Bagaimana merespons dengan tepat

Isi

• tahap
• Metode 1 Bicaralah dengan seseorang secara langsung
• Metode 2 Menanggapi SMS
• Metode 3 Jawaban oleh

Cara Anda merespons seseorang akan berdampak pada bagaimana mereka memandang Anda dan orang lain. Untungnya, Anda dapat belajar merespons dengan cara yang tepat pada waktu yang tepat. Jika Anda berbicara dengan seseorang secara langsung, perhatikan mereka dan biarkan mereka mengekspresikan diri sebelum mencoba menjawab. Dalam percakapan SMS, ada juga aturan yang tidak diucapkan untuk diikuti untuk berkomunikasi dengan benar. L adalah cara komunikasi yang lebih formal dan Anda harus menghormati label profesional untuk mengirimkan informasi secara efisien dan merespons dengan tepat.

tahap

Metode 1 Bicaralah dengan seseorang secara langsung

1. 
   

   
   Dengarkan baik-baik. Ketika seseorang berbicara kepada Anda, perhatikan mata mereka dan perhatikan apa yang dikatakannya. Anda akan menunjukkan kepadanya bahwa Anda mendengarkannya dan bahwa Anda memahami kata-katanya.
   • Luangkan semua perhatian Anda untuk teman bicara Anda, sehingga ia berbicara dengan mudah.
   • Jika Anda tidak melakukannya dengan baik, lebih dekat dengannya dan tanyakan padanya apakah dia ingin pergi ke tempat yang lebih tenang.

2. 
   

   
   Perhatikan isyarat nonverbal. Bahasa tubuh bisa mengatakan sebanyak, jika tidak lebih, dari kata-kata. Ketika seseorang berbicara kepada Anda, perhatikan bahasa tubuh mereka untuk lebih tahu bagaimana merespons.
   • Misalnya, jika penelepon Anda melihat-lihat atau terus-menerus menggerakkan kaki Anda, mungkin dia gugup atau takut. Anda bisa bertanya kepadanya apakah semuanya baik-baik saja, sebelum mencoba menjawab kata-katanya.
   • Juga perhatikan cara dia berbicara. Jika suaranya keras atau agresif, percakapannya mungkin mulai kencing. Untuk mencegah agar situasi tidak meningkat, Anda harus mencoba pendekatan lain.

3. 
   

   
   
   
   Jangan menyiapkan jawaban Anda saat lawan bicara Anda berbicara. Jika Anda terlalu tidak sabar untuk menjawab ketika lawan bicara Anda belum selesai berbicara, dia akan menyadarinya dan mungkin merasa terganggu. Tunggu sampai orang tersebut selesai berbicara dan Anda telah mendengar semuanya sebelum memikirkan apa yang akan Anda jawab.
   • Sangat kasar untuk memotong seseorang untuk memberitahunya tentang pemikirannya.

   Dewan: saat ia berbicara, dengarkan teman bicara Anda dan perhatikan secara mental poin-poin yang ingin Anda jawab. Namun, jangan potong dia untuk memberinya jawaban spiritual atau cepat.

4. 
   

   
   Tunggu sampai dia selesai berbicara untuk menjawab. Saat berbicara dengan seseorang, selalu biarkan mereka selesai berbicara sebelum menjawab. Dengan demikian, Anda akan memiliki semua informasi yang ingin dibagikan dengan Anda dan akan dapat memberikan respons yang lengkap dan disesuaikan.
   • Teman bicara Anda dapat menambahkan satu informasi terakhir setelah Anda selesai berbagi pemikiran. Misalnya, dia bisa berkata "oh tunggu, aku lupa mengatakan sesuatu. Biarkan dia menyelesaikan apa yang dia katakan.

5. 
   

   
   
   
   Tanggapi dengan penuh pertimbangan dan percaya diri. Sebelum menjawab, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan kembali semua informasi yang telah disajikan kepada Anda. Dengan memberikan jawaban yang tidak lengkap, Anda akan memberi tahu orang itu bahwa Anda tidak mendengarkan dengan baik.
   • Meluangkan waktu sejenak untuk merenungkan jawaban Anda juga akan memungkinkan Anda untuk membuat pernyataan cerdas.

6. 
   

   
   Ajukan pertanyaan. Jika Anda memerlukan klarifikasi atau informasi lebih lanjut, ajukan pertanyaan. Jika Anda tidak memahami atau memahami apa yang dikatakan orang itu, jangan mencoba menjawab berdasarkan pemahaman sebagian atau keliru Anda tentang apa yang ia katakan. Mintalah dia mengulangi apa yang dia katakan atau menjelaskan apa yang dia maksud sehingga dia bisa menjawab dengan benar.
   • Jika Anda tidak yakin dengan niat seseorang atau ingin mereka mengklarifikasi niat mereka sebelum menjawab, ajukan pertanyaan terbuka seperti "apa yang Anda maksud dengan itu? "
   • Tidak ada salahnya meminta seseorang mengulangi apa yang dia katakan jika Anda tidak mendengar atau mengerti apa yang dia katakan.

7. 
   

   
   Berbicaralah dengan jelas dan langsung. Setelah memperhitungkan apa yang telah Anda ketahui dan pikirkan tentang apa yang Anda maksudkan, ucapkan dengan jelas dan percaya diri. Jangan menggunakan istilah yang kabur dan kontradiktif untuk tampil lebih pintar atau lebih spiritual. Orang menghargai ketulusan. Jawab dengan jelas, untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda memahaminya dan memberi arti penting pada apa yang ia katakan.
   • Pastikan orang tersebut perhatian ketika Anda berbicara, sehingga Anda tidak perlu mengulangi lagi.
   • Jika orang lain ingin berbicara, perhatikan dan biarkan mereka berbicara.
   • Biarkan orang lain menanggapi apa yang baru saja Anda katakan. Jangan pergi begitu Anda selesai kalimat. Jangan mengakhiri pembicaraan segera setelah Anda memiliki kesempatan untuk berbicara.

8. 
   

   
   Terima bahwa seseorang tidak setuju dengan Anda. Bahkan jika Anda telah memikirkan apa yang Anda maksudkan, selalu ada kemungkinan bahwa seseorang mungkin tidak setuju dengan apa yang Anda katakan. Ini sangat normal! Bersiaplah untuk seseorang yang menentang Anda atau mencoba merendahkan Anda untuk apa yang Anda katakan.
   • Tetap tenang dan jangan marah jika seseorang mencoba memprovokasi Anda.
   • Biarkan orang lain membagikan pendapat dan keyakinan mereka. Jangan mencoba memaksanya untuk menerima sudut pandang Anda.

Metode 2 Menanggapi SMS

1. 
   

   
   Gunakan bahasa biasa dalam SMS Anda. S, huruf, dan bahkan percakapan tatap muka dapat memiliki struktur formal. Karena sifat SMS yang pendek dan terbatas, bahasa kasual adalah yang paling tepat dan paling baik menyampaikan nada pribadi percakapan.
   • Misalnya, Anda dapat mengetik "I V", alih-alih "I go" untuk mendapatkan ruang, mengetik lebih cepat atau memberikan nada yang lebih santai.
   • Aturan tanda baca pada umumnya kurang ketat dalam SMS. Misalnya, terlalu banyak koma akan membuat percakapan menjadi formal dan terlalu kaku.
   • Jangan lantas berpikir bahwa percakapan SMS tentu akan sangat santai, tetapi jika teman bicara Anda menggunakan bahasa informal, lakukan hal yang sama sehingga ia merasa nyaman.

2. 
   

   
   Ajukan pertanyaan terbuka untuk membuka percakapan. Jika Anda ingin melanjutkan percakapan melalui SMS, ajukan pertanyaan terbuka sehingga teman bicara Anda memberi tahu Anda lebih banyak dan mengungkapkan pendapatnya tentang masalah tersebut. Dengan mengajukan pertanyaan tertutup, yang mengatakan "ya" atau "tidak," pembicaraan akan hilang.
   • Misalnya, jika Anda berbicara dengan seorang kolega tentang topik profesional, Anda mungkin bertanya kepadanya seperti, "Apa pendapat Anda tentang proyek baru? "
   • Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang apa yang orang itu pikirkan tentang suatu subjek, kirimkan dia seperti "Saya setuju, tetapi dari mana Anda pikir itu berasal?" "

3. 
   

   
   Hindari mengirim jawaban yang terlalu singkat. SMS harus relatif singkat, tetapi respons yang tiba-tiba atau terlalu Singkatnya mungkin menunjukkan bahwa Anda marah dengan lawan bicara Anda. Untuk membalas pengirim SMS, tulis jawaban lengkap dalam setidaknya satu atau dua kalimat.
   • Kadang-kadang sangat diterima untuk menjawab dengan "OK", jika kerucut adalah yang benar. Tetapi seringkali "ya", "tidak" atau "OK" mungkin tampak tiba-tiba dan dingin.

   Dewan: jika jawaban Anda biasanya singkat, kerabat Anda mungkin terbiasa.

4. 
   

   
   Tandai nada dengan tanda baca dan emotikon. Karena pertukaran SMS yang tidak bersifat pribadi, lawan bicara Anda mungkin salah mengartikan nada emosi atau emosi yang ingin Anda sampaikan. Untuk menghindari kesalahpahaman, gunakan tanda baca dan emotikon dengan bijak, jika ada risiko ambiguitas.
   • Misalnya, Anda dapat menjawab "OK saya temukan, terima kasih :)" sehingga penerima tidak berpikir Anda kesal atau kering.
   • Terkadang titik akhir mungkin menunjukkan bahwa Anda frustrasi. Misalnya, itu akan terdengar jauh lebih santai jika Anda mengatakan "tidak, bukan itu", bahwa "tidak, bukan itu. "

5. 
   

   
   Baca lagi sebelum mengirim. Sebelum menekan "kirim", luangkan waktu sejenak untuk membaca ulang. Pastikan tidak ada kesalahan, bahwa informasinya dijelaskan dengan benar dan nada suaranya benar.
   • Setelah dikirim, Anda tidak akan dapat membatalkan pengiriman. Untuk itu, penting untuk membacanya lagi sebelum mengirimnya.

6. 
   

   
   Jangan mengirim banyak orang satu sama lain. Terlalu banyak pemberitahuan dan serangkaian SMS akan berisiko mengganggu penerima. Jawab dengan wadah semua yang Anda katakan, daripada yang singkat.
   • Anda tentu saja dapat mengirim yang kedua jika Anda lupa informasi atau jika Anda perlu mengklarifikasi suatu hal.
   • Jika penerima Anda tidak menjawab 2 detik berturut-turut, ada kemungkinan dia tidak ingin berbicara dengan Anda atau bahwa ia tidak mengangkat teleponnya. Dalam satu kasus seperti yang lain, beri dia waktu untuk menjawab Anda.

7. 
   

   
   Minta orang lain untuk berbicara dengannya melalui telepon. SMS sifatnya singkat dan ringkas. Jika percakapan mulai menjadi terlalu rumit bagi Anda untuk mengekspresikan pikiran Anda dengan benar melalui SMS, mintalah orang tersebut untuk menghubungi Anda sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan mereka.
   • Kirimkan satu padanya sebagai "akan lebih mudah bagi saya untuk berbicara di telepon. Hubungi aku kapan saja! Terima kasih! "

Metode 3 Jawaban oleh

1. 
   

   
   Membalas satu dalam 48 jam. Adalah penting bahwa Anda menanggapi satu dalam waktu yang wajar, karena kesopanan dan profesionalisme. Tidak perlu merespons dengan segera, tetapi pastikan untuk merespons dalam dua hari.
   • Jika itu tidak menyangkut Anda atau dikirim kepada Anda secara tidak sengaja, balas pengirimnya, sehingga Anda tahu bahwa Anda bukan penerima yang tepat.

2. 
   

   
   Gunakan salam profesional. Seseorang biasanya jauh lebih formal daripada SMS atau panggilan telepon. Mulailah respons Anda dengan "halo" atau "hai", diikuti dengan nama orang tersebut, untuk memulai dengan cara yang benar.
   • Jika orang yang Anda jawab lebih menyukai ucapan tertentu atau telah meminta Anda untuk memanggilnya dengan nama depannya, hormati keinginannya. Misalnya, jika dia lebih suka Anda memanggilnya "François" daripada "Jean-François", lakukanlah.

3. 
   

   
   Gunakan tanda seru dengan hemat. Di sekolah Anda, ikuti aturan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Namun, berhati-hatilah untuk tidak terlalu sering menggunakan tanda seru atau memberi kesan tidak tulus atau tidak sabar. Gunakan tanda baca ini hanya ketika situasinya tepat.
   • Tanda seru akan disambut ketika Anda memberi selamat kepada seseorang atau berbagi kabar baik. Tetapi dengan menggunakannya terlalu sering, itu akan kehilangan semua efeknya.

4. 
   

   
   Jangan gunakan polisi yang aneh. Gunakan font klasik agar Anda terlihat profesional. Jangan gunakan font warna-warni atau font seperti Comic Sans untuk menjawabnya.
   • Pilihan paling klasik akan menggunakan Arial atau Times New Roman, dalam ukuran 10 atau 12.

5. 
   

   
   Jangan menaruh siapa pun dalam salinan. Kadang-kadang berguna untuk menempatkan orang ketiga dalam salinan jawaban untuk satu, untuk memasukkan dalam percakapan. Namun, menempatkan penyelia atau rekan kerja dalam salinan ketika tidak perlu, Anda berisiko membesar-besarkan atau merendahkan orang yang kepadanya Anda merespons.
   • Jika Anda perlu menyertakan pihak ketiga dalam rantai, Anda bisa menggunakan opsi "Bcc" atau salinan karbon tak terlihat.

6. 
   

   
   Putuskan siapa yang akan menjawab dalam grup. Jika yang paling tepat adalah menjawab semua orang yang kepadanya dikirim, klik "balas semua" saat Anda mengirimnya. Di sisi lain, jika Anda harus mengajukan pertanyaan atau menjelaskan topik atau masalah tertentu hanya kepada satu orang, jawab langsung, sendirian.
   • Jika ada banyak penerima, tetapi Anda hanya perlu menjawab beberapa dari mereka, pilih kontak yang akan Anda jawab.

7. 
   

   
   Jawab satu untuk mengatakan "terima kasih" hanya jika itu perlu. Yang sangat pendek, yang tidak banyak menambah percakapan, umumnya tidak berguna. Kecuali pengirim telah meminta Anda untuk mengkonfirmasi bahwa Anda telah menerima dan memahami jawabannya dengan "terima kasih" tidak akan berguna dan sering menjengkelkan.

   Dewan: jika pengirim mengirimi Anda permintaan konfirmasi, konfirmasikan penerimaan l dengan mengklik kotak dialog.

8. 
   

   
   Tinjau milik Anda dan pastikan untuk mengirimkannya ke penerima yang tepat. Jika penuh dengan kesalahan ejaan atau tata bahasa, itu akan tampak tidak profesional. Sebelum mengklik "kirim", luangkan waktu sejenak untuk membaca kembali jawaban Anda. Periksa ejaan dan tata bahasa dan pastikan Anda mengirimkannya ke orang yang tepat.
   • Jangan mengandalkan korektor otomatis untuk menemukan kesalahan sekecil apapun!
   • Baca ulang dengan keras sebelum mengirimkannya, sehingga Anda menyadari efek yang dihasilkan.
   • Dalam banyak kasus, aplikasi dan program email secara otomatis melengkapi alamat saat Anda mengetik di bidang "penerima" dan sangat mudah untuk mengirim orang yang salah.