Cara menyusun prosedur operasi permanen

Isi

• tahap
• Bagian 1 Memformat POP
• Bagian 2 Tulis POP
• Bagian 3 Memastikan akurasi dan keberhasilan POP

Prosedur operasional permanen (POP) adalah dokumen yang menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti untuk melakukan tugas yang diberikan. POP yang ada perlu diubah dan diperbarui dan dalam beberapa kasus Anda harus menulis prosedur yang sama sekali berbeda. Ini sepertinya membosankan, tetapi sebenarnya ini hanya masalah membuat daftar periksa terperinci.

tahap

Bagian 1 Memformat POP

1. Pilih presentasi Anda. Tidak ada cara yang baik atau buruk untuk menulis POP. Namun, Anda dapat membaca POP dari perusahaan Anda untuk mendapatkan ide tentang presentasi yang diterapkan. Jika Anda bisa, gunakan POP yang ada sebagai templat, jika tidak Anda punya pilihan alternatif.
   • Presentasi sederhana dengan langkah-langkah. Presentasi ini cocok untuk prosedur biasa pendek dan langsung yang memiliki hasil yang dapat diprediksi dalam jumlah terbatas. Selain dari dokumentasi dan pedoman keamanan yang diperlukan, itu sebenarnya adalah daftar kalimat sederhana yang menginformasikan pembaca tentang apa yang harus dilakukan.
   • Presentasi hierarkis secara bertahap. Presentasi ini digunakan untuk prosedur panjang yang berisi lebih dari sepuluh langkah dan yang membutuhkan pengambilan keputusan, pengetahuan tentang terminologi dan klarifikasi poin-poin tertentu. Dalam praktiknya, ini adalah daftar yang berisi langkah-langkah utama dan langkah-langkah sekunder yang diatur dalam urutan tertentu.
   • Presentasi dalam bentuk bagan. Ini adalah pilihan terbaik Anda jika prosedurnya sangat kompleks dengan hasil yang hampir tidak terbatas jumlahnya. Namun, Anda harus mengadopsi presentasi ini jika kesimpulan tidak dapat diprediksi secara sistematis.

2. 
   

   
   
   
   Pikirkan pembaca Anda. Sebelum menulis POP Anda, Anda harus mempertimbangkan tiga faktor utama.
   • Pengetahuan pembaca sebelumnya. Apakah mereka tahu organisasi dan prosedur Anda? Apakah mereka akrab dengan terminologi? Anda harus menyesuaikan kosakata Anda dengan pengetahuan dan pengalaman pembaca Anda.
   • Keterampilan bahasa pembaca Anda. Apakah Anda percaya bahwa pembaca yang tidak tahu istilah yang Anda gunakan dapat "membaca" POP Anda? Jika pertanyaan ini merupakan masalah, pertimbangkan untuk menyertakan beberapa ilustrasi dan diagram beranotasi.
   • Pentingnya audiens Anda. Jika beberapa pembicara dengan posisi berbeda membaca POP Anda secara bersamaan, pertimbangkan untuk mendesain dokumen Anda dengan cara dialog permainan: pembicara pertama melakukan suatu tindakan, maka pembicara kedua memasuki daftar dan sebagainya pada. Dengan cara ini, setiap pembicara akan melihat bagaimana ia membentuk roda yang diperlukan untuk memfungsikan mesin yang diminyaki dengan baik.

3. 
   

   
   
   
   Memperhatikan anda keterampilan. Akhirnya, pertanyaannya adalah: apakah Anda orang yang tepat untuk menulis dokumen ini? Bisakah Anda mengidentifikasi implikasi prosedur dan masalah yang mungkin timbul dari penerapannya? Bagaimana Anda akan membuat prosedur ini aman? Jika Anda memiliki keraguan tentang bagaimana menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda sebaiknya tidak menulis dokumen dan membiarkan orang lain melakukannya. POP yang ditulis dengan buruk atau lebih buruk dengan kesalahan akan menghasilkan produktivitas yang lebih rendah dan menyebabkan kegagalan organisasi. Selain itu, itu akan merusak keselamatan dan berdampak negatif pada sejumlah faktor, mulai dari kohesi tim Anda hingga lingkungan. Singkatnya, hindari mengambil risiko menulis dokumen.
   • Jika Anda telah diperintahkan untuk menulis prosedur dan merasa berkewajiban untuk melakukannya, jangan ragu untuk meminta bantuan dari mereka yang menerapkannya setiap hari. Untuk mengembangkan POP Anda, Anda biasanya harus melakukan wawancara dengan orang-orang yang tertarik.

4. 
   

   
   Pilih formulir singkat atau formulir terperinci untuk POP Anda. Anda dapat memilih formulir yang disingkat, jika Anda menulis atau memperbarui POP untuk orang-orang yang terbiasa dengan protokol dan terminologi dan yang dapat puas dengan dokumen yang ringkas dan tajam, seperti daftar periksa .
   • Terlepas dari tujuan utama prosedur dan informasi yang relevan, tanggal, penulis, identifikasi (ID #), dll., Dokumen Anda akan terlihat seperti daftar kecil langkah-langkah yang harus diikuti. Lakukan ini jika Anda tidak perlu klarifikasi atau klarifikasi.

5. 
   

   
   Ingat tujuan POP Anda. Jelas bahwa Anda berada di hadapan prosedur berulang dalam aplikasi dalam perusahaan Anda. Tetapi apakah ada alasan yang membenarkan kegunaan POP Anda? Apakah Anda harus menekankan keamanan? Apa ketentuan untuk kepatuhan? Apakah ini untuk tujuan pelatihan atau ditujukan untuk penggunaan sehari-hari? Berikut adalah beberapa argumen untuk membenarkan kegunaan POP Anda untuk kesuksesan tim Anda:
   • memastikan kepatuhan dengan standar;
   • memaksimalkan persyaratan produksi;
   • menjamin tidak adanya dampak lingkungan yang negatif;
   • memastikan keamanan;
   • menjamin penghormatan tenggat waktu;
   • mencegah cacat produksi;
   • berfungsi sebagai media pelatihan.
     • Jika Anda memiliki ide yang jelas tentang elemen yang akan disorot dalam prosedur Anda, Anda dapat menulisnya dengan lebih mudah dengan menyusunnya di sekitar elemen-elemen ini. Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat seberapa penting POP Anda.

Bagian 2 Tulis POP

1. 
   

   
   Menghasilkan elemen yang diperlukan. Secara umum dan secara bebas isi prosedur itu sendiri, POP mencakup 4 elemen.
   • Halaman judul. Halaman ini mencakup judul prosedur, nomor identifikasi POP, tanggal publikasi atau revisi, nama agensi, divisi atau cabang yang akan menerapkan POPs. tanda tangan dari mereka yang mengembangkan dan menyetujui POPs. Anda dapat menyajikan informasi ini sesuai keinginan, asalkan presentasi Anda jelas dan dapat dibaca.
   • Ringkasannya. Secara umum, ringkasan berguna untuk dokumen yang cukup panjang. Perannya adalah untuk memfasilitasi konsultasi prosedur Anda dan untuk memberikan gambaran tentang isinya.
   • Asuransi dan kontrol kualitas. Suatu prosedur hanya benar jika dapat dikontrol. Sertakan alat dan detail yang diperlukan untuk memungkinkan pembaca memastikan bahwa ia telah mencapai hasil yang diinginkan. Anda mungkin perlu melampirkan dokumen lain, seperti spesimen evaluasi kinerja.
   • Referensi. Jangan lupa untuk memasukkan daftar referensi penting, termasuk yang Anda sebutkan dalam prosedur Anda. Jika Anda merujuk pada prosedur lain, pastikan untuk memasukkan informasi yang diperlukan dalam lampiran.
     • Periksa apakah organisasi Anda tidak memiliki protokol yang berbeda dari yang Anda gunakan. Jika ada prosedur lain yang dapat Anda rujuk, jangan memperhitungkan struktur yang diusulkan di sini dan alih-alih mengadopsi apa yang sudah ada.

2. 
   

   
   Pastikan untuk membahas poin-poin berikut mengenai prosedur itu sendiri.
   • Ruang lingkup dan luasnya prosedur. Dengan kata lain, jelaskan tujuan prosedur, batasannya dan bagaimana cara mengimplementasikannya. Termasuk standar yang relevan, persyaratan peraturan, peran dan tanggung jawab serta item input dan output.
   • Metodologi dan prosedur. Ini adalah tubuh subjek Anda. Daftar semua langkah dengan bahan dan detail yang diperlukan. Memproses urutan prosedur dan faktor keputusan. Kembangkan "analisis hipotesis" dan kemungkinan interaksi atau masalah keamanan yang terkait dengan tujuan prosedur Anda.
   • Klarifikasi terminologi. Jelaskan akronim, singkatan dan semua ekspresi yang tidak umum digunakan.
   • Peringatan terkait kesehatan dan keselamatan. Cadangan bagian untuk barang-barang ini yang harus juga disebutkan pada langkah-langkah yang sesuai. Cadangan waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan bagian ini dengan cara yang tepat.
   • Peralatan dan persediaan. Buatlah daftar peralatan yang dibutuhkan, kapan menggunakannya, di mana menemukannya, standar peralatan, dan sebagainya.
   • Kewaspadaan dan intervensi. Ini pada dasarnya adalah bagian pemecahan masalah. Tentukan kemungkinan kerusakan dan cara memperbaikinya serta faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kualitas produk akhir.
     • Perlakukan setiap pertanyaan di bagian terpisah, biasanya ditandai dengan angka atau huruf. Teknik ini memfasilitasi konsultasi dan memungkinkan Anda untuk memiliki POP yang ringkas dan disajikan dengan jelas.
     • Bagian ini tidak bisa lengkap karena hanya puncak gunung es. Organisasi Anda dapat memberi tahu Anda pertanyaan lain untuk dibahas.

3. 
   

   
   Tulis POP Anda secara ringkas dan jelas. Mungkin, audiens Anda tidak akan membaca dokumen Anda untuk hiburan. Jadi, singkat dan jelas, jika tidak, pembaca Anda akan kesulitan menjaga fokus mereka untuk benar-benar membaca POP Anda. Secara umum, gunakan kalimat sesingkat mungkin.
   • Ini dia buruk contoh : "Pastikan untuk menghilangkan semua debu dari sel udara sebelum mulai menggunakannya. "
   • Ini dia baik contoh : "Bersihkan sel ventilasi sebelum digunakan. "
   • Secara umum, jangan gunakan orang keduakarena mereka adalah kalimat imperatif. Tulis dengan suara aktif dan mulai kalimat Anda dengan kata kerja aksi.

4. 
   

   
   Minta staf yang relevan untuk menjelaskan bagaimana melakukan tugas jika dibutuhkan. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menulis POP yang sama sekali salah karena Anda akan membahayakan keselamatan tim Anda, efektivitasnya, dan Anda akan membuang waktu. Selain itu, kolega Anda akan kesal, karena Anda tampaknya tidak akan memperlakukan masalah ini dengan serius. Ajukan pertanyaan jika Anda harus! Anda ingin melakukan hal yang benar, bukan?
   • Tentu saja, ketika Anda tidak tahu sesuatu, ajukan pertanyaan pada kolega Anda untuk mencakup semua peran dan tanggung jawab. Seorang anggota tim mungkin enggan untuk mengikuti standar prosedur atau yang lain mungkin hanya peduli dengan bagian dari tindakan.

5. 
   

   
   Masukkan diagram dan ilustrasi untuk membagi e Anda saat itu sangat padat. Fasilitasi membaca dan memahami langkah-langkah kompleks dengan menambahkan diagram atau sketsa. Ini membuat membaca lebih mudah dan memungkinkan Anda untuk berhenti sebelum mencoba memahami seluruh pertanyaan. Sehingga karya Anda akan terlihat lebih lengkap dan ditulis dengan lebih baik.
   • Hindari membebani POP Anda dengan diagram. Masukkan mereka hanya jika perlu atau ketika Anda mencoba mengatasi kesulitan bahasa.

6. 
   

   
   Pastikan untuk menyertakan tanda perubahan pada setiap halaman. Mungkin, POP Anda adalah bagian dari serangkaian prosedur dan organisasi Anda mengelola database yang berisi katalog dan sistem referensi dokumen. Karena POP Anda adalah bagian dari sistem ini, Anda perlu menetapkan beberapa jenis kode untuk memudahkan identifikasi. Dan di situlah tanda perubahan yang dimaksud menjadi berguna.
   • Anda harus menetapkan judul atau nomor ID (ID #) untuk setiap halaman, nomor revisi, tanggal, nomor halaman (halaman 66 dari 666). Di sebagian besar presentasi yang sedang digunakan, informasi ini ditempatkan di sudut kanan atas halaman. Bergantung pada pilihan organisasi Anda, Anda mungkin tidak perlu menunjukkan informasi ini dalam catatan kaki atau sebaliknya.

Bagian 3 Memastikan akurasi dan keberhasilan POP

1. 
   

   
   Tes prosedurnya. Jika Anda ragu untuk menguji POP Anda, itu karena Anda belum menulisnya dengan cukup hati-hati. Tanya seseorang yang punya pengetahuan yang terbatas tentang masalah ini atau ke pembaca normal untuk menerapkan POP Anda. Apa masalah yang dihadapi? Jika prosedur Anda cacat, cobalah untuk memperbaikinya dan lakukan perbaikan yang diperlukan.
   • Sangat diinginkan untuk meminta beberapa orang untuk mencoba POP Anda. Individu yang berbeda akan memiliki masalah yang berbeda, yang akan memungkinkan Anda memberikan beberapa jawaban yang bermanfaat.
   • Pastikan memiliki prosedur yang diuji oleh seseorang yang belum pernah menerapkannya. Orang yang sudah menerapkan prosedur akan menggunakan mereka memiliki pengetahuan sendiri untuk melakukan tugas yang diminta alih-alih mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam dokumen Anda.

2. 
   

   
   Tanyakan orang-orang yang menerapkan prosedur untuk meninjau dokumen Anda dan memberikan pendapat mereka. Pada akhirnya, pendapat atasan Anda tidak penting dan pendapat penggunalah yang penting. Jadi, sebelum memberikan dokumen Anda kepada atasan Anda, perlihatkan kepada mereka yang benar-benar melakukan pekerjaan itu. Apa yang kamu pikirkanmereka ?
   • Melibatkan mereka akan melibatkan mereka dalam proses dan mendorong mereka untuk menerima POP Anda. Mungkin mereka akan memberi Anda ide-ide hebat!

3. 
   

   
   Mintalah staf Anda meninjau POP Anda dan tim yang mengerjakan jaminan kualitas di perusahaan Anda. Setelah tim memberikan lampu hijau, teruskan dokumen itu ke staf Anda. Mereka mungkin akan memiliki sedikit untuk ditambahkan ke konten itu sendiri, tetapi mereka akan memeriksa kepatuhan dengan standar presentasi dan menarik perhatian Anda pada kemungkinan pengawasan Anda. Mereka juga akan memastikan bahwa POP Anda mematuhi protokol dan persyaratan untuk penerimaannya dalam sistem.
   • Kirim POP Anda untuk persetujuan menggunakan sistem manajemen dokumen untuk memastikan keterlacakan audit persetujuan. Prosedur ini bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Biasanya Anda harus melakukan sesuatu sesuai dengan pedoman dan aturan.
   • Tanda tangan wajib dan sebagian besar organisasi tidak memiliki masalah menerima tanda tangan elektronik.

4. 
   

   
   Mulai terapkan POP Anda segera setelah disetujui. Ini mungkin memerlukan pelatihan untuk staf yang terlibat, seperti sesi pelatihan di tempat atau pelatihan online, atau hanya tampilan di seluruh lokasi perusahaan. Bagaimanapun, lakukan apa yang perlu Anda lakukan. Anda bekerja karena alasan itu. Sudah waktunya bagi semua orang untuk mengenali prestasi Anda.
   • Pastikan POP Anda selalu terbarui. Jika sudah usang, perbarui. Dokumentasikan, dapatkan persetujuan ulang, dan sebarkan kembali POP Anda sesuai kebutuhan, karena keselamatan, produktivitas, dan kesuksesan tim Anda bergantung padanya.

• Periksa kejelasan dokumen Anda. Pastikan dokumen Anda tidak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Perlihatkan prosedur kepada seseorang yang tidak tahu pertanyaannya dan minta dia menjelaskannya kepada Anda. Anda akan sangat terkejut dengan hasilnya.
• Berhati-hatilah untuk melibatkan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa prosedur tertulis sesuai dengan prosedur aktual.
• Masukkan diagram dan ilustrasi untuk membantu pembaca memahami prosedur.
• Minta seseorang memeriksa dokumen Anda sebelum mengirimkannya untuk persetujuan.
• Gunakan kosakata sederhana untuk menjelaskan langkah-langkahnya.
• Pastikan indeks revisi cocok dengan versi dokumen saat ini.
• Sebelum Anda mulai, verifikasi bahwa prosedur yang akan Anda kerjakan tidak memiliki POP yang ada. Jika ada dokumen seperti itu, Anda bisa memodifikasinya. Jangan lupa untuk melampirkan dokumentasi yang diperlukan ke versi baru POP Anda.