Cara menulis proyek untuk diserahkan ke pemerintahannya

Isi

• tahap
• Bagian 1 Menulis proyek Anda
• Bagian 2 Bagikan proyek Anda

Mengetahui cara menyerahkan proyek ke administrasi Anda adalah keterampilan yang berguna untuk dimiliki jika Anda ingin menghadirkan peluang baru untuk mencatat pendapatan tambahan, mengusulkan perbaikan prosedural, atau mengekspos teknik yang efektif agar lebih ekonomis. Anda juga dapat memutuskan untuk menulis proposal ketika Anda merasa bahwa sesuatu perlu diubah. Jika Anda bermaksud menjelaskan dokumen semacam itu untuk mengirimkannya ke administrasi perusahaan Anda, Anda harus meluangkan waktu untuk mengumpulkan informasi yang relevan. Anda juga dapat mengirimkan ide-ide Anda kepada kolega Anda untuk memiliki pendapat mereka dan tahu apakah mereka mematuhi proyek Anda, setelah itu Anda harus memastikan untuk mendekati arah Anda dengan bijaksana.

tahap

Bagian 1 Menulis proyek Anda

1. 
   

   
   Tentukan dengan tepat masalah yang dimaksud atau ide Anda. Jika Anda ingin menggambarkan pengurangan biaya atau merampingkan operasi, Anda harus terlebih dahulu menentukan masalah utama. Paling sering, idenya bisa jelas bagi Anda, tetapi jika Anda ingin mengomunikasikannya atau memberikan solusi, akan bijaksana untuk menjadi sangat perhatian.

2. 
   

   
   Lakukan riset Anda. Sebelum menulis proyek, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa Anda menganalisis semua elemen yang berhubungan dengannya. Cari diskusi dengan pihak-pihak yang terlibat, apakah kolega, manajer, atau pelanggan Anda. Anda juga akan mendapatkan membaca program serupa yang dijalankan oleh perusahaan lain untuk melihat apa yang mereka lakukan berbeda.
   • Jika, misalnya, Anda merasa bahwa manajemen perlu mengganti katering mereka, pertama-tama diskusikan dengan staf dapur. Apa yang mereka pikirkan? Apakah mereka harus bekerja di tempat lain dengan katering lain? Apa pendapat rekan kerja Anda tentang ini? Ini semua adalah aspek yang perlu Anda tangani. Mungkin ketidakpuasan Anda hanyalah masalah selera pribadi, bukan masalah kualitas.

3. 
   

   
   
   
   Tulis deskripsi masalahnya. Untuk mulai menulis proyek Anda, pertama-tama jelaskan situasi saat ini. Kemudian sorot fakta yang relevan (tempat, tanggal, orang yang terlibat). Pada level ini, jangan menilai, fokus pada menjelaskan hal-hal sebagaimana adanya.
   • Sebagai ilustrasi, Anda dapat menulis "Perusahaan X telah mendapat manfaat dari layanan katering Y selama tujuh tahun terakhir. Selama periode ini, jumlah hidangan utama yang tersedia turun dari lima menjadi dua. Jumlah hidangan terutama untuk vegetarian juga telah turun dan bahkan ada hari-hari ketika tidak ada yang diusulkan.

4. 
   

   
   Jelaskan apa yang Anda usulkan sebagai solusi. Setelah mengidentifikasi masalah, Anda dapat mulai menulis dengan tepat apa yang ingin Anda lakukan. Fokus pada aspek yang paling penting. Buktikan bahwa pengamatan Anda didasarkan pada penelitian Anda.
   • Misalnya, Anda dapat menulis "Saya menyarankan agar katering untuk Perusahaan X diganti oleh yang lain. Perusahaan X memiliki beberapa opsi dalam hal ini. Katering W dan Z keduanya menawarkan variasi menu yang lebih luas dan menawarkan biaya yang sebanding dengan penyedia kami saat ini. Selain itu, karena katering Z menawarkan hidangan pembuka vegetarian, vegan, dan bebas gluten setiap hari, makanan ini dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja kami dengan lebih baik. Mengenai katering W, ia menawarkan lebih sedikit hidangan untuk vegan, tetapi juga bisa menjadi pilihan yang baik. Sebuah survei yang dilakukan pada tahun 2011 menunjukkan bahwa 40% karyawan kami adalah vegetarian, 10% adalah vegan dan 2% memilih makanan bebas gluten.

5. 
   

   
   
   
   Kembangkan rencana. Jelaskan setiap langkah dan fokus pada jadwal atau biaya untuk mengimplementasikannya. Secara eksplisit tentang apa yang Anda ketahui dan apa yang masih harus ditemukan. Ingatlah untuk menulis langkah bernomor dan kemudian berikan lebih banyak detail. Jangan melebih-lebihkan pentingnya inovasi yang ingin Anda bawa, tetapi sampaikan hasil yang ingin Anda capai.
   • Untuk mengganti katering, kita harus: 1: mengakhiri kontrak kita dengan katering Y, 2: coba hidangan penyedia layanan W dan Z, 3: pilih salah satunya, 4: menandatangani kontrak dengan katering yang dipilih. Biaya harus sebanding dengan yang saat ini ditawarkan oleh Caterer Y. Selama kami mengakhiri kontrak kami dengan Pemasok Y, seharusnya tidak ada penalti finansial. Selain itu, jika karyawan kita lebih menghargai makanan baru, ada peluang bagus mereka akan lebih bahagia di tempat kerja mereka.

6. 
   

   
   Angkat kemungkinan keberatan. Tunjukkan bahwa Anda sepenuhnya menyadari segala kekurangan yang mungkin ditemui dalam rencana Anda. Akankah ada resistensi di antara karyawan? Misalnya, beberapa orang mungkin menyukai layanan katering Anda saat ini. Apakah Anda dapat meyakinkan lembaga pemerintah bahwa ide baru Anda aman? Diskusikan langkah-langkah yang Anda rencanakan untuk meyakinkan orang lain tentang kelayakan dan relevansi proyek Anda.

7. 
   

   
   Tentukan bahan dan personel yang dibutuhkan. Jika proyek baru yang Anda usulkan memerlukan pembelian bahan atau perekrutan karyawan baru, tunjukkan hal ini setelah menguraikan langkah-langkahnya. Ingat juga untuk menyebutkan waktu yang dibutuhkan, karena ini juga merupakan sumber daya. Buat daftar periksa untuk keluar dari sana. Misalnya, Anda dapat menulis yang berikut ini.
   • Diperlukan: subkomite untuk mengevaluasi katering (4 orang dari berbagai bagian perusahaan), 2 jam untuk mencicipi dan 3 jam untuk penulisan laporan.

8. 
   

   
   Buat kesimpulan berdasarkan manfaat utama. Apa pun perubahan yang Anda rencanakan, ulangi proses ini lagi di bagian akhir. Diskusikan sekali lagi tiga elemen utama proyek Anda dan kemudian berikan kalimat penutup. Anggap saja sebagai ringkasan Anda. Sebagai ilustrasi, Anda bisa mengatakan yang berikut.
   • "Seperti yang ditunjukkan proposal ini, Caterer Y telah mengurangi jumlah makanan pembuka yang dia tawarkan selama tujuh tahun terakhir. Penyedia W dan Z menawarkan menu yang lebih beragam dengan harga yang relatif sebanding. Saya menyarankan agar kita dapat melakukan uji coba dengan katering ini untuk memilih pemasok makanan baru untuk perusahaan ini. Ini tentunya akan meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. "
   • Sebutkan manfaat uang atau kuantitatif tertentu. Jika misalnya inovasi Anda dapat mengurangi biaya, Anda harus menyoroti ini.
   • Hadir manfaat kualitatif. Suatu perusahaan terkadang mendapat manfaat dari sejumlah manfaat yang tidak dapat dikuantifikasi dengan data dan angka konkret. Jika ide Anda membantu meningkatkan kepuasan karyawan, penting bagi Anda untuk menyebutkannya. Perbaikan ini dapat sama bermanfaatnya dengan yang bersifat kuantitatif.

Bagian 2 Bagikan proyek Anda

1. 
   

   
   Mintalah seorang rekan untuk membacanya. Anda idealnya meminta seorang kolega untuk membaca proyek Anda dan memberikan pendapatnya. Dia mungkin menyetujui konten program Anda, tetapi jika ini tidak terjadi, pertimbangkan untuk mempertimbangkan keberatannya. Jika Anda merasa ini relevan dan lebih baik dari yang Anda usulkan, maka pertimbangkan ulasannya. Kalau tidak, jika Anda memahami relevansi argumennya tetapi tidak menyetujuinya, pertimbangkan untuk memasukkannya di bagian keberatan Anda.

2. 
   

   
   Periksa kembali proyek Anda. Setelah Anda menulis proyek Anda dan seorang kolega telah membacanya, Anda sekarang harus memeriksanya untuk meningkatkan kelancaran, tata bahasa, ketepatan dan jumlah kata. Anda seharusnya tidak membuat proposal terlalu lama, jika tidak Anda berisiko melihat pemimpin Anda tidak membacanya. Lakukan apa yang diperlukan untuk menjaga semuanya maksimal pada satu hingga dua halaman.

3. 
   

   
   Kirim proyek ke administrasi Anda. Setelah Anda merasa bahwa proyek Anda siap, identifikasi orang yang harus Anda kirimkan. Di beberapa organisasi, ada pemimpin yang dikenal oleh semua orang yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan. Dalam masyarakat lain dengan struktur lateral yang lebih, mungkin lebih sulit untuk mengetahui siapa pembuat keputusan yang sebenarnya. Lakukan penelitian menyeluruh pada perusahaan Anda untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas masalah tersebut.
   • Begitu Anda tahu kepada siapa Anda harus menyerahkan proyek Anda, lihat apakah Anda dapat membawa tête-à-tête dengannya. Sangat sering, orang merespons permintaan inovasi secara lebih menguntungkan ketika pertukaran itu bertatap muka. Jika tidak, kirim versi kertas proyek atau yang satu.