tentang fase-fase proyek yang tersisa. Jangan lupa untuk menyebutkan masalah yang mungkin mempengaruhi anggaran, manajemen, atau tenggat waktu penyelesaian proyek.
   • Di atas segalanya, jangan abaikan perubahan dalam tenggat waktu proyek.
   • Hindari mempermudah masalah. Namun, jangan khawatir tentang pembaca yang tidak perlu dan jangan membuat janji yang tidak akan bisa Anda pertahankan.

7. 
   

   
   Masukkan jumlah total jam kerja. Anda harus menunjukkan berapa banyak waktu yang Anda dan tim Anda habiskan, jika Anda punya, pada proyek. Pembaca Anda akan tahu bahwa Anda bekerja keras, apakah itu manajer lini Anda, klien Anda, atau agen pemerintah yang dapat memberi Anda uang.

Bagian 3 Menghindari Kesalahan Umum

1. 
   

   
   Berhati-hatilah untuk tidak menyimpang dari subjek Anda. Tulisan Anda akan benar selama Anda menghormati poin-poin yang dijelaskan di atas. Berusaha keras untuk tidak keluar dari subjek dengan menangani masalah-masalah marjinal, bahkan jika itu menarik.
   • Misalnya, jika proyek Anda adalah untuk organisasi sukarelawan dari sebuah acara seni, Anda mungkin tergoda untuk memulai analisis tentang pendanaan seni yang menyedihkan, tetapi itu tidak akan benar-benar membantu Anda untuk menentukan kemajuan proyek Anda.

2. 
   

   
   Sederhana saja. Laporan sementara bertujuan untuk menyajikan kemajuan yang telah Anda buat, tanpa menenggelamkan pembaca dalam aliran kata-kata dan ide-ide yang berlebihan. Yang perlu Anda lakukan adalah fokus pada kemajuan proyek, langkah-langkah yang perlu diambil dan perubahan yang perlu dilakukan.
   • Bergantung pada penerima laporan, Anda mungkin diminta untuk tidak melebihi jumlah kata tertentu. Aturan yang baik adalah menyajikan informasi yang diperlukan sejelas mungkin.

3. 
   

   
   Hindari terlalu kabur. Pastikan untuk memperjelas status proyek saat ini. Misalnya, jangan katakan sesuatu seperti "kami sedang maju untuk mendanai acara artistik kami". Alih-alih, berikan informasi Anda dengan cara yang lebih eksplisit: "terima kasih kepada dua hibah € 5.000 yang diberikan oleh lembaga berbeda ini, kami hanya perlu € 2.000 untuk mencapai target kami sebesar € 12.000".

4. 
   

   
   Hapus ekspresi ekspansif. Ingat, Anda ingin menulis laporan yang jelas dan singkat. Jelas, cobalah untuk tidak mengacaukan e Anda dengan ekspresi yang tidak menambah apa pun pada laporan. Misalnya, istilah seperti "total bencana" atau "kesuksesan luar biasa" terlalu emosional atau terlalu samar untuk dimasukkan dalam laporan kepada klien atau direktur.

5. 
   

   
   Kutip sumber Anda. Identifikasi dengan benar sumber-sumber eksternal informasi, data, dan gambar yang tertanam dalam laporan Anda. Anda dapat menambahkan halaman di mana Anda akan menunjukkan sumber-sumber ini.