Cara menulis surat rekomendasi untuk penyewa

Isi

• tahap
• Bagian 1 Kumpulkan informasi
• Bagian 2 Tulis surat itu

Ketika penyewa membuat keputusan untuk pindah, mereka mungkin meminta Anda surat rekomendasi. Surat panggilan seperti itu tidak perlu terlalu eksplisit. Yang mengatakan, itu harus menyebutkan apakah penyewa tepat waktu dalam pembayaran sewa, jika dia mengurus lokal dan jika dia menghormati orang lain. Jika penyewa memiliki sikap buruk, Anda sebaiknya mempertimbangkan untuk tidak menulis surat rekomendasi, karena surat yang tidak menguntungkan dapat membuat Anda terkena tanggung jawab hukum. Sangat sering, dalam bisnis penyewaan, Anda harus menanggapi permintaan sewa dari pemilik masa depan atau perusahaan kontrol. Dalam hal ini, yang terbaik adalah mengambil formulir otorisasi yang ditandatangani oleh pemohon yang memungkinkan Anda untuk mempublikasikan informasi yang berkaitan dengan riwayat persewaannya. Untuk permintaan seperti itu, pertanyaan yang diajukan harus dijawab dengan tepat daripada memberikan informasi tambahan yang tidak perlu.

tahap

Bagian 1 Kumpulkan informasi

1. 
   

   
   Konfirmasikan durasi sewa. Seorang pemilik rumah masa depan akan ingin tahu berapa lama individu tersebut telah menjadi penyewa Anda. Telusuri dokumen Anda untuk menemukan tanggal. Anda harus memiliki salinan perjanjian sewa yang ditandatangani orang tersebut.
   • Jika Anda tidak memiliki dokumen, konsultasikan dengan laporan bank Anda. Periksa bulan di mana Anda membuat setoran sewa di akun Anda.

2. 
   

   
   Sebutkan jika penyewa membayar sewa tepat waktu. Pemilik masa depan juga ingin mengetahui stabilitas penyewa. Karena itu, periksa pernyataan Anda untuk melihat apakah dia membayar tepat waktu dan penuh.
   • Kalau tidak, sebutkan keterlambatan yang dia alami dalam membayar sewa. Apakah Anda harus mendesak atau memanggilnya secara tertulis untuk membayar sewa terlambat?

3. 
   

   
   
   
   Periksa apakah keluhan telah diajukan. Surat rekomendasi Anda juga harus menyebutkan jika Anda telah menerima keluhan tentang penyewa yang dimaksud, terutama dari penyewa lainnya. Jika ada keluhan, berikan alasannya.
   • Juga pikirkan tentang kesopanan yang ditunjukkan oleh penyewa Anda ketika Anda berbicara dengannya. Apakah dia mengerti atau marah? Apakah dia mengatasi masalah?
   • Perhatikan keluhan tentang hewan peliharaan. Banyak pemilik rumah enggan menyewakan kepada orang-orang dengan hewan peliharaan. Apakah ada keluhan tentang anjing penyewa atau hewan peliharaan lainnya?

4. 
   

   
   Periksa tempat. Anda juga harus menyebutkan dalam surat Anda jika penyewa meninggalkan tempat dalam kondisi baik. Apakah sudah bersih? Apakah Anda harus melakukan perbaikan? Apakah penyewa akan menyebabkan infeksi parasit? Beri tahu penyewa bahwa Anda ingin memeriksa tempat sebelum menulis surat rekomendasi.
   • Selama penyewa masih tinggal di rumah, Anda harus selalu memberi tahu dia sebelum memasuki apartemen. Periksa persyaratan hukum negara Anda untuk pemberitahuan terlebih dahulu.

5. 
   

   
   
   
   Menolak untuk menulis surat rekomendasi yang tidak menguntungkan. Menulis surat seperti itu dapat menyebabkan masalah. Misalnya, penyewa mungkin marah karena surat itu tidak menguntungkannya. Selain itu, ia dapat memperdebatkan keakuratan informasi yang Anda berikan dan berpendapat bahwa sifat surat Anda yang tidak disukai membuatnya tidak dapat menemukan apartemen.
   • Anda dapat menolak untuk menulis surat rekomendasi, yang seringkali merupakan solusi terbaik dalam situasi seperti itu.
   • Demikian pula, Anda tidak boleh memberikan surat rekomendasi yang menguntungkan kepada penyewa yang buruk. Jika Anda berbohong kepada pemilik potensial, Anda mungkin harus menjawabnya di pengadilan.

Bagian 2 Tulis surat itu

1. 
   

   
   Buatlah format surat itu. Tulis surat Anda dalam format surat bisnis standar. Jika memiliki tajuk, Anda dapat menggunakannya saat mencetak surat. Jika tidak, masukkan alamat Anda di bagian atas surat.
   • Gunakan font yang mudah dibaca untuk kebanyakan orang. Huruf Arial atau Times New Roman ukuran 12 hingga 14 dapat diterima.

2. 
   

   
   Masukkan ucapan Anda mungkin tidak tahu kepada siapa penyewa akan menunjukkan surat itu. Sebagai hasilnya, Anda harus menulis formula Kepada siapa sebagai salam. Letakkan dua poin setelah salam.

3. 
   

   
   Nyatakan fakta. Surat Anda tidak harus panjang. Jika Anda memiliki kesempatan, tulis satu paragraf di mana Anda membuat potret penyewa berdasarkan informasi yang telah Anda kumpulkan. Jika Anda memiliki perselisihan dengan penyewa, Anda mungkin perlu paragraf kedua.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: Dengan ini, saya merekomendasikan Jean Dupont yang merupakan penyewa saya sejak April 2012 di Marseille. Dia adalah penyewa yang baik yang selalu membayar sewa tepat waktu dan penuh. Saya tidak pernah mendaftarkan keluhan tentang dia. Dia menjaga apartemennya bersih dan memberi sinyal perbaikan yang diperlukan pada waktu yang tepat. Saya pasti akan menyewanya apartemen saya lagi dan saya berencana untuk membayar depositnya secara penuh .
   • Jika ada informasi yang merugikan untuk dibagikan, tinjau paragraf di atas. Misalnya, Anda bisa mengatakan: John umumnya adalah penyewa yang baik. Namun, saya menerima keluhan pada Juni 2012 tentang gonggongan anjingnya. Tetapi setelah berdiskusi dengannya, saya tidak memiliki masalah lain dengannya.

4. 
   

   
   Minta orang tersebut untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan. Anda harus memberi tahu pemilik potensial bagaimana dia dapat menghubungi Anda. Tinggalkan nomor telepon dan alamat email Anda jika ada.
   • Anda dapat menulis: Untuk informasi lebih lanjut tentang penyewa ini, silakan hubungi saya di 5555-4444 atau melalui email di [email protected].

5. 
   

   
   Akhiri surat Anda. Taruh: Terima, Tuan atau Nyonya, ekspresi perasaan saya yang istimewa, lalu tinggalkan sekitar empat baris kosong. Tulis nama Anda sekarang. Jangan lupa untuk masuk ke bagian yang kosong menggunakan pena biru atau hitam.

6. 
   

   
   Hindari terlalu memanjakan penyewa. Jika Anda meminta maaf kepada penyewa, calon pemilik rumah mungkin curiga bahwa Anda mencoba untuk menyingkirkan penyewa masalah dan bahwa jasa yang Anda banggakan terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Sebaliknya, tetap berpegang pada fakta dan pilih bahasa netral.
   • Meskipun demikian, jujurlah. Jika Anda berbohong, pemilik yang akan datang dapat menuntut Anda karena kesalahan penyajian.

7. 
   

   
   Tinjau surat Anda. Sisihkan surat itu sejenak, lalu kembali dengan ide-ide yang lebih jelas. Anda harus memperbaiki kesalahan seperti kesalahan tata bahasa, kesalahan ketik atau kelalaian.
   • Baca surat itu dengan keras. Ini adalah teknik yang baik untuk menemukan kesalahan.

8. 
   

   
   Kirim suratnya. Penyewa dapat meminta Anda untuk mengirim surat langsung ke pemilik masa depan. Namun, dia sangat mungkin memintanya. Bagaimanapun, buat salinan surat yang akan Anda simpan sebelum mengirimkannya.
   • Anda dapat mengharapkan penyewa membaca surat itu dengan satu atau lain cara. Misalnya, jika penyewa Anda ditolak sewa, ia pasti ingin tahu alasannya.Mungkin pemilik mengatakan kepadanya bahwa surat rekomendasi yang Anda tulis tentangnya tidak konklusif.
   • Untuk alasan ini, Anda dapat menunjukkan surat kepadanya jika ada informasi yang merugikan. Anda dapat mendiskusikan dengan penyewa Anda kemungkinan mengabaikan surat rekomendasi.