Cara menerima panggilan

Isi

• tahap
• Metode 1 Jawab telepon saat bekerja
• Metode 2 Jawab telepon secara pribadi
• Metode 3 Menjawab panggilan telepon dari nomor yang tidak dikenal

Mengetahui cara menjawab telepon adalah keterampilan penting dalam kehidupan. Dalam keadaan profesional, seperti menerima panggilan bisnis atau panggilan dari majikan potensial, metode sapaan yang lebih formal diperlukan. Jika Anda menerima panggilan dari seorang teman, kekasih atau anggota keluarga, Anda akan cenderung merespons dengan cara yang lebih sederhana dan lebih alami. Jika Anda menerima panggilan dari nomor yang tidak dikenal, Anda harus menggunakan teknik yang sudah terbukti dan menggunakan hati-hati.

tahap

Metode 1 Jawab telepon saat bekerja

1. 
   

   
   Menjadi profesional. Ketika Anda menerima panggilan ke layanan, Anda tidak selalu dapat mengetahui siapa yang ada di ujung telepon. Menanggapi secara profesional akan membantu Anda memulai percakapan dengan baik.
   • Ketika Anda ragu, katakan saja "halo, ini Carl di telepon".
   • Bahkan jika Anda tahu siapa peneleponnya, mungkin bos Anda menelepon dari telepon salah satu rekan Anda! Menanggapi dengan mengatakan "ya, apa? Akan memberi kesan negatif atau salah tempat tentang Anda.

2. 
   

   
   Fokus pada pembicaraan. Tunjukkan diri Anda benar-benar hadir. Hentikan semua pekerjaan dan luangkan waktu sejenak untuk bersiap-siap.
   • Ekspresikan di wajah Anda, ekspresi yang ingin Anda proyeksikan sebelum mendarat. Ini membuat perbedaan: apakah Anda tersenyum, mengerutkan kening atau menangis, lawan bicara Anda akan merasakannya melalui nada suara Anda.
   • Jauhkan diri Anda dari berselancar di internet atau mengalihkan perhatian Anda selama panggilan berlangsung. Jika Anda tidak hadir, lawan bicara akan dapat merasakannya.

3. 
   

   
   
   
   Selalu tunjukkan diri Anda. Dalam bisnis, pantas untuk menjawab panggilan telepon yang menyebutkan nama Anda dan nama perusahaan Anda: "Halo, terima kasih telah menghubungi perusahaan XYZ. Saya Carl. Apa yang bisa saya bantu? "
   • Jika itu adalah panggilan internal dan Anda tahu itu, Anda dapat menjawab dengan memberikan nama departemen Anda dan nama Anda sebagai gantinya: "Halo, Anda berada di departemen WebDev, Carl di telepon. Apa yang bisa saya lakukan untuk Anda hari ini? Ini akan membuat teman bicara Anda tahu bahwa dia telah berbicara kepada orang yang tepat dan bahwa Anda siap untuk membantunya. Berbicara dengan nada ramah dan bersahabat akan membuat percakapan lebih menyenangkan bagi Anda masing-masing.
   • Di sebagian besar layanan, ada aturan untuk menerima panggilan yang harus diikuti oleh semua karyawan. Selalu tunjukkan ketulusan, bahkan jika Anda dipaksa untuk mengikuti instruksi dengan bodoh, karena pelanggan akan dapat membedakan apakah Anda benar-benar antusias atau jika Anda hanya membaca instruksi: "Selamat datang di saluran telepon Burger yang enak, rumah kue yang bagus! Akan terdengar konyol jika Anda tidak mengatakannya dengan keyakinan.

4. 
   

   
   
   
   Jawab dengan kesopanan yang cukup. Tunjukkan diri Anda sabar, penuh hormat dan meyakinkan. Lakukan yang terbaik untuk membuat diri Anda berguna. Cobalah untuk tidak berbicara dengan cara yang terlalu santai sampai Anda tahu siapa yang bicara.
   • Jika orang lain tidak muncul, katakan: "Bisakah saya mencari tahu siapa yang menelepon? Penting untuk mengetahui siapa yang menelepon jika Anda perlu menghubunginya lagi atau memindahkannya ke saluran lain. Sikap ini juga memungkinkan orang tersebut untuk merasa bahwa dia diperlakukan secara pribadi, dan dengan tambahan bahwa dia istimewa. Penting untuk menciptakan hubungan profesional yang positif dengan orang-orang yang memanggil Anda lebih dari sekali.
   • Usahakan untuk tidak bersikap kasar, bahkan jika Anda merasa frustrasi. Ingatlah bahwa dalam bisnis, kata-kata dan tindakan Anda secara langsung mencerminkan citra bisnis Anda. Jika Anda memberikan citra bisnis yang buruk, Anda akan merusak bisnis dan manajer Anda tidak akan menerimanya.

5. 
   

   
   Bersiaplah untuk menerima satu. Jika seseorang menelepon untuk berbicara dengan manajer atau kolega Anda, tetapi Anda adalah satu-satunya orang yang tersedia untuk menerima orang ini saat ini, tanyakan dengan sopan siapa yang ada di telepon dan minta mereka mengatakan apa yang mereka panggil. Dengarkan baik-baik dan tuliskan sebanyak mungkin informasi:
   • Jika orang yang dia coba hubungi tidak tersedia, katakan padanya: "Maaf, tapi Tuan O'Halloran tidak tersedia saat ini. Apakah Anda ingin meninggalkannya? "
   • Pastikan untuk mencatat nama orang tersebut, nomor telepon, dan subjek panggilan mereka. Nilai urgensi panggilan: apakah Anda merasa bahwa penelepon membutuhkan bantuan dalam dua jam ke depan atau hanya dalam seminggu? Jika ini adalah panggilan yang mendesak, akan perlu untuk menyelesaikan masalah secepat dan seefisien mungkin, jadi pastikan untuk melanjutkan sesegera mungkin.

6. 
   

   
   Berhati-hatilah dengan panggilan yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi. Jika Anda tidak mengenali siapa yang menelepon dan meminta informasi tentang Anda atau orang lain, berhati-hatilah untuk tidak memberikan terlalu banyak informasi tentang bagaimana bisnis Anda bekerja secara internal.
   • Bahkan jika lawan bicara memberikan nama dan nama perusahaannya, Anda harus berhati-hati kecuali jika itu adalah kontak tepercaya. Jika Anda ragu, tunggu sebentar dan minta nasihat rekan: "Apakah kita pernah bekerja dengan seseorang bernama Dave Neal sebelumnya? Dia mengajukan banyak pertanyaan tentang prosedur dan kemampuan kita dan saya ingin memastikan saya bisa mempercayainya. "
   • Dalam bisnis, Anda harus mengatakan, "Maaf, tuan atau nyonya. Menurut aturan perusahaan, saya tidak berwenang untuk memberikan informasi ini. Bolehkah saya mengetahui tujuan Anda mencari informasi ini? Kemudian, cabut analisis Anda.

Metode 2 Jawab telepon secara pribadi

1. 
   

   
   Sapa, siapa pun yang menelepon. Jika Anda tahu siapa yang menelepon, mengingat identitas dan pengalamannya, sapa dia seperti yang Anda lakukan jika Anda berada di depannya. Jika Anda tidak tahu orang yang menelepon, jawab lebih formal dan tunggu sampai dia mengatakan topik panggilannya.
   • Sebagai salam standar yang diakui secara internasional: katakan "allo? Jawab dengan sedikit perubahan pada akhir ucapan Anda, seolah-olah Anda mengajukan pertanyaan. Istilah "allo? Akan mengarahkan lawan bicara untuk menjawab, dan dalam banyak kasus dia akan terus memberi tahu Anda tujuan dari panggilannya.
   • Jika penelepon adalah seorang teman, sapa dia dengan santai: "halo, Tom! Apa kabar "
   • Jika penelepon itu seorang manajer, seorang kenalan, atau calon atasan, sapa mereka dengan cara yang lebih formal tetapi akrab: "Selamat malam, Tuan Lynch, apa kabar?" "
   • Jika Anda tidak tahu orang yang menelepon, batasi diri Anda hanya untuk "allo? "

2. 
   

   
   Setelah mengatakan "halo? ", Tunggu jawaban lawan bicara. Cara memulai percakapan ini mendorong lawan bicara Anda untuk memperkenalkan diri. Lihatlah contoh berikut. Apa yang perlu Anda katakan tercantum dalam lemak dan apa yang harus dikatakan lawan bicara huruf miring :
   • Halo
   • Hai, Carl, ini Tom.
   • Oh, halo, Tom! Apa yang baru?
   • Saya hanya menelepon untuk melihat apakah Anda akan tersedia nanti. Saya pikir saya akan menyarankan Anda pergi menonton film Star Wars baru.
   • Ya, saya siap menonton film Star Wars!

3. 
   

   
   Personalisasikan salam Anda. Setelah mendapatkan lebih banyak pengalaman dalam menjawab panggilan telepon, Anda dapat mulai membuat pola salam dan frasa spesifik Anda sendiri yang dapat Anda gunakan berulang kali.
   • Ingatlah untuk mengidentifikasi diri Anda melalui salam Anda: "Halo, ini Carl" atau "Carl di telepon".
   • Pikirkan tentang bereksperimen dengan variasi sapaan akrab "halo? "Hai" atau "hai" atau "cuckoo, ada apa?" Atau "halo, apa kabar?" Salam akrab ini lebih cocok antara teman dan pengetahuan non-profesional.

4. 
   

   
   Desain vokal untuk saat-saat ketika Anda akan pergi. Siapa pun yang adalah teman, orang tua, atau atasan Anda dapat jatuh ke mesin penjawab Anda, jadi pastikan suara Anda sopan dan singkat. Hindari vokal yang tidak bercanda atau bercanda kecuali Anda benar-benar yakin bahwa hanya teman-teman Anda yang akan menelepon.
   • Katakan, "Anda menggunakan mesin penjawab Carl. Maaf saya tidak bisa menjawab Anda sekarang. Tinggalkan satu dan saya akan menjawab Anda sesegera mungkin.
   • Pikirkan merancang keluarga vokal jika Anda menggunakan ponsel keluarga. Katakan, "Hai, ini keluarga Rogers. Kami mohon maaf kami tidak dapat menjawab Anda saat ini, tetapi tinggalkan satu dan kami akan menghubungi Anda kembali secepat mungkin! Buat rekaman yang menyenangkan dari suara semua anggota keluarga. Cobalah untuk membuat seluruh keluarga berbicara dalam paduan suara atau mintalah setiap anggota keluarga memberi tahu bagian dari keluarga.
   • Jangan lupa untuk menanyakan langsung informasi dari si penelepon, daripada hanya memintanya untuk meninggalkan: "Tolong, tinggalkan nama Anda, nomor telepon Anda dan subjek panggilan Anda dan saya akan menghubungi Anda kembali sesegera mungkin. " Menerapkan pendekatan yang lebih spesifik ini mungkin tampak lebih tepat untuk nomor telepon yang Anda harapkan menerima banyak panggilan bisnis.

Metode 3 Menjawab panggilan telepon dari nomor yang tidak dikenal

1. 
   

   
   Pertimbangkan orang yang bisa menghubungi Anda. Jika Anda sedang menunggu panggilan dari seseorang (kenalan baru, organisasi, atau calon atasan), jawab telepon dengan mempertimbangkan hal itu. Ukur diri Anda untuk mengetahui apakah situasi ini memerlukan salam sedikit lebih formal atau sedikit kurang formal, namun tetap formal, karena Anda tidak pernah tahu.
   • Jawab dengan sopan dan dengan cara yang kurang formal, dalam hal ini. Sederhana "allo? Akan lebih tepat. Anda tidak perlu segera melaporkan. Jika orang yang memanggil Anda mengetahui atau melihat nama Anda di kartu, ia akan bertanya, "Bisakah saya berbicara dengan Carl? "
   • Jika panggilan muncul sebagai sebagai diketahui atau bertopeng, jangan merasa wajib menjawab. Jawab, jika Anda mau, atau hanya menunggu untuk melihat apakah penelepon akan meninggalkan suara. Anda selalu dapat memanggilnya kembali, kalau-kalau itu adalah panggilan penting.

2. 
   

   
   Waspadalah terhadap pranks. Jika Anda menjawab panggilan itu dan ternyata itu adalah panggilan yang konyol atau agresif, itu mungkin lelucon. Beberapa lelucon itu vulgar dan jelas, sementara yang lain akan mencoba untuk menipu Anda agar berpikir bahwa ini adalah panggilan penting yang sah. Perlakukan pelawak seperti yang Anda lakukan dengan pengganggu: jika Anda tetap online dan memainkan permainan mereka, itu akan mendorong mereka. Namun, tetap berguna untuk tetap online dan bermain game, kalau-kalau itu memberi Anda gambaran tentang siapa yang menelepon. Beberapa perusahaan telekomunikasi AS menawarkan layanan penyaringan panggilan: Jika Anda menekan * 69 setelah Anda menutup telepon, layanan panggilan otomatis akan memberi Anda semua informasi publik tentang nomor terakhir yang memanggil Anda.

3. 
   

   
   Waspadalah terhadap telemarketer. Jika Anda menjawab panggilan telepon dari nomor yang tidak dikenal dan orang di ujung sana mulai menanyakan pertanyaan tentang Anda, mereka mungkin mencari cara untuk mengeluarkan Anda dari telepon. uang
   • Telemarketer memanggil lusinan orang setiap hari dan kebanyakan dari mereka tidak tertarik dengan apa yang mereka jual. Jangan malu untuk mengatakan, "terima kasih sudah menelepon, tapi saya tidak tertarik. Semoga hari Anda menyenangkan! Kemudian Anda dapat menutup telepon sehingga Anda tidak membuang waktu atau waktu mereka.
   • Jika Anda tidak ingin menerima panggilan lagi dari perusahaan khusus ini, minta telemarketer untuk memasukkan nomor Anda di "daftar hitam" -nya. Sebagian besar perusahaan akan cenderung untuk memenuhi permintaan Anda dan berhenti mengganggu Anda.
   • Jika Anda tertarik dengan apa yang ditawarkan oleh telemarketer, Anda dapat tetap online dan mendengarkannya. Ingat, semakin lama Anda online, semakin Anda ingin menjual produk!
   • Jika mereka menanyakan informasi tentang Anda atau orang lain dalam keluarga Anda, tanyakan kepada mereka tentang nama mereka dan nama bisnis mereka sebelum memberi tahu mereka apa pun. Hal terakhir yang perlu Anda lakukan adalah memberikan terlalu banyak informasi kepada para telemarketer! Jika mereka curiga atau tidak ingin mengatakan siapa mereka, ingatlah bahwa Anda tidak harus terus berbicara dengan mereka.