Cara menulis rencana manajemen perubahan

Isi

• tahap
• Metode 1 Tulis rencana untuk mengelola perubahan organisasi
• Metode 2 Lacak perubahan pada proyek

Ada dua jenis rencana manajemen perubahan. Satu membahas dampak perubahan pada suatu organisasi dan memfasilitasi transisi. Yang kedua membantu melacak perubahan pada satu proyek, membuat catatan perubahan produk yang jelas atau ruang lingkup proyek. Rencana ini adalah tentang mengkomunikasikan apa yang perlu dilakukan dengan jelas dan akurat.

tahap

Metode 1 Tulis rencana untuk mengelola perubahan organisasi

1. 
   

   
   Tunjukkan alasan dilakukannya perubahan. Sebutkan faktor-faktor yang menyebabkan keputusan untuk melakukan perubahan, seperti kinerja yang buruk, teknologi baru, atau perubahan dalam misi organisasi.
   • Salah satu pendekatan adalah menggambarkan keadaan bisnis saat ini, dan situasi masa depan yang ingin dibuat oleh rencana ini.

2. 
   

   
   Tentukan sifat dan ruang lingkup perubahan. Jelaskan secara singkat sifat yang diharapkan dari proyek tersebut. Tentukan apakah ini akan memengaruhi posisi, perubahan proses, perubahan kebijakan, atau struktur organisasi. Buat daftar departemen, kelompok kerja, sistem, atau komponen lain yang mungkin perlu penyesuaian.

3. 
   

   
   
   
   Jelaskan dukungan dari para pemangku kepentingan. Buat daftar semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam rencana, misalnya, cabang, kepala misi, pemrakarsa, konsumen atau karyawan yang terkena dampak perubahan. Untuk masing-masing bagian ini, tentukan apakah pemangku kepentingan akan mendukung perubahan yang akan dilakukan.
   • Ingatlah untuk membuat tabel yang dapat menjelaskan informasi ini dengan jelas dan ringkas. Untuk setiap pihak yang terkena dampak, nilai tingkat prioritas (tinggi, sedang atau rendah) dari data berikut: kesadaran, tingkat dukungan, pengaruh.
   • Jika memungkinkan, lakukan wawancara satu lawan satu untuk menilai dukungan pemangku kepentingan.

4. 
   

   
   Siapkan tim. Tim ini akan bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan, mendengarkan berbagai keprihatinan dan memastikan bahwa operasi berlangsung dalam kondisi sebaik mungkin. Pilih orang yang sangat kredibel dalam bisnis dan yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
   • Anda harus menyewa seorang promotor dari manajemen senior. Tekankan bahwa ini akan menjadi pekerjaan aktif untuk mendorong perubahan, bukan hanya untuk menyetujui rencana tersebut.

5. 
   

   
   
   
   Kembangkan pendekatan dengan manajemen. Menerima semua dukungan perusahaan sangat penting untuk keberhasilan operasi. Izinkan semua manajer senior untuk mengomentari perubahan dan berkolaborasi satu sama lain untuk memainkan peran aktif dalam proyek ini.

6. 
   

   
   Buat rencana untuk setiap aktor. Untuk setiap pemangku kepentingan, termasuk mereka yang mendukung proyek, menilai risiko dan masalah yang terlibat. Percayakan tim yang bertanggung jawab untuk menangani masalah ini.

7. 
   

   
   Buat rencana komunikasi. Komunikasi adalah elemen kunci dari proses ini. Sering berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat. Perkuat alasan di balik perubahan yang dibuat dan manfaat yang akan mengalir darinya.
   • Aktor harus menerima komunikasi dua arah satu lawan satu. Pertemuan tatap muka sangat penting.
   • Komunikasi harus berasal dari promotor manajemen kepala sekolah, pengawas langsung setiap karyawan, dan juru bicara lain yang dipercayai oleh para pelaku. Semua komunikasi harus melewati koheren.

8. 
   

   
   Perhatikan resistensi apa pun. Selalu ada penolakan untuk berubah. Ini terjadi pada tingkat individu, dan oleh karena itu, Anda harus berkomunikasi secara pribadi dengan para pemangku kepentingan untuk menemukan penyebab resistensi ini. Perhatikan keluhan sehingga tim manajemen dapat mengatasinya. Kekhawatiran ini biasanya mencakup poin-poin berikut.
   • Tidak ada motivasi, atau tidak ada rasa urgensi.
   • Tidak ada pemahaman tentang situasi keseluruhan atau alasan perlunya perubahan.
   • Kurangnya partisipasi dalam proses.
   • Ketidakpastian tentang stabilitas pekerjaan, peran masa depan, atau persyaratan dan keterampilan yang diperlukan untuk posisi masa depan.
   • Kegagalan manajemen untuk memenuhi harapan terkait implementasi perubahan atau komunikasi.

9. 
   

   
   Ambil rintangannya. Anda harus menanggapi klaim dengan memperkuat komunikasi, atau dengan mengubah strategi. Klaim lain mungkin memerlukan pendekatan pelengkap, yang dapat Anda sertakan dalam rencana Anda atau melakukan outsourcing kepada tim manajemen. Periksa opsi-opsi mana yang terbaik untuk organisasi Anda.
   • Untuk setiap perubahan posisi atau proses, jadikan pelatihan karyawan sebagai prioritas utama.
   • Jika Anda merencanakan masa transisi selancar mungkin, jadwalkan rapat atau tingkatkan manfaat karyawan.
   • Jika para pemangku kepentingan tidak termotivasi, tawarkan mereka insentif.
   • Jika mereka merasa terputus dari proyek, atur pertemuan untuk mengumpulkan umpan balik dan meninjau setiap perubahan pada rencana.

Metode 2 Lacak perubahan pada proyek

1. 
   

   
   Tentukan perannya. Buat daftar peran yang akan ditugaskan untuk masing-masing proyek ini. Jelaskan tanggung jawab dan keterampilan yang diperlukan untuk setiap peran. Paling tidak, mendelegasikan Chef de Mission untuk menerapkan perubahan setiap hari serta promotor untuk melacak semua kemajuan dan membuat keputusan penting.
   • Untuk proyek besar di perusahaan besar, Anda mungkin harus membagi peran antara beberapa orang dengan pengetahuan khusus.

2. 
   

   
   Siapkan komisi kontrol. Proyek TI biasanya mencakup komisi kontrol perubahan yang terdiri dari perwakilan dari masing-masing kelompok pemangku kepentingan. Komisi ini akan bertanggung jawab untuk menyetujui permintaan, alih-alih kepala misi, dan mengkomunikasikan keputusan kepada para pemangku kepentingan. Pendekatan ini sangat cocok untuk proyek-proyek dengan sejumlah pemangku kepentingan dan mungkin memerlukan penilaian ulang tujuan inti secara berkala.

3. 
   

   
   Buat proses untuk menerapkan permintaan. Setelah anggota tim mengidentifikasi kemajuan, bagaimana Anda beralih dari ide ke kenyataan? Jelaskan proses ini di sini, sebagaimana disepakati oleh tim. Berikut ini tampilannya.
   • Anggota tim harus mengisi formulir aplikasi dan mengirimkannya ke Otoritas Proyek.
   • HOM harus memasukkan informasi dari formulir di log permintaan dan memperbarui log ini karena permintaan dianggap atau ditolak.
   • Manajer meminta anggota tim untuk menulis rencana yang lebih spesifik dan memperkirakan upaya yang diperlukan.
   • Kepala misi mengirimkan rencana tersebut kepada promotor untuk kemungkinan adopsi.
   • Perubahan telah dilakukan. Stakeholder sering diberitahu tentang kemajuan.

4. 
   

   
   Buat formulir aplikasi. Data berikut harus dimasukkan dalam formulir dan harus dimasukkan dalam log perubahan.
   • Tanggal permintaan perubahan.
   • Jumlah permintaan yang diberikan oleh manajer proyek.
   • Judul dan deskripsi.
   • Nama, email, dan nomor telepon orang yang mengisi formulir.
   • Prioritas diberikan untuk setiap permintaan (tinggi, sedang atau rendah). Untuk perubahan yang mendesak, Anda mungkin perlu tenggat waktu tertentu.
   • Produk dan nomor versi (untuk proyek TI)

5. 
   

   
   Tambahkan informasi tambahan. Log perubahan juga harus dapat menindaklanjuti keputusan yang diambil dan memonitor implementasi mereka. Selain informasi dari formulir aplikasi, Anda perlu menyediakan ruang untuk:
   • persetujuan atau penolakan aplikasi,
   • tanda tangan orang yang akan menyetujui atau menolak aplikasi,
   • jangka waktu untuk mengimplementasikan perubahan,
   • tanggal di mana perubahan akan berakhir.

6. 
   

   
   Tindak lanjuti keputusan penting Selain log perubahan, proyek dapat mengambil manfaat dari catatan keputusan penting. Pernyataan ini dapat memudahkan Anda dalam jangka panjang, atau membantu melacak proyek yang telah mengalami beberapa perubahan dalam manajemen. File ini juga dapat berfungsi sebagai panduan komunikasi untuk klien atau badan pengelola. Untuk setiap perubahan yang dilakukan tepat waktu, ruang lingkup atau persyaratan proyek, tingkat prioritas atau strategi yang akan diadopsi, termasuk informasi berikut.
   • Pemrakarsa proyek.
   • Tanggal keputusan dibuat.
   • Ringkasan alasan di balik keputusan dan pendekatan yang digunakan untuk mencapainya. Harap sertakan dokumen yang relevan dalam proses.