Cara menulis konfirmasi surat kerja

Isi

• tahap
• Bagian 1 Bersiap untuk menulis surat
• Bagian 2 Menulis konfirmasi surat kerja

Konfirmasi surat kerja adalah dokumen resmi yang sering dikirim oleh pemberi kerja ke lembaga lain untuk memvalidasi riwayat kerja karyawan. Secara umum, korespondensi ini diperlukan ketika seseorang mengajukan pinjaman, mencoba menyewa properti atau melamar posisi baru. Surat seperti itu juga diperlukan untuk memverifikasi riwayat pekerjaan. Saat menulis konfirmasi surat ketenagakerjaan, Anda harus menyerahkan diri, memberikan informasi yang akurat tentang tugas karyawan dan mengonfirmasi pekerjaan. Ingatlah untuk menggunakan kop surat resmi, pastikan untuk memberikan informasi kontak Anda dan menandatangani surat itu. Kami mengundang Anda untuk terus membaca untuk membiasakan diri dengan cara menulis konfirmasi surat ketenagakerjaan yang lengkap dan akurat.

tahap

Bagian 1 Bersiap untuk menulis surat

1. 
   

   
   Tentukan mengapa Anda ingin menulis konfirmasi surat kerja. Konten dan gaya Anda dapat bervariasi tergantung pada penerima surat. Jika ini adalah lembaga keuangan, lebih baik untuk mengadopsi gaya formal. Anda mungkin perlu memasukkan informasi keuangan, seperti gaji, komisi, kenaikan, dan bonus. Di sisi lain, jika surat itu berkenaan dengan karyawan yang melamar pekerjaan baru, Anda dapat menulisnya dengan gaya ramah dan menghilangkan informasi keuangan.
   • Dengan memahami tujuan dan ruang lingkup surat itu, Anda akan dapat menulis dokumen yang secara tepat memenuhi kebutuhan penerima.

2. 
   

   
   Identifikasi orang terbaik untuk menulis surat itu. Secara umum, surat ini ditulis oleh majikan atas nama karyawan. Dalam hal ini, karyawan yang meminta Anda, dalam kapasitas Anda sebagai pemberi kerja, untuk mengeluarkannya sertifikat kerja untuk tujuan tertentu. Di sisi lain, juga dimungkinkan bagi karyawan untuk menggambarkan surat itu sendiri. Dalam situasi ini, karyawan menulis surat dan kemudian meminta majikan untuk menandatanganinya. Yang ini bisa memodifikasinya jika perlu. Tetapi secara umum, itu tergantung pada majikan untuk menulis surat atas nama karyawan dan bukan sebaliknya.
   • Jika Anda menulis surat seperti itu kepada salah satu karyawan Anda, Anda dapat menyesuaikannya dengan standar Anda dan mengontrol konten. Selain itu, surat itu akan memiliki bobot lebih karena Anda adalah penulis, sebagai majikan. Namun, sekarang saatnya untuk menyelesaikan tugas ini. Sebagai majikan, Anda mungkin memiliki jadwal yang sibuk. Di sisi lain, menulis surat-surat ini mungkin membosankan. Namun, harus diakui bahwa secara umum konfirmasi surat ketenagakerjaan pendek. Akibatnya, menulis tidak akan memakan banyak waktu, terutama jika Anda telah menulis surat seperti itu sebelumnya.
   • Jika Anda menulis surat sendiri sebagai karyawan, Anda akan lebih mudah memilih informasi untuk diungkapkan kepada penerima. Selain itu, Anda tidak perlu memberi tahu atasan tentang ide Anda tentang masalah ini. Selain itu, menulis surat Anda sendiri dapat membebaskannya dari tekanan apa pun sehubungan dengan tenggat waktu untuk mempersiapkan surat itu. Dengan kata lain, bos Anda akan senang karena dia tidak akan menulis surat untuk Anda. Namun, dia masih harus menandatanganinya dan dia mungkin enggan melakukannya, mengingat apa yang telah Anda tulis. Jika ini masalahnya, Anda mungkin harus menulis ulang surat dan membuang waktu atau meminta majikan untuk menuliskannya untuk Anda.

3. 
   

   
   
   
   Kumpulkan informasi yang diperlukan. Ketika Anda mengetahui penerima, Anda perlu mengumpulkan elemen-elemen yang diperlukan untuk menulis surat secara keseluruhan.
   • Jika Anda adalah majikan, pertimbangkan untuk mewawancarai karyawan untuk menentukan konten surat itu. Khususnya, Anda perlu menentukan informasi penerima, tujuan surat, poin yang akan dimasukkan dan tanggal pengiriman.
   • Jika Anda adalah karyawan dan Anda harus menulis surat sendiri, Anda akan memiliki semua informasi yang diperlukan, bahkan jika Anda harus membahasnya terlebih dahulu dengan majikan Anda untuk mengetahui apa yang dia harapkan dari surat ini. Ini akan membantu Anda menulis surat yang memenuhi persyaratan majikan Anda dan tidak akan menimbulkan masalah saat menandatangani.

Bagian 2 Menulis konfirmasi surat kerja

1. 
   

   
   Gunakan kop surat dari perusahaan. Untuk menjelaskan surat Anda, selalu bawa kertas bertuliskan kepala resmi perusahaan. Jika Anda adalah majikan, cobalah untuk menerapkan aturan ini secara otomatis. Jika Anda seorang karyawan, Anda harus meminta atasan Anda untuk menggunakan kop surat dari perusahaan. Surat yang ditulis pada kertas semacam itu akan lebih formal dan akan mendorong penerima untuk mempercayai konten.
   • Jika Anda tidak memiliki kop surat, Anda dapat membuatnya menggunakan komputer Anda. Lute harus menyertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Ini juga harus memuat informasi tentang pembuat surat, fungsinya dan tanggal surat itu ditulis.

2. 
   

   
   
   
   Spesifik dengan memasukkan alamat penerima. Jika Anda tahu namanya, kirimkan surat itu secara langsung. Jika tidak, sebutkan alamat perusahaan sambil menyebutkan tujuan surat itu.
   • Misalnya, jika Anda tahu alamat dan nama penerima, masukkan di bawah tajuk. Kemudian lanjutkan dengan formulir info sebagai "mahal".
   • Jika Anda tidak tahu nama penerima, kirim surat itu ke salah satu departemen perusahaan, yang menunjukkan objek pada garis. Misalnya, jika Anda memasuki lembaga keuangan untuk mendapatkan pinjaman karyawan, Anda dapat mengirim surat ke cabang lokal lembaga itu. Anda dapat menunjukkan tujuan surat dengan frasa seperti "konfirmasi surat kerja untuk tujuan mendapatkan pinjaman".

3. 
   

   
   Perkenalkan diri Anda. Letakkan paragraf pertama surat Anda untuk menjelaskan siapa Anda dan apa tujuan surat itu. Anda harus menunjukkan posisi Anda, senioritas Anda di perusahaan, dan lamanya hubungan Anda dengan karyawan. Bahkan jika Anda adalah karyawan, Anda akan menulis surat dari sudut pandang majikan Anda, karena dialah yang akan menandatanganinya.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: "Nama saya Robert Martin dan saya adalah Direktur Penjualan dan Pemasaran di ABC. Saya telah bekerja untuk perusahaan ini selama 12 tahun. Saya telah mengenal karyawan itu selama tujuh tahun dan saya telah menjadi manajer lini langsungnya selama tiga tahun.

4. 
   

   
   Konfirmasikan pekerjaan pihak yang berkepentingan. Di bagian selanjutnya Anda akan merangkum fungsi karyawan di dalam perusahaan. Anda akan menunjukkan secara spesifik tanggal-tanggal pergantian karyawan dalam berbagai fungsi yang telah ia pegang, jabatannya saat ini di perusahaan, apakah ia merupakan bagian dari staf sementara atau permanen dan masih berpraktik. Dalam paragraf ini Anda akan menyertakan informasi keuangan karyawan, jika perlu.
   • Ini adalah contoh dari apa yang dapat Anda tulis. "Kami dengan ini mengkonfirmasi bahwa karyawan telah bergabung dengan Perusahaan ABC selama tujuh tahun, efektif 7 September 2003. Dia telah menjadi asisten penjualan permanen sejak 7 Januari 2011."
   • Ini adalah contoh lain. "Kami dengan ini menyatakan bahwa karyawan tersebut telah bekerja untuk Perusahaan ABC selama tujuh tahun, dari 7 September 2003 hingga 7 Januari 2011. Selama waktu itu, ia memegang posisi Asisten Manajer Penjualan secara penuh waktu. dan dia menerima gaji tahunan € 65.000. "

5. 
   

   
   Ringkas tugas-tugas pihak yang berkepentingan. Dalam paragraf ini, Anda akan menjelaskan tugas karyawan dalam perusahaan. Informasi ini akan sangat membantu jika Anda menulis surat tentang seseorang yang melamar pekerjaan lain. Meskipun surat konfirmasi pekerjaan berbeda dari surat rekomendasi, selalu baik untuk menyertakan penghargaan yang menguntungkan subjek. Ini akan meningkatkan reputasi Anda sebagai pemberi kerja dan membantu karyawan Anda menemukan pekerjaan, properti, atau pinjaman baru.
   • Ini adalah contoh paragraf ini. "Di Perusahaan ABC, karyawan itu awalnya bertanggung jawab atas penjualan radiator di Provence. Dia memegang posisi manajemen dan bertanggung jawab atas tim yang terdiri dari tujuh hingga sembilan orang. Tanggung jawabnya termasuk memastikan kepuasan pelanggan, memproses klaim mereka dan melaporkan setiap triwulan ke kantor pusat perusahaan tentang tren penjualan di wilayah mereka. "

6. 
   

   
   Jangan mengomunikasikan informasi sensitif atau ilegal tentang karyawan tersebut. Sebagian besar negara memiliki undang-undang tentang sifat informasi yang dapat diungkapkan perusahaan tentang karyawannya kepada pemberi kerja potensial. Beberapa peraturan memungkinkan Anda untuk memberikan informasi tentang karyawan hanya dengan persetujuannya. Yang lain hampir tidak menawarkan kesempatan bagi pemberi kerja untuk mengungkapkan apa pun tentang karyawan mereka, selama mereka jujur ​​dan dengan itikad baik. Sebelum mengungkapkan informasi sensitif, tinjau hukum negara Anda dalam hal ini. Untuk memiliki lebih banyak sampel, kunjungi situs web ini.
   • Misalnya, di Alaska (AS), pemberi kerja dapat memberikan informasi kinerja pekerjaan. Dia tidak akan bertanggung jawab sampai dia dengan sengaja atau sengaja membocorkan informasi palsu atau menyesatkan atau informasi yang melanggar hak-hak sipil karyawan.
   • Contoh lain diberikan oleh negara bagian Connecticut, di mana pemberi kerja diizinkan untuk mengungkapkan informasi yang benar.

7. 
   

   
   Berikan detail Anda kepada penerima. Paragraf terakhir surat Anda harus berisi informasi tentang informasi kontak majikan. Penting untuk memasukkan informasi ini agar penerima dapat menghubungi Anda jika perlu. Pastikan untuk menentukan bahwa penerima dapat melakukan ini.
   • Berikut ini sebuah contoh. "Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya di (555) 555-5555 atau menulis ke alamat email berikut: [email protected]. "

8. 
   

   
   Tanda tangani surat itu dan kirimkan. Setelah surat Anda selesai, Anda harus menutup dan menandatanganinya. Anda bisa memberikannya langsung ke pihak yang berkepentingan atau mengirimkannya ke penerima.
   • Akhiri surat Anda dengan sopan santun, misalnya, "Saya mohon Anda memujanya, Nyonya, salam saya."
   • Selalu menandatangani surat Anda dengan tanda tangan resmi dan posisi Anda di perusahaan.
   • Pastikan untuk melakukan pengecekan yang tepat dan mencap perangko resmi sesuai dengan standar yang diterapkan perusahaan Anda untuk jenis surat ini.