Cara menulis surat pengesahan

Isi

• tahap
• Bagian 1 Ikuti format yang sesuai
• Bagian 2 Tulis surat itu
• Bagian 3 Finalisasi surat itu

Memperoleh lisensi profesional atau aplikasi untuk masuk ke ujian memerlukan sebagian besar waktu untuk menulis surat pengesahan untuk membuktikan bahwa Anda memenuhi persyaratan yang disyaratkan. Juga, Anda mungkin harus menulis surat untuk mantan kolega atau karyawan yang melamar pekerjaan baru. Korespondensi ini membuktikan bahwa Anda secara pribadi telah menyaksikan sesuatu atau bahwa Anda yakin akan suatu fakta. Sebagai aturan umum, dapat ditulis dalam bentuk surat bisnis resmi.

tahap

Bagian 1 Ikuti format yang sesuai

1. 
   

   
   Gunakan kop surat jika memungkinkan. Jika Anda terutama menulis surat dalam kapasitas profesional, lebih baik menggunakan kop surat perusahaan Anda. Namun, penggunaan yang terakhir untuk menulis surat pribadi tidak dianjurkan.
   • Misalnya, Anda dapat menggunakan kop surat perusahaan Anda untuk menulis surat pengesahan bagi mantan karyawan untuk bersaksi tentang keahlian dan keahliannya.
   • Juga jangan menggunakan kop surat perusahaan untuk surat Anda sendiri jika subjek yang Anda diskusikan tidak memiliki kesamaan dengan pekerjaan Anda di perusahaan.

2. 
   

   
   Pilih font yang dapat dibaca. Untuk surat pengesahan, diinginkan untuk memilih jenis huruf yang lebih formal dan lebih klasik seperti Times New Roman. Selain itu, yang terakhir tersedia di semua perangkat lunak pemrosesan e.
   • Anda juga dapat menggunakan font default Arial atau Helvetica.

3. 
   

   
   
   
   Tentukan tanggal surat Anda. Baris pertama surat pemberitahuan harus dicadangkan untuk tanggal yang Anda tulis. Jika Anda tidak berpikir Anda dapat mengirimkannya melalui pos selama satu atau dua hari, cobalah dalam kasus ini untuk memberi tanggal. Tuliskan bulan dengan huruf penuh alih-alih menggunakan angka.
   • Jika Anda menggunakan templat email profesional dalam perangkat lunak pemrosesan elektronik Anda, Anda mungkin perlu memasukkan tanggal default hari itu.

4. 
   

   
   Masukkan alamat penerima. Masukkan nama lengkap dan judul penerima jika diketahui. Namun, ketika surat Anda ditujukan ke sekolah, perusahaan atau komisi profesional, cukup cantumkan nama lentit.
   • Masukkan alamat dalam format blok jika itu adalah surat profesional, seperti halnya Anda menuliskannya di amplop. Jika Anda menggunakan template dari perangkat lunak e-processing Anda, bidang-bidang e ini sudah akan dikonfigurasi secara default.
   • Pertama-tama tulis nama dan alamat Anda di blok pertama jika Anda tidak menulis surat pada kop surat. Anda kemudian akan menunjukkan nama dan alamat penerima.

5. 
   

   
   
   
   Tunjukkan subjek dari. Objek memberi tahu penerima apa itu.Ini sangat penting jika email Anda tidak ditujukan kepada orang tertentu. Siapa pun yang membukanya harus tahu cara mengirimnya ke penerima.
   • Baris subjek biasanya menjadi alasan Anda menulis surat. Jika Anda menulisnya untuk orang lain, cukup cantumkan namanya sebagai objek. Misalnya, Anda dapat menulis yang berikut ini: "Surat Pengesahan untuk Corine Leroy. "

6. 
   

   
   Buat blok tanda tangan Anda. Lewati beberapa baris untuk memberikan ruang bagi badan surat, lalu lanjutkan dan format bidang tanda tangan Anda. Gunakan formula penutupan sederhana seperti "tulus" lalu turun empat baris, lalu masukkan nama depan dan belakang Anda.
   • Jika Anda berencana untuk melegalisasi salinan asli, penting juga untuk menyertakan blok tanda tangan. Cari di Internet untuk templat blok tanda tangan yang diaktakan.

Bagian 2 Tulis surat itu

1. 
   

   
   Alamat surat kepada orang atau entitas yang sesuai. Biasanya, dalam surat profesional, tidak perlu memulai dengan kata "mahal" dalam sambutan. Untuk melakukan ini, cukup masukkan nama orang atau departemen yang akan menerima surat itu.
   • Misalnya, jika Anda menulis surat untuk menyatakan bahwa Anda telah memenuhi persyaratan untuk melanjutkan pendidikan untuk mendapatkan lisensi, Anda dapat menulis "komisi lisensi" dan kemudian membuat dua poin.
   • Jika memungkinkan, tuliskan nama layanan atau dewan direksi yang bersangkutan, alih-alih menggambarkan "kepada siapa".
   • Jika Anda menulis surat pengesahan untuk orang lain, seperti mantan karyawan, cobalah untuk memanggil penerima dengan nama jika memungkinkan.

2. 
   

   
   Perkenalkan diri Anda jika perlu. Khususnya, jika surat itu ditulis atas nama orang lain, perkenalkan diri Anda pada paragraf pertama. Anda dapat menentukan hubungan Anda dengan penerima dan sertifikasi yang berlaku yang Anda miliki.
   • Sebagai ilustrasi, jika Anda menulis surat ini untuk mantan karyawan, cobalah untuk mulai dengan menjelaskan fungsi Anda di perusahaan dan berapa lama Anda telah mengerjakannya.
   • Jika Anda menulisnya sendiri, nama Anda sudah cukup untuk memperkenalkan Anda. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Saya, Corine Leroy, membuktikan kehadiran saya di seminar akhir pekan di distrik Graslin, yang berlangsung dari 10 hingga 17 Oktober. Untuk surat seperti ini, isi surat biasanya tidak melebihi satu atau dua kalimat.

3. 
   

   
   Identifikasi orang yang Anda tulis surat itu. Jika Anda menulis surat untuk memberikan kesaksian tentang kualifikasi profesional orang lain, Anda harus memberikan namanya segera setelah Anda diperkenalkan. Dimungkinkan juga untuk memasukkan kalimat pertama dan kemudian memperkenalkan diri Anda.
   • Misalnya, jika Anda menulis surat untuk mantan karyawan, Anda dapat menulis ini: "Saya Paul Dubois, presiden Dubois Motors. Saya menulis untuk bersaksi tentang keterampilan mekanik Corine Leroy. "

4. 
   

   
   Berikan fakta atau informasi yang relevan. Dalam isi surat, Anda harus memberikan sebagian besar informasi yang ingin Anda sahkan melalui korespondensi. Tergantung pada alasan Anda, ini mungkin terbatas pada satu kalimat atau beberapa halaman.
   • Tetap berpegang pada fakta dan menulis sejelas dan setepat mungkin menggunakan nada punchy.

5. 
   

   
   Buat pernyataan jika Anda sendiri yang menulis surat. Misalkan Anda menulis surat kepada entitas atau organisasi untuk membuktikan sesuatu tentang Anda. Anda harus mengakhiri dengan pernyataan bahwa semua konten adalah benar dan akurat sejauh yang Anda tahu.
   • Sebagai contoh, kesimpulan Anda mungkin terlihat seperti ini: "Dengan tanda tangan saya di bawah ini, saya menyatakan bahwa semua informasi yang diberikan di atas adalah, setahu saya, benar dan benar. "
   • Kalimat semacam ini sangat penting jika Anda berencana untuk melegalisasi surat setelah penandatanganan.

Bagian 3 Finalisasi surat itu

1. 
   

   
   Baca dengan cermat. Ejaan dan tata bahasa dalam surat pengesahan dapat berdampak pada penerimaannya. Jika ada banyak kesalahan ketik dan kesalahan, penerima mungkin tidak menganggap Anda serius.
   • Periksa juga informasi Anda. Menerapkan tanda tangan pada surat meninggalkan keaslian semua konten. Pastikan Anda memiliki nomor tertulis, tanggal dan nomor lainnya.

2. 
   

   
   Mencetaknya. Jika Anda akan mengirimnya melalui pos, cetak di atas kertas kop surat atau kertas berkualitas tinggi. Harap jangan menggunakan kertas fotokopi biasa karena tidak memberikan kesan yang baik. Jika Anda tidak memiliki kertas berkualitas baik, beli saja paket kecil di toko buku setempat.
   • Pastikan surat dicetak dengan benar dan marginnya memadai. Setidaknya ada margin 2,5 cm di setiap sisi.
   • Jika Anda memiliki beberapa halaman, jangan lupa untuk memberi nomor. Penggunaan format digital akan membantu penerima untuk mengonfirmasi bahwa ia memiliki semua halaman.

3. 
   

   
   Tanda tangani surat di hadapan notaris, jika memungkinkan. Tidak selalu perlu untuk mengotentikasi surat pengesahan, karena dalam banyak kasus, tanda tangan saja sudah cukup. Hubungi penerima untuk mengetahui apakah legalisasi diperlukan.
   • Otentikasi yang disahkan seringkali diperlukan jika surat itu memiliki signifikansi hukum. Misalkan Anda ingin mengirimkan surat pengesahan untuk menyatakan bahwa Anda telah memenuhi persyaratan untuk mendapatkan gelar sarjana. Dalam hal ini, salinan yang dilegalisir mungkin diperlukan.

4. 
   

   
   Kirim email Anda ke penerima. Hubungi mereka untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana mereka ingin menerima surat Anda. Untuk dokumen resmi semacam itu, disarankan untuk mengirimkannya melalui pos jika memungkinkan. Namun, beberapa penerima lebih suka mengirim melalui email atau faks.
   • Jika Anda mengirimnya melalui email, cetak dan tandatangani terlebih dahulu. Kemudian, pindai salinan asli sehingga Anda dapat melampirkan file PDF dari surat yang ditandatangani.