Cara menulis surat pengantar yang baik

Isi

• tahap
• Bagian 1 Tekankan motivasinya
• Bagian 2 Tulis surat pengantar Anda
• Bagian 3 Mengisi Surat Pengantar Anda

Dalam bahasa komersial, surat pengantar adalah dokumen yang biasanya ditulis oleh seorang kandidat untuk menjawab tawaran pekerjaan. Seperti yang disarankan oleh istilah ini, surat motivasi menyatakan minat calon pada calon atasan untuk posisi yang diusulkan. Selain itu, surat pengantar yang ditulis dengan baik juga akan mencakup informasi tentang mengapa kandidat akan cocok untuk posisi ini. Dari sudut pandang ini, surat pengantar sangat mirip dengan surat pengantar.

tahap

Bagian 1 Tekankan motivasinya

1. 
   

   
   Perhatikan keahlian dan pengalaman profesional Anda. Sebelum Anda mulai menulis surat, luangkan waktu untuk menuliskan pengalaman profesional yang Anda peroleh dalam karier yang relevan dengan aplikasi Anda, serta semua keterampilan yang menjadikan Anda kandidat yang berharga. Jangan buang waktu dengan bakat dan pengalaman yang tidak ada hubungannya dengan posisi yang Anda tuju. Anda mencoba membuktikan bahwa Anda adalah pilihan yang baik untuk pekerjaan khusus ini dan bukan untuk pekerjaan apa pun.
   • Katakan, misalnya, bahwa Anda melamar suatu posisi dalam hubungan masyarakat. Anda mungkin akan menyoroti keterampilan komputer Anda. Tetapi Anda tentu tidak akan menyebutkan kegiatan yang tidak terkait dengan posisi yang Anda tuju, seperti pekerjaan musim panas di pabrik peralatan pertanian. Anda juga harus mendiskusikan keterampilan Anda dalam bahasa asing dengan pengalaman profesional di negara yang Anda gunakan berbicara bahasa tersebut.

2. 
   

   
   
   
   Tulis surat pengantar yang masuk ke dasar-dasar. Sebagian besar perekrut mengakui bahwa surat pengantar harus sejelas itu singkat. Demi kenyamanan Anda, Anda bisa mengurangi inti surat Anda menjadi satu kalimat, seperti yang Anda lakukan untuk meringkas tujuan esai kelas. Karena mungkin agak terlalu mentah atau oportunistik untuk hanya menulis bahwa Anda menulis surat ini untuk mendapatkan pekerjaan ini, cobalah untuk fokus pada apa arti pekerjaan ini bagi Anda dalam hal karir dan pribadi dan bagaimana Anda dapat unggul di posisi ini.
   • Dalam contoh posisi hubungan masyarakat yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat, misalnya, menulis yang berikut: "Tujuan surat ini adalah untuk menunjukkan bagaimana saya dapat menggunakan keterampilan dan pengalaman saya dalam suatu posisi tingkat tinggi ". Anda tentu tidak akan cukup terburu-buru untuk mengatakan bahwa tujuan surat Anda adalah untuk membuktikan bahwa Anda adalah yang terbaik dan Anda harus mendapatkan pekerjaan ini.

3. 
   

   
   
   
   Ketahui persis mengapa Anda ingin memiliki pekerjaan ini. Secara teori, seseorang yang menanggapi tawaran pekerjaan mungkin memiliki beberapa alasan untuk melakukannya. Seperti halnya surat lamaran Anda harus memberi tahu calon majikan Anda mengapa Anda berharga, itu juga harus menunjukkan mengapa pekerjaan ini cocok untuk Anda dan bagaimana pekerjaan ini lebih baik untuk Anda daripada yang lain. Katakan bagaimana pekerjaan ini cocok untuk karier dan tujuan pribadi Anda. Pengusaha ingin tahu mengapa tawaran pekerjaan mereka lebih menarik daripada yang lain karena itu memberi Anda aura loyalitas langsung kepada perusahaan.
   • Jangan terlalu jujur, tetapi jangan terlalu jujur. Jika, misalnya, pekerjaan menarik minat Anda terlebih dahulu karena bayarannya sangat tinggi, jangan katakan itu secara spontan karena majikan akan ragu-ragu untuk mempekerjakan seseorang yang akan bersimpati pada penggajiannya. Sebagai gantinya, cobalah untuk fokus pada elemen positif lain dari pekerjaan ini, bahkan jika mereka agak anekdot. Fleksibilitas jadwal kerja, pengalaman profesional yang akan Anda peroleh atau peluang untuk melakukan sesuatu yang menarik, misalnya.
   • Jika, misalnya, Anda melamar posisi humas yang disebutkan di atas, Anda dapat menyebutkan kemungkinan menempatkan bakat luar biasa Anda dalam bahasa asing ke layanan perusahaan. Anda tidak hanya mengatakan bahwa Anda menginginkan pekerjaan ini karena dibayar dengan baik dan karena bagi hasil bisnis adalah royal.

4. 
   

   
   Pikirkan tentang apa yang membuat Anda menjadi kandidat pilihan yang lebih baik daripada orang lain. Surat lamaran Anda pada akhirnya harus membuktikan kepada calon pemberi kerja bahwa Anda adalah pilihan terbaik di antara semua pelamar yang telah melamar. Luangkan waktu untuk memikirkan mengapa Anda mungkin menjadi pilihan yang lebih baik daripada kandidat hipotetis lainnya yang akan memiliki pengalaman yang sama dengan Anda. Pertimbangkan semua yang bisa Anda bawa ke pekerjaan ini. Anda bisa menyebutkan hal-hal berikut.
   • Kepribadian Anda Seseorang yang memiliki kualifikasi tinggi untuk menduduki posisi tertentu mungkin tidak mendapatkannya karena mereka tidak memiliki profil yang tepat. Kepribadian yang menarik yang memiliki indera sentuhan sangat penting untuk posisi dalam PR.
   • Ketersediaan Anda. Setiap pekerjaan memiliki batasan waktu yang berbeda. Beberapa memiliki jam kantor reguler, dari sembilan hingga tujuh, di mana yang lain membutuhkan kerja malam atau akhir pekan.
   • Jadwal profesional Anda Pengusaha lebih cenderung mempekerjakan orang yang lamarannya merupakan kelanjutan logis dari karier mereka. Dengan kata lain, akan sulit bagi pemberi kerja untuk mempekerjakan seseorang yang untuknya posisi yang diusulkan akan menjadi perubahan besar dalam kariernya karena kecil kemungkinan bahwa ia akan tetap sangat lama dalam posisi ini.

Bagian 2 Tulis surat pengantar Anda

1. 
   

   
   Mulailah dengan formula kesopanan klasik. Surat pengantar adalah dokumen bisnis yang cukup formal, jadi Anda harus segera mengadopsi nada sopan. Misalnya, Anda harus pergi ke manajer perekrutan dengan menghindari frasa yang terlalu akrab seperti "Dear Mr. Doe". Kesan pertama selalu yang terbaik dan Anda harus tetap menggunakannya dengan nada yang cukup formal. Hal terbaik untuk dilakukan di sini adalah langsung ke perekrut. Ini biasanya manajer sumber daya manusia perusahaan. Jika Anda tidak tahu nama orang ini, Anda dapat menghubungi perusahaan atau mengirim email ke Manajer Sumber Daya Manusia.
   • Anda juga dapat memilih untuk memulai dari inti subjek dan sepenuhnya menjatuhkan segala bentuk salam konvensional.
   • Ketahuilah bahwa sebagian besar layanan staf perusahaan menentang formula "Ditakdirkan untuk siapa yang berhak", dengan mengatakan bahwa itu mungkin tampak tidak personal atau acuh tak acuh.

2. 
   

   
   Perkenalkan diri Anda secara singkat. Jangan buang waktu dalam bla setelah frasa sopan Anda. Beri tahu kami siapa Anda, dari mana Anda berasal dan mengapa Anda melamar. Pendahuluan ini dapat diringkas dalam dua atau tiga baris. Ingatlah bahwa tim perekrut mungkin akan menerima seratus surat pengantar. Jadi, semakin cepat Anda sampai pada intinya, semakin besar kemungkinan Anda tahu siapa diri Anda, apa karier Anda, apa keahlian Anda, dan sebagainya.
   • Jika, misalnya, Anda telah melamar untuk posisi hubungan masyarakat yang disebutkan di atas, Anda mungkin menemukan dalam pengantar berikut ini formula ideal untuk memperkenalkan diri dan membahas subjek surat Anda dalam tiga baris:

     "Nama saya Jeanne Dupont dan saya menulis kepada Anda sebagai bagian dari postingan pekerjaan hubungan masyarakat Anda yang dipublikasikan di situs web perusahaan Anda. Pengalaman sepuluh tahun saya di resepsi kantor pusat Unicef ​​di Paris dan hasrat saya untuk kontak manusia dapat menjadikan saya kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang Anda usulkan. "

3. 
   

   
   Jelaskan apa pengalaman profesional Anda dan bagaimana Anda memiliki kualifikasi untuk pekerjaan ini. Anda kemudian harus memberi nama atasan Anda sebelumnya, terutama jika mereka cukup bergengsi. Anda tidak perlu masuk ke detail di sini, karena Anda akan melanjutkan atau melanjutkan karier. Cukuplah untuk mengatakan bahwa Anda telah bekerja selama bertahun-tahun untuk perusahaan seperti itu daripada membuat daftar pekerjaan yang sistematis dengan tanggal perekrutan dan tanggal keberangkatan. Di sini juga, Anda harus menjelaskan dan meringkas informasi ini dalam tiga baris.
   • Jangan khawatir jika Anda tidak memiliki pengalaman profesional yang relevan - misalnya, untuk melamar posisi sebagai pemula. Alih-alih, fokuslah pada keterampilan Anda, kepribadian Anda, etos kerja Anda, dan semua jenis kegiatan yang mungkin cocok untuk Anda.Misalnya, jika Anda melamar pertama kali untuk bekerja sebagai juru masak di sebuah restoran, Anda dapat menggambarkan keterampilan memasak Anda di kelas memasak dengan koki berbintang Michelin, kelas memasak di kemah musim panas. selain gelar Anda dari Sekolah Hotel serta pekerjaan musiman di resor ski atau di kapal pesiar.

4. 
   

   
   Daftarkan keterampilan Anda yang paling relevan. Pengalaman profesional Anda bukanlah segalanya yang penting. Keterampilan yang tepat dan berharga kadang-kadang bisa membuat Anda menjadi kandidat yang jauh lebih menarik daripada jika Anda telah menghabiskan bertahun-tahun bekerja di pekerjaan yang sama. Sebutkan setiap pengetahuan atau kualifikasi khusus yang mungkin Anda miliki yang dapat membuat Anda lebih efektif dalam pekerjaan yang Anda targetkan. Ada banyak hal yang bisa Anda sebutkan di sini. Berikut ini beberapa contohnya.
   • Keterampilan berbahasa. Apakah Anda lancar berbicara bahasa lain? Ini bisa menjadi nilai tambah bagi perusahaan yang bekerja secara internasional.
   • Keterampilan teknologi. Apakah Anda memiliki pengetahuan dasar tentang pemrograman komputer? Apakah Anda tahu cara membuat situs web? Keterampilan ini sering dalam permintaan tinggi untuk perusahaan teknologi dan periklanan.
   • Kualifikasi khusus Apakah Anda memiliki ijazah supir? Surat izin mengemudi untuk kendaraan berat? Keterampilan ini sangat penting jika Anda ingin mendapatkan posisi tanggung jawab dalam membangun.

5. 
   

   
   Jelaskan mengapa Anda, lebih dari yang lain, adalah pilihan kandidat yang ideal. Menjelang akhir surat lamaran Anda, biasanya disarankan untuk mendedikasikan beberapa baris untuk apa yang membuat Anda kandidat yang baik untuk tawaran pekerjaan ini. Jangan mengatakan bahwa Anda adalah orang yang tepat atau bahwa Anda akan segera menjadi bagian dari tim kerja, kecuali Anda tahu bagaimana perusahaan atau perusahaan tempat Anda melamar bekerja. Alih-alih, fokuslah pada karakteristik yang dapat membuat Anda kolaborator yang berharga. Anda akan menemukan lebih jauh hal-hal yang dapat Anda kemukakan.
   • Kepribadian Anda Apakah kamu ramah dan jujur? Apakah Anda selalu rukun dengan rekan-rekan Anda di masa lalu? Pengusaha suka merekrut orang yang berorientasi pada tim, memiliki sikap positif dan mempertahankan suasana kerja yang baik.
   • Sikap Anda dalam masyarakat. Apakah Anda mudah bergaul, apakah Anda mengekspresikan diri dengan mudah, apakah Anda ekstrovert? Kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan orang lain bisa sangat penting bagi kinerja pekerjaan Anda. Beberapa pekerjaan membutuhkan kemudahan ekspresi dan bukan yang lain.
   • Tujuan dan hasrat Anda. Apakah pekerjaan ini melibatkan sesuatu yang Anda sukai? Bisakah ini membantu Anda mewujudkan mimpi? Majikan menikmati mempekerjakan orang yang memiliki motivasi pribadi yang hebat terkait dengan pekerjaan mereka.

6. 
   

   
   Selesaikan surat Anda dengan keanggunan, tetapi singkatnya. Ketika Anda telah mengatakan semua yang Anda butuhkan untuk menggambarkan diri Anda sebagai kandidat yang memenuhi syarat dengan profil yang ideal, Anda harus menyelesaikan surat Anda sesingkat mungkin sambil tetap sangat sopan. Jangan buang waktu dalam ekspresi sopan yang bombastis karena spektakuler. Seorang majikan potensial mungkin kesal karena harus membaca sandwich prosa bunga Anda.
   • Misalnya, Anda dapat menyimpulkan surat motivasi Anda untuk suatu posisi dalam hubungan masyarakat dengan rumus berikut:

     "Anda dapat menghubungi saya melalui telepon atau email di koordinat yang disebutkan di atas dan saya akan senang mendengar dari Anda dan terima kasih atas perhatian yang telah Anda berikan kepada email saya.

     Hormat kami,

     Jeanne Dupont "

Bagian 3 Mengisi Surat Pengantar Anda

1. 
   

   
   Tinjau dan hapus konten yang berlebihan. Seperti disebutkan di atas, surat pengantar harus masuk ke dasar-dasar. Untuk mendapatkan surat pengantar selancar mungkin, Anda harus menjadi sensor kejam Anda sendiri. Ketika Anda telah selesai menjalankan pertama Anda, ambil kesempatan untuk membacanya setidaknya sekali dan temukan redundansi. Setiap kali Anda menemukan frasa yang terlalu panjang, kurangi dan buka dasar-dasarnya. Setiap kali Anda menemukan kata yang terlalu rumit sehingga Anda dapat dengan mudah menggantinya dengan padanannya yang lebih pendek, lakukanlah. Surat pengantar Anda adalah dokumen yang memiliki fungsi spesifik, ini bukan kesempatan untuk memamerkan keterampilan menulis Anda. Jadi, Anda harus menjaga gaya yang cukup sederhana.
   • Beristirahat sejenak sebelum menyelesaikan surat lamaran Anda, jika Anda punya waktu untuk melakukannya. Sebagian besar editor merekomendasikan ini karena menawarkan banyak tinjauan dibandingkan dengan apa yang Anda tulis dan membuatnya lebih mudah untuk melihat kesalahan.

2. 
   

   
   Pertahankan nada formal. Seseorang harus selalu menulis surat pengantar dengan cara yang netral, sopan dan formal seperti dokumen bisnis lainnya. Jangan gunakan bahasa gaul, jangan main kata-kata atau humor. Ingatlah bahwa orang yang membaca surat Anda tidak mengenal Anda sama sekali. Karena itu mereka tidak memiliki alasan untuk percaya bahwa Anda melakukan semangat dengan niat terbaik di dunia dan bukan karena tidak menghormati mereka. Biasanya, spesialis surat menyarankan agar Anda menulis surat pengantar seolah-olah Anda sedang menyampaikan pidato penting, bukan seolah-olah Anda sedang berbicara dengan teman atau anggota keluarga.
   • Contoh nyata karier Anda adalah mengatakan bahwa "dari tahun 2002 hingga 2006, saya adalah jurnalis lepas untuk beberapa media", yang lebih serius daripada menulis "Dari tahun 2002 hingga 2006," Saya menulis freelance untuk orang yang saya kenal ", walaupun artinya hampir identik.

3. 
   

   
   Pastikan untuk mempresentasikan e Anda. Ketika Anda selesai dengan isi surat Anda, luangkan waktu untuk memastikan bahwa tata letak dokumen konsisten dengan tujuan surat pengantar dan mudah dibaca. Ini akan sering mirip dengan surat pengantar atau dokumen tertulis lainnya. Berikut adalah beberapa masalah tata letak yang merupakan sumber kebingungan umum.
   • Header: bagian atas halaman di sebelah kiri harus menyertakan nama, alamat, telepon, dan informasi kontak elektronik Anda pada saluran terpisah. Berikan jarak antara tajuk ini dan salam Anda.
   • Spasi: Spasi paragraf Anda dengan baik dan letakkan satu baris di antara kalimat Anda.
   • Penarikan: Anda dapat melakukan penarikan di awal setiap kalimat, atau melakukannya di awal setiap paragraf baru, atau membiarkan e rata kiri di seluruh halaman. Biasanya tidak disarankan untuk melakukan penarikan jika Anda kembali ke baris dalam paragraf yang sama.
   • Kesimpulannya: sisakan tiga baris antara salam dan nama Anda.

4. 
   

   
   Baca kembali e Anda untuk mengoreksi kesalahan pengucapan atau ejaan apa pun sebelum mengirim. Ketika Anda berpikir surat lamaran Anda sudah siap, pastikan untuk melihatnya terakhir kali untuk memastikan Anda tidak melewatkan kesalahan kecil. Perhatikan baik-baik kesalahan tata bahasa, penggunaan kata yang tidak pantas, dan konten yang berlebihan. Selanjutnya Anda akan menemukan beberapa tips replay umum.
   • Tinjau dari versi cetak e Anda, bukan pada layar komputer. Melihat e Anda dalam format berbeda dari apa yang muncul di layar memungkinkan Anda untuk memperbaiki semua yang belum Anda lihat dengan memperbaiki layar untuk sementara waktu.
   • Baca dengan keras. Anda bahkan lebih mungkin mendeteksi kesalahan jika Anda mendengar e Anda sendiri dan melihatnya di atas kertas. Sangat baik untuk mengetahui kelancaran kalimat, yang bisa lolos dari Anda.
   • Dapatkan bantuan dari seorang teman. Seseorang yang belum pernah membaca e Anda mungkin dapat melihat kesalahan yang Anda lakukan. Sering terjadi bahwa kita menjadi buta terhadap apa yang kita tulis ketika kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk itu.