Cara membalas email yang membutuhkan konfirmasi kehadiran

Isi

• tahap
• Bagian 1 Tentukan bagaimana dan kapan harus merespons
• Bagian 2 Mempersiapkan jawaban
• Bagian 3 Mengelola Email Otomatis dan Mengatasi Masalah

Dengan semakin populernya email sebagai alternatif layanan pos tradisional, undangan acara sosial email sangat populer untuk pertemuan liburan, ulang tahun, pernikahan, dan banyak lagi. Hari ini, penyelenggara acara jauh lebih puas dengan email yang meminta konfirmasi kehadiran (atau dikenal sebagai RSVP, yang berarti "tolong balas") daripada sebelumnya. Namun, karena email yang menanyakan jawaban sangat baru, banyak orang tidak tahu bagaimana merespons dengan tepat. Mudah-mudahan, Anda bisa merespons dengan lebih baik jika Anda tahu waktu dan bagaimana melakukannya, siapkan jawaban Anda dan periksa tanda terima undangan.

tahap

Bagian 1 Tentukan bagaimana dan kapan harus merespons

1. 
   
   

   
   Lihat apakah Anda benar-benar akan pergi ke acara tersebut. Keputusan atau langkah pertama adalah menentukan apakah Anda akan benar-benar pergi ke acara tersebut. Anda harus memikirkan kemungkinan menghadiri acara tersebut segera setelah Anda menerima undangan email RSVP.
   • Ingat di mana acara akan berlangsung dan jika Anda harus bepergian. Jika, misalnya, seseorang mengundang Anda ke pernikahan di luar kota, Anda mungkin perlu membeli tiket pesawat untuk sampai ke sana, yang bisa mahal.
   • Buat program Anda untuk memastikan Anda tidak memiliki acara lain pada hari dan waktu yang sama.
   • Bicaralah dengan pasangan Anda dan anggota keluarga lainnya untuk memastikan mereka akan tersedia. Beberapa mungkin menolak dan yang lain mungkin menerima.

2. 
   
   

   
   Identifikasi jenis undangan. Keadaan yang berbeda memerlukan nuansa dan tingkat formalitas yang berbeda. Karena itu, Anda harus memikirkan jenis acara sebelum menanggapi undangan. Ini akan memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan sosial.
   • Lihat apakah ini adalah acara sosial informal seperti undangan ke acara barbekyu yang dilakukan tetangga tanpa alasan dan mengirimi Anda undangan email informal. Anda memiliki opsi untuk merespons secara tidak resmi jenis undangan ini dan mungkin memiliki lebih sedikit waktu untuk mengirim jawabannya.
   • Jika itu adalah acara sosial formal seperti undangan untuk pernikahan, pesta ulang tahun, komuni atau konfirmasi, mereka memerlukan jawaban dengan nada formal, tepat saat undangan diterima.

3. 
   
   

   
   
   
   Tanggapi pada saat yang tepat. Setelah membuat keputusan dan memikirkan undangan, Anda harus merespons tepat waktu. Akhirnya, ini adalah salah satu aspek terpenting ketika menjawab email RSVP karena Anda harus memberi orang itu konfirmasi yang diperlukan atas partisipasi Anda atau tidak dalam acara tersebut.
   • Baca undangan untuk melihat apakah a tanggal diperlukan untuk membalas email RSVP. Tanggal ini bukan saran. Pastikan Anda merespons dalam waktu yang ditunjukkan.
   • Balas secepatnya. Meskipun orang yang mengundang Anda dapat memberikan satu atau dua bulan untuk menjawab, itu tidak berarti bahwa Anda harus mengambil seluruh periode ini. Sebaliknya, Anda harus merespons segera setelah Anda membuat keputusan konkret tentang apakah Anda pergi ke sana atau tidak.

Bagian 2 Mempersiapkan jawaban

1. 
   
   

   
   Isi kolom subjek. Setelah memutuskan kapan dan bagaimana Anda akan merespons, Anda harus menyiapkan draf kasar jawaban yang akan Anda berikan. Untuk melakukan ini, mulailah menulis di bidang objek. Ini harus mencakup penerimaan atau penolakan undangan dan mencerminkan nada acara.
   • Untuk acara formal, Anda harus menggunakan nada formal. Misalnya, tulis Anne dan Roger tidak akan dapat menghadiri jamuan makan malam pada 11 Mei.
   • Untuk keadaan informal seperti barbekyu di tetangga, Anda dapat menulis Tidak dapat menghadiri barbekyu pada tanggal 11.

2. 
   
   

   
   
   
   Tulis suratnya. Penting untuk merespons dengan tepat karena mencerminkan nada respons Anda. Selain itu, jika Anda menggunakan salam yang sesuai, Anda akan memberi orang yang mengundang Anda gagasan tentang bagaimana Anda melihatnya.
   • Pilih salam yang mungkin termasuk Teman baik saya, À atau sayang.
   • Peristiwa informal memerlukan respons sederhana terhadap orang yang mengirimi Anda email. Misalnya, Anda bisa menulis Martine dan Jean yang baik.

3. 
   
   

   
   Tulis konten dari. Badan e Anda mungkin merupakan bagian terpenting dari email RSVP. Ini mencerminkan nada undangan dan meresponsnya secara langsung. Beberapa contoh menerima atau menolak undangan melibatkan ini.
   • Peristiwa informal menjamin respons informal semacam itu Thomas, kami sangat menghargai undangan barbekyu, tetapi kami akan keluar kota hari itu.
   • Acara formal layak untuk nada yang sama. Misalnya, Anda bisa menulis Keluarga Dupont menerima undangan Anda ke pernikahan José dan Belinda pada 5 November 2019. Contoh lain adalah sebagai berikut Jean dan Sara Appleby dengan senang hati menerima undangan Anda ke pesta ulang tahun ke-15 Marta Rodriguez.
   • Penolakan undangan secara formal mungkin sebagai berikut Keluarga Parker tidak akan dapat menghadiri pernikahan José dan Belinda pada 5 November 2019.

4. 
   
   

   
   Tanda tangani dan tulis nama Anda. Setelah menulis, Anda harus menandatangani email RSVP. Ini lebih dari sekadar formalitas, karena tanda tangan menunjukkan jenis hubungan yang Anda miliki dengan orang yang mengundang Anda. Itu juga pertanda tentang perasaan Anda tentang orang itu.
   • Pilihlah salam resmi. Misalnya, Anda bisa menulis dgn ramah tamah, Harapan terbaik saya, Mohon terima, Tuan atau Nyonya, salam saya, atau Mohon terima, Tuan atau Nyonya, ekspresi dari perasaan saya yang terhormat.
   • Pilih formula informal seperti Dengan tulus, Salam saya, Pakailah dengan baik atau sungguh-sungguh.
   • Pilih tujuan yang sesuai jika Anda menerima atau menolak undangan. Misalnya, tulis Dengan banyak penyesalan atau terima kasih.
   • Tanda tangani dengan nama Anda setelah formula akhir. Untuk acara yang lebih informal, jangan ragu untuk menandatangani dengan nama depan Anda dan nama orang lain yang juga diundang. Untuk acara yang lebih formal, tanda tangani dengan nama depan semua tamu dan nama belakang setelah orang terakhir. Dalam beberapa kasus, seperti di mana Anda memiliki hubungan yang akrab dengan orang yang mengundang Anda, Anda memiliki kesempatan untuk menulis Keluarga Sanchez.

Bagian 3 Mengelola Email Otomatis dan Mengatasi Masalah

1. 
   
   

   
   Klik pada menolak atau menerima. Lakukan ini jika email memiliki tombol otomatis. Sebagian besar penyelenggara acara resmi semakin bergantung pada layanan RSVP otomatis untuk mengirim email. Jika seseorang menggunakan layanan serupa untuk mengirimi Anda email RSVP, mereka kemungkinan dihasilkan oleh pihak ketiga. Selain itu, email tersebut kemungkinan akan menyertakan opsi dengan tombol yang memungkinkan Anda mengklik menerima atau sampah undangan.
   • Anda tidak diharuskan untuk membalas orang tersebut melalui email jika Anda menerima salah satunya.
   • Setelah Anda menerima atau menolak undangan, respons akan dikirim ke pihak ketiga yang mengelola surat dan akan meneruskannya ke orang yang menyelenggarakan acara tersebut.
   • Layanan e-mail RSVP otomatis sering digunakan untuk keadaan semi-formal seperti pesta ulang tahun, pertemuan nasional, dan acara serupa lainnya.

2. 
   
   

   
   Klik opsi pengakuan. Jika Anda khawatir tentang menerima respons Anda, Anda dapat mempertimbangkan mengklik tombol Pengakuan tanda terima di halaman email. Dengan mengkliknya, layanan email Anda akan menghasilkan konfirmasi pengiriman ketika orang yang Anda jawab akan menerima atau membuka email Anda. Dengan cara ini, Anda akan tahu bahwa dia telah menerima Anda.
   • Konfirmasi pengiriman dapat ditemukan di berbagai lokasi tergantung pada layanan yang Anda gunakan.
   • Opsi ini mungkin tidak tersedia di beberapa layanan.

3. 
   
   

   
   Kirim email tindak lanjut jika Anda mengubah program. Pada kesempatan yang jarang, Anda mungkin perlu mengubah balasan Anda. Jika Anda telah menerima undangan dan menyadari bahwa Anda tidak akan dapat menghadiri atau jika Anda telah menolak dan tiba-tiba, Anda memiliki kesempatan untuk pergi, Anda harus menghubungi orang yang mengundang Anda untuk menghadiri. informasikan hal ini.
   • Jika Anda secara tidak sengaja mengeklik tombol Terima Otomatis di email RSVP, Anda harus mengirimnya langsung ke orang tersebut untuk memperbaiki kesalahan Anda.
   • Jika Anda harus menolak undangan yang semula Anda terima, beri tahu penerima. Misalnya, Anda dapat mengirim email kepadanya dengan meletakkan sebagai objek Ubah jawaban dan dengan menulis sesuatu seperti Karena peristiwa yang tidak terduga, Sara dan saya tidak akan lagi dapat menghadiri perayaan ulang tahun ke 20 Anda pada tanggal 14. Kami mohon maaf atas perubahan dan berharap dapat segera bertemu dengan Anda.
   • Jika Anda harus menerima undangan yang sudah Anda tolak, beri tahu orang tersebut. Misalnya, kirim email dan masukkan sebagai objek Ubah jawaban saya dan menulis Saya ingin menghadiri acara tersebut jika Anda masih memiliki ketersediaan untuk menerima lebih banyak tamu.
   • Perubahan undangan RSVP harus dilakukan sesegera mungkin. Undangan ke acara informal dapat diubah setelah beberapa hari. Namun demikian, untuk acara formal (seperti pernikahan), harus dilakukan setidaknya satu bulan sebelumnya.