Bagaimana menjawab panggilan telepon atasan saya

Isi

• tahap
• Bagian 1 Mempraktikkan etika profesional di telepon
• Bagian 2 Mendiskusikan dengan penyelia Anda
• Bagian 3 Menjawab panggilan telepon di luar jam kerja

Menerima panggilan telepon dari atasan Anda terkadang menjadi sumber kecemasan, terutama jika itu sering membuat Anda gugup dan membuat Anda kehilangan kepercayaan diri. Cara terbaik untuk menjawab panggilan telepon dari atasan Anda adalah dengan mempraktikkan etiket profesional di telepon setiap saat dan selalu siap untuk menerima tugas dan menjawab pertanyaan yang terkait dengan pekerjaan mereka.

tahap

Bagian 1 Mempraktikkan etika profesional di telepon

1. 
   

   
   Angkat teleponnya. Biarkan telepon berdering dua hingga tiga kali sebelum mengangkatnya. Ini akan memberinya kesan bahwa Anda sibuk dan berkinerja baik. Angkat telepon terlalu awal, beri kesan bahwa Anda tidak terlalu sibuk atau tidak melakukan apa-apa, menunggu terlalu lama sebelum melakukan hal itu menunjukkan bahwa penelepon tidak menjadi prioritas bagi Anda.
   • Ingatlah untuk menerapkan aturan ini setiap kali Anda berada di lingkungan profesional, siapa pun yang memanggil Anda. Jangan melakukannya atau tidak menerapkan aturan kenyamanan hanya ketika bos Anda mencoba menghubungi Anda melalui telepon, tetapi dengan semua orang, termasuk kolega, pelanggan, dan pemasok Anda, yang akan lebih reseptif jika Anda berperilaku dengan tepat. Selain itu, Anda tidak akan pernah tahu pasti kapan majikan Anda akan menelepon Anda dari saluran lain.

2. 
   

   
   
   
   Sapa dia secara profesional. Saat menjawab telepon, usahakan untuk menjadi profesional dan senyaman mungkin. Misalnya, jika rekan kerja Anda atau atasan Anda menelepon Anda, katakan, "Ini Jean Poisson. Apa yang bisa saya bantu? "
   • Jika Anda bekerja di organisasi besar dengan banyak departemen, tentukan nama departemen atau departemen Anda dalam sambutan Anda. Katakan, "Ini Jean Poisson dari departemen komersial. Apa yang bisa saya bantu? "
   • Saat menjawab panggilan telepon dari saluran luar, masukkan nama bisnis Anda, bahkan jika Anda berpikir bos Anda menelepon Anda. Misalnya, katakan, "halo! Di sini Layanan ABC, Jean Poisson ke perangkat. Apa yang bisa saya bantu? "

3. 
   

   
   Menelan makanan atau meludahkan permen karet Anda. Lakukan yang terbaik sebelum mengangkat telepon, tetapi jika Anda tidak dapat melakukannya tepat waktu, selesaikan tindakan dengan cara yang paling bijaksana dan senyap mungkin. Berbicara dengan permen karet atau makanan di mulut tidak pantas dan memberikan citra diri yang buruk. Lebih baik lawan bicara akan menyadarinya.

4. 
   

   
   
   
   Bicaralah dengan jelas dan langsung ke mikrofon. Ini akan membantu Anda menghindari masalah komunikasi antara Anda dan penyelia Anda, yang dapat menyebabkan masalah di kemudian hari. Selain itu, bos Anda akan frustrasi jika dia kesulitan berkomunikasi dengan Anda karena masalah suara atau kualitas audio yang buruk.
   • Ingat juga untuk tersenyum ketika menjawab dan berbicara di telepon. Mayoritas penelepon, termasuk bos Anda, akan tahu bahwa Anda tersenyum dengan suara dan nada Anda. Ini akan memiliki efek positif pada bos Anda, terutama jika Anda bekerja di industri yang terkait dengan penjualan dan layanan pelanggan.

5. 
   

   
   Berikan semua perhatian Anda. Berhati-hatilah saat berbicara di telepon dengan bos Anda. Hentikan semua yang Anda lakukan bahkan jika itu adalah tugas yang dia berikan sebelumnya. Bersiaplah untuk mendengarkan apa yang dia katakan kepada Anda.
   • Secara umum, hindari terganggu oleh faktor-faktor eksternal saat berkomunikasi dengan bos Anda. Misalnya, jika salah satu kolega Anda datang ke kantor Anda saat Anda berbicara di telepon, katakan padanya dengan sikap sopan bahwa Anda tidak dapat berbicara dengannya sekarang.

Bagian 2 Mendiskusikan dengan penyelia Anda

1. 
   

   
   Buat catatan. Bawalah buku catatan Anda dan bersiaplah untuk mencatat ketika Anda mengobrol dengannya. Dengan melakukan ini, Anda dapat siap kapan saja untuk mencatat informasi penting apa pun yang ia ingin sampaikan kepada Anda selama percakapan seperti: waktu, tanggal, alamat, atau instruksi untuk tugas tertentu. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menuliskan semua pertanyaan penting yang ingin Anda tanyakan kepadanya.
   • Ingatlah selalu untuk selalu ada di meja Anda, di laci atas atau di tempat yang mudah diakses, buku catatan dan pena. Memiliki notebook di dekatnya akan memungkinkan Anda untuk merekam informasi penting setiap kali Anda melakukan panggilan telepon yang dijadwalkan atau tidak terencana.
   • Jika Anda tidak memiliki buku catatan, tetapi duduk di depan komputer Anda, buka halaman kosong atau dokumen Word dan buat catatan seolah-olah Anda menggunakan buku catatan. Berhati-hatilah, bagaimanapun, bahwa dia akan dapat mendengar Anda mengetik, jadi berhati-hatilah dan dengarkan dengan hati-hati sehingga dia tidak terlalu ingin bertanya-tanya apakah suara keyboard Anda benar-benar terkait dengan percakapan Anda.

2. 
   

   
   Tetap tenang. Bernapaslah dalam-dalam dan tenang selama beberapa saat dan minum air seperlunya untuk menenangkan Anda. Sangat mudah untuk mengenali orang yang gelisah di telepon, terutama jika dia bernapas keras atau memiliki suara yang gemetar dan ragu-ragu. Tetap tenang juga akan membantu Anda merasa lebih percaya diri dan mengendalikan situasi.
   • Jika Anda tahu bahwa majikan Anda akan segera menghubungi Anda, bebaskan diri Anda dari kecemasan dengan berjalan sedikit sebelum menerima panggilan Anda. Bangun dan berjalan sedikit di kantor atau layanan Anda, itu akan membantu Anda. Pastikan untuk kembali pada waktunya untuk menelepon.
   • Jika Anda merasa perlu untuk tenang dengan cepat sebelum atau selama panggilan, ambil napas dalam-dalam. Tarik napas selambat mungkin melalui hidung selama empat hingga lima detik. Jaga napas Anda selama tiga detik, lalu buang napas dengan lembut selama empat hingga lima detik lagi. Menghirup oksigen akan membantu Anda meredakan ketegangan dan memungkinkan Anda menjernihkan pikiran.

3. 
   

   
   Berlatih mendengarkan aktif setiap saat. Karena dia tidak berbicara langsung kepada Anda, penting bagi Anda untuk memahami dengan jelas semua yang dia katakan di telepon. Jangan ragu untuk memintanya mengulang dan menjelaskan hal-hal yang belum Anda dengar atau pahami.
   • Bahkan, minta klarifikasi atau konfirmasi beberapa detail dari waktu ke waktu, bahkan jika Anda memahami instruksinya. Coba rangkum instruksi Anda dengan kata-kata Anda sendiri sebelum menutup telepon. Dengan berlatih mendengarkan aktif, Anda akan menunjukkan kepadanya bahwa Anda mendengarkannya dengan tekun dan profesional.

4. 
   

   
   Jawab dia sebentar. Jangan berputar-putar, langsung ke pokok permasalahan dan menjawabnya langsung. Ini memberi kesan bahwa Anda siap dan akan memungkinkan atasan Anda fokus pada tujuan panggilannya tanpa terlalu terganggu. Dalam kebanyakan kasus, majikan Anda sangat sibuk dan hanya memanggil Anda karena dia menginginkan beberapa informasi spesifik dari Anda. Kecuali jika dia secara spesifik meminta Anda untuk memberikan semua detailnya, berikan persis apa yang dia inginkan.
   • Sekali lagi, ini tidak berarti bahwa Anda tidak perlu meminta klarifikasi jika diperlukan. Majikan Anda tentu sangat sibuk, tetapi lebih baik untuk menghabiskan 60 detik lebih banyak sekarang mengajukan pertanyaan Anda daripada harus menghabiskan berjam-jam memperbaiki kesalahan Anda dengan bos Anda. Jika Anda memiliki banyak pertanyaan untuk ditanyakan, tetapi tidak cukup waktu untuk bertanya, tanyakan kepada pemimpin Anda apakah Anda dapat lebih dekat dengan kolega tertentu atau berkonsultasi dengan dokumen tertulis untuk mendapat informasi lebih lanjut.

5. 
   

   
   Buat anggukan verbal. Lakukan ini sepanjang percakapan. Anggukan verbal adalah pernyataan seperti "ya," "setuju," "Saya mengerti," dan "Saya mengerti." Mereka semua menunjukkan bahwa Anda secara aktif mendengarkannya.
   • Tentu saja, anggukan verbal ini harus dibuat pada waktu yang tepat selama percakapan. Tunggu istirahat setelah instruksi atau penjelasan sebelum melakukannya.

6. 
   

   
   Memiliki sikap positif sepanjang panggilan. Memiliki sikap positif dan dinamis menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda percaya diri, kompeten, dan tidak takut menghadapi tantangan bekerja. Misalnya, jika dia memanggil Anda untuk membahas masalah, bicarakan dengannya tentang kemungkinan solusi yang dapat Anda terapkan.
   • Bersikaplah reseptif mungkin bahkan jika dia mengkritik pekerjaan atau sikap Anda. Terima kritik dengan meringkasnya dengan kata-kata Anda sendiri, lalu diskusikan bagaimana cara memperbaikinya. Anda dapat dengan jujur ​​mengungkapkan kekhawatiran Anda tentang jalan ke depan di masa depan, tetapi hindari alasan untuk kesalahan atau masalah di masa lalu.
   • Formulasikan kalimat Anda menggunakan kata ganti "Aku", bukan "Anda" ketika Anda ingin mengungkapkan kekhawatiran Anda atau menjelaskan masalah masa lalu. Ini akan memungkinkan pemimpin Anda untuk tidak menempatkan dirinya pada posisi bertahan, untuk menjawab Anda secara negatif atau pada amarah. Misalnya, jika dia memanggil Anda untuk berdiskusi dengan Anda tentang tugas yang tidak dapat Anda selesaikan tepat waktu, katakan, "Saya kesulitan mengumpulkan informasi yang diperlukan" alih-alih mengatakan "Anda tidak memberi saya informasi yang diperlukan tepat waktu ".

7. 
   

   
   Berterima kasih padanya. Ingatlah untuk berterima kasih kepada koki Anda yang telah meluangkan waktu untuk menghubungi Anda. Meskipun dialah yang memanggil Anda, dan bukan sebaliknya, berterima kasih kepadanya karena telah memanggil Anda adalah cara yang bagus untuk menunjukkan penghargaan Anda atas waktu yang telah ia berikan kepada Anda. Misalnya, katakan, "Saya tahu Anda memiliki hari yang sibuk, terima kasih telah meluangkan waktu untuk menelepon saya. "
   • Lakukan ini setiap kali atasan Anda memanggil Anda, dan terutama ketika ia melakukannya untuk mengungkapkan kekhawatiran, mengkritik pekerjaan Anda, atau menjelaskan suatu proyek. Tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada Anda betapa berhasratnya Anda menyelesaikan tugas-tugas yang telah Anda berikan, dan mengucapkan terima kasih kepadanya atas waktu yang telah ia berikan kepada Anda adalah cara untuk mengenali bahwa panggilannya akan membantu Anda melakukan pekerjaan dengan baik.

Bagian 3 Menjawab panggilan telepon di luar jam kerja

1. 
   

   
   Jawab panggilan itu jika memungkinkan. Jika bos Anda menelepon Anda setelah jam kerja, angkat dan diskusikan dengannya jika itu tidak mengganggu prioritas Anda yang lain. Melakukan ini bahkan lebih penting jika Anda berada di posisi ini kurang dari enam bulan.
   • Kesediaan Anda untuk berkomunikasi dengan bos Anda setelah jam kerja reguler akan menunjukkan betapa berdedikasi Anda terhadap bisnis dan pekerjaan Anda.
   • Jika Anda tidak dapat menjawabnya saat dia memanggil Anda, tanda tangani dia sesegera mungkin. Idealnya, Anda akan mendengarkan suara yang Anda tinggalkan dan menelepon kembali sesegera mungkin. Bergantung pada budaya perusahaan dan sifat panggilan, Anda harus dapat menerima dengan mengirim email atau email untuk menjelaskan mengapa Anda tidak dapat menerima panggilannya jika Anda tidak dapat meneleponnya kembali.

2. 
   

   
   Tinjau budaya perusahaan Anda. Di beberapa perusahaan, majikan mewajibkan karyawan untuk tetap berhubungan melalui telepon dan email, terlepas dari waktu atau hari. Walaupun ini mungkin tampak tidak adil, Anda masih harus menerimanya sebagai bagian dari budaya perusahaan Anda jika Anda ingin terus mengusahakannya.
   • Jika Anda tidak tahu aturan apa yang harus diikuti, lebih dekat dengan kolega Anda. Anda mungkin mengetahui bahwa Anda dapat menunggu beberapa jam sebelum merespons atau bahwa semua orang segera merespons. Temukan informasi yang tepat dan terapkan.

3. 
   

   
   Tetap positif dan bertindak sesuai dengan situasi. Selalu bersikap sopan dan positif saat mendengarkan atasan Anda, bahkan di luar jam kerja. Yang mengatakan, Anda harus melihat setiap situasi secara individual sebelum memutuskan bagaimana meresponsnya.
   • Misalnya, jika atasan Anda mengkritik Anda atau memberi Anda instruksi tentang suatu pekerjaan, buat catatan selama percakapan, tetapi jangan ragu untuk melanjutkan kegiatan ekstra-profesional Anda begitu panggilan selesai. Jika tugas yang dia berikan kepada Anda tidak mendesak, Anda dapat mengesampingkannya dan melaksanakannya selama jam kerja normal.
   • Di sisi lain, jika keadaan darurat, Anda harus menempatkan diri pada saat yang sama dan menyelesaikan masalah tanpa kehilangan sedetik, sesuai dengan keinginan bos Anda.

4. 
   

   
   Evaluasi kepuasan kerja Anda. Bos Anda tidak dapat secara wajar mengharapkan Anda tersedia 24 jam sehari, 7 hari seminggu, namun tidak ada jaminan bahwa harapannya masuk akal. Jika bos Anda menelepon Anda secara teratur setelah jam kerja dan itu membuat Anda merasa tidak nyaman atau cemas, pertimbangkan mencari pekerjaan lain.
   • Matikan ponsel Anda jika Anda tahu majikan Anda akan menelepon setelah jam kerja, tetapi kecuali jika Anda serikat, Anda mungkin dapat dipecat kapan saja. Bos Anda dapat menarik kembali jika dia tahu bahwa Anda tidak menjawab panggilannya setelah jam kerja atau mengirim Anda kembali untuk ini.