Cara menulis surat konfirmasi

Isi

• tahap
• Bagian 1 Tulis surat konfirmasi
• Bagian 2 Baca kembali surat konfirmasi

Surat konfirmasi adalah surat yang dikirim untuk mengkonfirmasi rincian, seperti perjanjian lisan, janji temu dan wawancara kerja. Itu juga dapat mengkonfirmasi reservasi atau pengaturan perjalanan, menanggapi undangan atau menerima berbagai barang atau layanan. Itu harus singkat dan mudah ditulis dalam format sederhana.

tahap

Bagian 1 Tulis surat konfirmasi

1. 
   

   
   Gunakan huruf dengan tajuk. Surat konfirmasi harus ditulis pada kop surat jika menyangkut masalah profesional. Ini memberi mereka aspek yang lebih formal dan menjadikannya dokumen bisnis resmi. Tepat di atas salam, tambahkan nama lengkap dan alamat penerima surat. Ini termasuk nama orang yang Anda tuju, judul yang tepat, departemen tempat mereka berada, atau perusahaan tempat mereka bekerja, serta alamat bisnis mereka.
   • Jika itu adalah topik pribadi atau Anda merespons perusahaan secara pribadi, gunakan format yang benar. Tuliskan alamat Anda di kiri atas dan tanggal di kanan atas. Lewati satu baris, lalu tuliskan surat alamat penerima di bawah tanggal.

2. 
   

   
   
   
   Mulailah dengan salam yang sesuai. Ketika Anda mengirim surat konfirmasi, Anda harus menggunakan salam dan nama serta judul orang tersebut. Format yang diterima secara umum adalah "Dear Mr., Mrs., Miss, Dr." diikuti dengan nama belakang orang tersebut.
   • Jangan memanggil seorang wanita "Mrs." kecuali Anda tahu siapa yang sudah menikah.
   • Jika Anda menulis surat konfirmasi yang lebih informal dan lebih pribadi, Anda dapat menggunakan nama depan orang tersebut.

3. 
   

   
   Konfirmasikan rincian perjanjian dalam paragraf pertama. Dapatkan inti dari masalah ini. Tidak ada gunanya menambahkan informasi pengantar atau kesopanan. Gunakan paragraf pertama untuk menjabarkan detail dari apa yang Anda konfirmasikan. Itu bisa berupa tanggal, waktu, dan tempat. Lebih spesifik.
   • Berikut adalah beberapa cara umum untuk memulai paragraf ini: "Saya menulis untuk mengonfirmasi ...", "Saya ingin mengonfirmasi ..." atau "Surat ini mengonfirmasi ..."
   • Jika Anda mengirim konfirmasi penerimaan objek, katakan demikian di paragraf pertama. Spesifik dengan membuat daftar item, jumlah dan jumlah pesanan. Mulailah paragraf dengan menulis: "Saya senang mengonfirmasi" atau "Saya menerimanya dengan senang hati".

4. 
   

   
   
   
   Tentukan detail lainnya. Baik dalam paragraf yang sama atau dalam paragraf pendek kedua, sebutkan detail lain yang mungkin relevan. Mungkin perjanjian moneter, syarat dan ketentuan atau apa pun yang perlu dikonfirmasi. Detail-detail ini juga bisa menjadi tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus atau yang masih harus diselesaikan.
   • Anda harus selalu mengingat syarat dan ketentuan yang telah Anda setujui untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman. Melakukan ini juga membantu memperjelas apa yang diharapkan dari Anda.
   • Jika Anda ingin seseorang bertanggung jawab atas suatu tugas, sarankan agar Anda mengonfirmasikannya saat perjanjian selesai. Anda dapat menunjukkan bahwa Anda perlu dikonfirmasi secara tertulis, melalui telepon atau email.
   • Surat konfirmasi tidak hanya digunakan untuk mengonfirmasi janji temu, perjanjian atau penerimaan objek: mereka juga jejak tertulis. Mereka adalah dokumen yang ditujukan untuk kedua pihak dan berfungsi sebagai bukti korespondensi. Mereka membantu menutupi kedua belah pihak jika ada masalah atau kesalahpahaman.

5. 
   

   
   Mintalah tindak lanjut jika Anda membutuhkannya. Paragraf terakhir harus menyertakan garis yang mendorong penerima untuk menghubungi Anda jika perlu. Katakan padanya untuk menunjukkan masalah, seperti permintaan klarifikasi, kesalahpahaman atau masalah.
   • Berikut ini beberapa contoh untuk ditulis: "Mohon informasikan jika Anda memerlukan informasi tambahan ..." atau "Silakan jawab jika Anda memiliki sesuatu untuk ditambahkan ..."

6. 
   

   
   Akhiri surat itu dengan ucapan terima kasih. Pastikan Anda menyelesaikannya dengan benar. Gunakan istilah seperti "Hormat," "Terima kasih," "Salam," atau "Hormat." Tambahkan nama Anda dan tandatangani di bawah ini. Gunakan nama lengkap Anda untuk surat profesional.

Bagian 2 Baca kembali surat konfirmasi

1. 
   

   
   Tinjau surat Anda. Sebelum mengirimnya dengan dokumen resmi, meskipun bersifat pribadi, Anda harus membacanya lagi. Ini sangat penting jika terkait dengan perjanjian profesional. Cari salah eja, jika ada kata yang hilang, jika ada kesalahan sintaksis, kesalahan tanda baca atau masalah lainnya.
   • Mengirim surat tanpa cacat menyajikan Anda sebagai orang yang bertanggung jawab dan profesional yang memiliki mata untuk detail.

2. 
   

   
   Gunakan kertas yang tepat dan printer berkualitas. Saat Anda mencetak surat, gunakan materi perusahaan Anda, termasuk kop surat. Jika Anda bukan milik perusahaan dan tidak memiliki bahan, cetak surat Anda di atas kertas berkualitas baik. Pastikan untuk mencetak pada printer yang tidak akan kehabisan tinta atau toner.
   • Cetak selalu surat konfirmasi Anda jika Anda tidak mengirimnya melalui email. Anda tidak boleh menulis surat profesional dengan tangan.

3. 
   

   
   Gunakan font dan margin standar. Saat menulis surat resmi, gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial. Font harus berukuran 12, tidak tebal, miring atau disorot. Margin harus berukuran 2,5 cm di setiap sisi.
   • Untuk surat resmi, Anda harus menggunakan pemformatan. Ini berarti bahwa surat itu harus memiliki spasi satu baris, bahwa Anda harus melompat ke garis antara setiap paragraf dan tidak meletakkan dalinéa.

4. 
   

   
   Bersikap singkat dan langsung. Surat konfirmasi adalah surat pendek. Anda harus ringkas dan menghapus kata, frasa, dan informasi yang tidak perlu. Konten harus benar-benar memperhatikan detail yang Anda konfirmasikan.

5. 
   

   
   Pertahankan nada profesional. Sebagian besar surat konfirmasi bersifat singkat, sehingga nada suaranya sangat resmi dan tidak pribadi. Ini membantu untuk tetap fokus pada detail yang dikonfirmasi dan menghilangkan kesopanan yang tidak perlu.
   • Jika Anda menulis surat konfirmasi pribadi, surat kepada seorang kenalan atau seseorang dengan siapa Anda memiliki hubungan yang kurang formal, Anda dapat mempersonalisasikannya sedikit lebih. Namun, jika Anda ragu, tetaplah menggunakan protokol.
   • Bahkan jika surat Anda harus tetap resmi, Anda dapat menunjukkan rasa terima kasih atau antusiasme Anda. Misalnya, jika Anda telah dipanggil untuk wawancara kerja, Anda dapat menjawab dan mengatakan, "Saya menghargai Anda memberi saya kesempatan untuk diwawancarai untuk pekerjaan ini ..." atau "Saya benar-benar menantikan wawancara ini ..."

6. 
   

   
   Ketahui kapan harus mengirim surat Anda. Ada banyak alasan mengapa Anda dapat mengirim surat konfirmasi. Mengonfirmasi tanggal rapat, rapat, wawancara, konferensi, atau acara lainnya adalah alasan umum. Berikut adalah beberapa situasi umum di mana Anda dapat mengirim satu:
   • ketika Anda menawarkan pekerjaan
   • ketika Anda menerima pekerjaan
   • ketika Anda menerima pesanan
   • ketika Anda menerima status posisi Anda
   • selama pengaturan perjalanan
   • ketika Anda memberi izin
   • ketika Anda membuktikan kehadiran