Cara menggunakan Office Absence Manager di Microsoft Outlook

Isi

• tahap
• Metode 1 Outlook 2010/2013
• Metode 2 Outlook 2007
• Metode 3 Outlook 2003
• Metode 4 Kirim balasan otomatis tanpa akun Exchange

Jika Anda perlu berada jauh dari kantor untuk sementara waktu atau berencana untuk pergi berlibur, Anda mungkin ingin memberi tahu orang-orang yang mengirimi Anda email tentang ketidakhadiran Anda. Bahkan jika Anda tidak memiliki akun Exchange, Anda dapat mengirim balasan otomatis dengan membuat beberapa aturan.

tahap

Metode 1 Outlook 2010/2013

1. Aktifkan balasan otomatis Pilih folder Exchange. Pilih folder ini di perpustakaan Anda. Anda harus memilih folder Exchange untuk melihat opsi jawab otomatis. Buka menu "Jawab Otomatis (Di Luar Kantor)". Anda dapat menemukannya dengan mengklik menu File dan memilih opsi Informasi.

2. 
   

   
   Konfigurasikan balasan otomatis Anda. Di menu respons otomatis, pilih kotak centang "Kirim balasan otomatis". Anda dapat mengatur kapan wizard akan aktif dengan mencentang kotak yang sesuai dan mengatur tanggal yang diinginkan.

3. 
   

   
   Tulis jawaban Anda. Untuk email yang dikirim dari server Exchange Anda, gunakan menu "Di organisasi saya". Untuk membalas surat yang diterima dari orang lain, gunakan menu "Di luar organisasi saya". Ketika Anda puas dengan jawaban Anda, klik OK.

4. 
   
   

   
   
   
   Nonaktifkan balasan otomatis. Jika Anda mengatur tanggal untuk mengaktifkan balasan otomatis, wizard akan mati secara otomatis ketika waktu sudah habis. Jika Anda tidak mengonfigurasi periode tertentu, wizard akan tetap diaktifkan hingga Anda membuka menu "Jawab Otomatis" dan pilih "Jangan kirim jawab otomatis".

Metode 2 Outlook 2007

1. 
   

   
   Aktifkan Office Manager. Klik pada menu Tools. Dari menu Alat, pilih "Asisten Tidak Di Kantor". Centang kotak "Kirim jawaban otomatis di luar kantor". Anda dapat mengatur periode aktivasi manajer dengan mencentang kotak untuk mengkonfigurasi jumlah waktu tertentu.

2. 
   

   
   Tulis jawaban Anda. Untuk email yang dikirim dari server Exchange Anda, gunakan menu "Di organisasi saya". Untuk membalas email yang dikirim oleh orang lain, gunakan menu "Di luar organisasi saya". Ketika Anda puas dengan respons Anda, klik OK.

3. 
   

   
   
   
   Nonaktifkan manajer keluar kantor. Jika Anda mengatur periode untuk mengirim balasan otomatis Anda, manajer akan secara otomatis menonaktifkan ketika periode berakhir. Jika Anda tidak menetapkan periode aktivasi, itu akan aktif sampai Anda membuka menu respons otomatis dan pilih "Jangan kirim jawaban otomatis di luar kantor".

Metode 3 Outlook 2003

1. 
   

   
   Aktifkan Asisten Kantor. Di menu Alat, pilih Wisaya Tidak Ada Kantor. Centang kotak "Saya saat ini di luar kantor".

2. 
   

   
   Tulis jawaban Anda. Dalam kotak yang disebut "e of reply otomatis yang dikirim satu kali ke setiap pengirim:", masukkan jawaban yang akan dikirim.

3. 
   

   
   Tambahkan aturan. Anda dapat menambahkan aturan ke manajer Anda, misalnya untuk mentransfer dari beberapa pengirim ke penerima lain. Klik tombol "Tambahkan Aturan ..." untuk mengonfigurasi aturan khusus. Misalnya, Anda bisa membuat aturan yang memungkinkan Anda mentransfer surat dari pelanggan tertentu ke mitra bisnis Anda sehingga Anda tidak kehilangan korespondensi penting saat Anda pergi.

4. 
   

   
   Nonaktifkan asisten di luar kantor Anda. Wizard keluar kantor akan tetap aktif sampai Anda membuka menu respons otomatis dan memilih "Jangan kirim balasan otomatis di luar kantor".

Metode 4 Kirim balasan otomatis tanpa akun Exchange

1. 
   

   
   Buat model Anda. Tanpa akun Exchange, opsi jawab otomatis tidak tersedia. Masih dimungkinkan untuk mengonfigurasi respons otomatis dari templat dan beberapa aturan. Mulailah dengan membuat yang baru. Ini akan menjadi templat jawaban otomatis Anda.
   • Pilih objek yang menjelaskan situasi secara ringkas. Misalnya "Keluar dari kantor ke ". Anda juga dapat menulis kata "balasan otomatis" pada subjek, untuk segera memberi tahu penerima bahwa jawabannya otomatis.
   • Tulis brief. Di tubuh, tulis seorang jenderal yang dapat melamar ke penerima mana pun. Beri tahu kami bagaimana mungkin menghubungi Anda atau siapa pun yang menghubungi Anda.

2. 
   

   
   Simpan model Anda. Ketika Anda puas dengan itu, klik "Simpan Sebagai ..." dari menu tarik-turun "Simpan Sebagai" dan pilih "Templat Outlook". Ini akan menyimpan file sebagai templat yang terbuka ke Outlook.

3. 
   

   
   Buat aturannya. Agar sistem respons otomatis berfungsi dengan baik, Anda perlu menetapkan beberapa aturan untuk mengotomatiskan proses. Pada Office 2003/2007, klik menu Tools dan pilih "Rules and Alerts." Pada Office 2010/2013, klik menu File, pilih Informasi, lalu klik Aturan dan Lansiran. Ini akan membuka menu "Aturan Email".
   • Klik pada tombol "Aturan Baru". Anda akan diminta untuk memilih templat. Di bagian "Mulai dari templat atau aturan kosong", centang "Periksa kapan mereka tiba". Klik Selanjutnya.
   • Tentukan yang mana yang membutuhkan respons. Jika Anda ingin membalas setiap tanda terima di wilayah Anda, centang kotak "tempat saya muncul di kotak Ke". Anda dapat membatasi bidang ini dengan menunjuk pengirim atau surat tertentu yang berisi kata-kata tertentu di objek atau badan. Klik Berikutnya setelah membuat pilihan Anda.
   • Muat model Anda. Pilih kotak centang "Tanggapi penggunaan templat tertentu" di jendela berikutnya untuk memuat yang Anda buat sebelumnya. Klik tautan dalam deskripsi untuk "model spesifik". Ini akan membuka kotak dialog yang menanyakan di mana model berada. Pilih "Template Pengguna di File Sistem." Buka yang Anda buat sedikit lebih awal.
   • Konfigurasikan pengecualian Anda. Ketika templat dimuat, Anda dapat mengatur kondisi di mana Anda tidak ingin balasan otomatis dikirim, seperti penerima tertentu atau jenis s tertentu. Klik Berikutnya setelah membuat pilihan Anda.
   • Beri nama aturan Anda. Sebelum menyelesaikan operasi, Anda harus memberi nama pada aturan Anda. Gunakan nama yang mudah diingat sehingga Anda dapat dengan cepat mematikan aturan di masa depan. Centang kotak "Aktifkan aturan ini" untuk mengaktifkannya, lalu klik Selesai.

4. 
   

   
   Nonaktifkan aturan. Saat Anda kembali ke kantor, Anda dapat menonaktifkan aturan dengan membuka menu "Aturan dan Peringatan" lagi. Pilih aturan di luar kantor yang Anda buat dan yang ada di daftar aturan aktif Anda, dan klik tombol Hapus.

• Organisasi biasanya mewakili perusahaan Anda dan terdiri dari orang-orang yang memiliki akun Exchange di server yang sama dengan milik Anda.
• Menu Alat muncul di jendela Outlook utama. Ini adalah jendela yang sama yang muncul ketika Anda memulai Outlook dan termasuk menu File, Edit, View, Send / Receive, Action, dan Help. Tidak ada menu Alat untuk membuat dan melihat opsi seperti s, kontak, atau tugas.
• Ketika kotak "Kirim balasan otomatis kepada orang-orang di luar perusahaan saya" dipilih, menu "Di luar organisasi saya" menampilkan (Aktif) di sebelah nama menu.
• Penerima harus ada di folder Kontak Anda di server Exchange. Jika kontak hanya ada di folder yang merupakan bagian dari file folder pribadi (.pst), jawaban otomatis tidak akan dikirim.