Bagaimana menjawab telepon saat sedang bekerja

Isi

• tahap
• Bagian 1 Angkat telepon
• Bagian 2 Bicara di telepon

Memproyeksikan citra profesional di tempat kerja penting untuk kesuksesan profesional apa pun. Terlepas dari posisi mereka di perusahaan, menjawab telepon adalah tugas bagi hampir semua karyawan. Menjawab dengan baik akan memungkinkan Anda untuk memberikan nada positif pada panggilan telepon, membantu koresponden untuk merasa nyaman dan memungkinkan Anda menjawab dengan mudah berbagai pertanyaannya.

tahap

Bagian 1 Angkat telepon

1. 
   

   
   Jawab dengan cepat. Tidak sopan untuk membuat orang sibuk ketika Anda berada dalam bisnis atau dalam lingkungan profesional. Angkat handset dan jawab panggilan sebelum dering ketiga.

2. 
   

   
   Letakkan handset di telinga Anda. Penting untuk menjawab telepon dengan cepat, tetapi Anda harus tetap bersabar untuk benar-benar menempatkan mikrofon di dekat mulut Anda. Jangan mulai berbicara sampai Anda benar-benar yakin bahwa handset ponsel tersangkut di telinga dan telinga Anda, sehingga pihak lain tidak kehilangan informasi apa pun.

3. 
   

   
   Bernapaslah dalam-dalam sebelum menjawab. Mulailah dengan bernapas dalam-dalam sebelum memperkenalkan diri Anda, begitu telepon sudah dekat mulut Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk tetap tenang dan menguasai diri Anda sendiri, yang akan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan pikiran dan berbicara dengan tenang.

4. 
   

   
   
   
   Perkenalkan diri Anda dan bisnis Anda. Anda perlu memastikan bahwa koresponden Anda telah menyebut tempat yang tepat dan orang yang tepat, jadi penting bagi Anda untuk memberi tahu mereka siapa Anda dan apa bisnis Anda. Pastikan untuk menentukan nama perusahaan terlebih dahulu. Anda mungkin berpikir tentang membuat rumah sendiri sehingga Anda tidak perlu memikirkan apa yang harus dikatakan ketika telepon berdering dan mengubahnya sedikit tergantung pada keadaan.
   • Jika Anda bekerja sebagai resepsionis atau operator switchboard, penting bagi Anda untuk menguasai operasi bisnis dengan sangat baik, karena Andalah yang harus membantu penelepon untuk mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan. Anda bisa mengatakan, "halo, ini dia Perusahaan , Joseph ke perangkat. Apa yang bisa saya bantu? Dengan demikian, koresponden akan tahu dengan siapa ia berbicara dan apa identitas perusahaan Anda yang akan memberinya kesempatan untuk melanjutkan pembicaraan. Jika Anda bekerja sebagai sekretaris pribadi, tentukan orang yang bekerja untuk Anda (misalnya, "kantor Mr. Smith, Joseph di perangkat"), karena mungkin inilah yang sebenarnya dicari oleh koresponden Anda. bergabunglah.
   • Jika Anda adalah bagian dari layanan, beri tahu orang itu apa yang Anda lakukan sehingga mereka tahu jenis pertanyaan apa yang akan diajukan. Identifikasi diri Anda dengan mengatakan "halo, ini akuntansi Jessica". Biarkan pemohon tahu apakah dia telah menghubungi kantor atau orang yang dia inginkan dan apakah dia harus berbicara dengan orang lain.

5. 
   

   
   
   
   Simpan notebook dan pena di dekat telepon. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat catatan dengan cepat jika orang tersebut ingin meninggalkan Anda atau memberi Anda informasi lainnya. Hindari meminta koresponden Anda menunggu waktu untuk mencari sesuatu untuk ditulis.

Bagian 2 Bicara di telepon

1. 
   

   
   Tersenyumlah sambil berbicara. Bahkan jika Anda sedang tidak dalam mood yang baik, hanya tersenyum dan berpura-pura jadi dapat membuat koresponden Anda berpikir bahwa Anda baik. Ini juga bisa membantu Anda memperbaiki suasana hati.

2. 
   

   
   Berbicaralah dengan jelas dan profesional. Karena Anda berada dalam lingkungan profesional, penting bahwa Anda dan koresponden Anda dapat saling memahami dengan jelas dan akurat. Berbicaralah dengan tenang dan ucapkan kata-kata Anda sehingga Anda yakin itu telah berjalan dengan baik dan memahaminya.
   • Hindari menggunakan ungkapan bahasa gaul seperti "yeah," "sure," atau "nah." Bicaralah dengannya dengan menggunakan kata-kata dan frasa yang jelas seperti "ya" dan "tidak". Informasi apa pun yang Anda bertukar dengan koresponden Anda selama dialog, hindari kebingungan di antara Anda. Jangan lupa untuk mengucapkan ungkapan sopan seperti "terima kasih" dan "tidak ada", jika ada.
   • Jika Anda ingin berkomunikasi dengan informasi spesifik orang tersebut seperti huruf atau nomor telepon (seperti nama atau nomor telepon), mungkin akan membantu jika Anda memiliki perintah alfabet fonetik yang baik. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari membingungkan huruf-huruf yang diucapkan hampir dengan cara yang sama seperti "M" dan "N", menerapkan tips yang bermanfaat seperti "M like eating".

3. 
   

   
   Berbicaralah secara profesional kepada koresponden. Gunakan nama orang tersebut ("Tuan Smith") dan bukan nama depannya, terutama jika Anda tidak mengenal koresponden secara pribadi. Jangan lupa namanya dan alamat dia dengan menggunakannya saat percakapan.
   • Anda mungkin ingin menuliskan nama orang itu segera setelah dia memberi tahu Anda sehingga Anda dapat mengingatnya. Ini bisa sangat berguna.

4. 
   

   
   Transfer panggilan jika perlu. Jika seseorang memanggil Anda untuk bekerja, sangat mungkin bahwa mereka mencoba menyelesaikan masalah tertentu atau memiliki pertanyaan untuk diajukan kepada orang tertentu. Jika Anda tidak benar-benar tahu bagaimana menjawab pertanyaan atau masalah, jangan coba menjawabnya. Sebaliknya, sarankan agar Anda mentransfer panggilan Anda ke seseorang yang akan lebih mampu menjawab dan membantu Anda. Ini juga akan menunjukkan kepadanya bahwa Anda peduli dengan masalahnya dan bersedia membantunya menyelesaikannya.
   • Sebagian besar ponsel desktop saat ini memiliki fitur transfer panggilan. Cari tahu apakah fitur ini tersedia di kantor Anda dan cara kerjanya. Jika ini bukan masalahnya, ambil nomor orang yang akan dihubungi oleh koresponden Anda dan berikan informasi kepadanya.
   • Ingatlah untuk sesopan mungkin dengan melakukan itu dan menawarkan untuk mentransfer panggilan. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Saya khawatir saya tidak dapat menjawab pertanyaan Anda. Apakah Anda ingin saya mentransfer panggilan Anda ke Jacques, yang dapat membantu Anda lebih baik? "
   • Jika tidak ada orang lain yang tersedia, sarankan Anda mengambilnya. Jangan lupa untuk meneruskan ini nanti.

5. 
   

   
   Akhiri panggilan secara profesional. Anda dapat memberi tahu dia dengan jelas dan sopan bahwa pembicaraan telah selesai dan bahwa dia dapat menutup telepon hanya dengan mengatakan "terima kasih" atau "selamat tinggal". Seharusnya tidak ada kebingungan tentang apakah percakapan harus dilanjutkan atau tidak.
   • Biarkan koresponden Anda menutup telepon. Dia memiliki panggilan, jadi Anda harus membiarkannya mendapatkan apa yang diinginkannya ketika ia memanggilnya dan menutup pembicaraan. Jika Anda menutup telepon meskipun dia tidak siap untuk mengakhiri percakapan, itu mungkin tampak kasar atau Anda dapat membiarkan informasi penting keluar dari Anda.