Bagaimana mempersiapkan pertemuan

Isi

• tahap

adalah wiki, yang berarti bahwa banyak artikel ditulis oleh beberapa penulis. Untuk membuat artikel ini, 17 orang, beberapa anonim, berpartisipasi dalam edisi dan peningkatannya dari waktu ke waktu.

Persiapan sangat penting agar sebuah pertemuan menjadi sukses. Rapat juga merupakan bagian penting dari banyak karier, jadi ini bukan bisnis kecil!

tahap

1. Tanyakan pada diri Anda apakah perlu atau tidak. Jika Anda menjadwalkan rapat hanya untuk menyampaikan informasi, jangan buang waktu orang lain. Kirimi mereka memo.
2. Siapkan pendapat. Ini harus mencakup tanggal, waktu, agenda dan lokasi pertemuan. Bagikan pemberitahuan ini kepada peserta cukup waktu sebelumnya.
3. Lampirkan catatan dari pertemuan sebelumnya, jika ada. Ini akan memberi peserta kesempatan untuk mengidentifikasi poin-poin yang tidak mereka pahami atau mereka yang tidak mereka setujui.
4. Letakkan elemen dasar di tempatnya. Atur kursi dan meja sebelum dimulainya pertemuan. Dapatkan kertas dan pena untuk semua orang. Letakkan satu botol air di tengah meja dan gelas di sepanjang meja.
5. Umumkan pembukaan sesi. Ini berarti bahwa orang yang memimpin rapat meminta diam agar rapat dapat dimulai. Tentukan tujuan triwulanan tim.Agenda hari ini adalah daftar topik yang akan Anda bahas, dalam waktu yang telah ditentukan, untuk mencapai tujuan ini. Misalnya: 1) Revisi situasi tujuan kuartal sebelumnya (15 menit), 2) Tour de table untuk saran tujuan (20 menit), 3) Pemilihan 5 tujuan (10 menit).
6. Lewati buku kehadiran. Anda juga dapat menggunakan selembar kertas di awal pertemuan dan mintalah setiap orang yang hadir menjelaskan nama dan tanda mereka. Nama-nama ini akan dimasukkan dalam laporan.
7. Pikirkan tentang laporan itu. Minta sekretaris yang bertanggung jawab atas risalah untuk menjelaskan poin-poin utama pertemuan dan untuk mengetiknya nanti.
8. Tanyakan, di akhir pertemuan resmi, apakah ada yang punya pertanyaan. Ini dikenal sebagai masalah lain-lain. Tentukan tanggal untuk pertemuan berikutnya dan lengkapi ini secara resmi.

nasihat

• Agenda menggambarkan pertemuan dan mencegah kita berbicara terlalu lama tentang topik tertentu.
• Adalah umum untuk membentuk seorang presiden pada Rapat Umum Tahunan. Ketua memimpin rapat, memastikan bahwa agenda diikuti dan hanya satu orang yang berbicara pada satu waktu.
• Jika tidak ada kursi yang ditunjuk, tanyakan apakah ada orang lain yang ingin mengisi peran itu untuk rapat.
• Prinsip yang sama berlaku untuk sekretaris yang bertanggung jawab atas laporan tersebut.
• Penting untuk memiliki akun yang tepat untuk menghindari pertikaian lebih lanjut.
• Instruksi ini terkait dengan pertemuan formal.
• Bahkan dalam konteks pertemuan informal, pertama-tama mengirim pemberitahuan yang menunjukkan waktu dan tanggal pertemuan adalah ide yang bagus. Di tempat kerja, meminta peserta untuk menghadiri pertemuan informal mungkin cukup.

peringatan

• Presiden harus memiliki kepribadian yang kuat untuk memastikan kelancaran pertemuan.