Cara menulis surat pengantar untuk pendidikan universitas

Isi

• tahap
• Bagian 1 Brainstorm
• Bagian 2 Mulai proses penulisan
• Bagian 3 Penataan surat
• Bagian 4 Menulis surat yang keras

Surat motivasi (atau surat dukungan) di atas semua jenis dokumen yang melengkapi curriculum vitae, dikirim ke perekrut untuk menginformasikan kepadanya tentang kesediaan kandidat untuk bekerja dengannya. Namun, itu juga dapat menyertai file aplikasi ketika Anda ingin diterima di program pascasarjana atau beasiswa. Ketika ditulis dengan baik, dokumen ini memberikan informasi penting tentang kandidat, harus ditulis dengan cara yang kreatif dan bijaksana. Karena bagian dari proses aplikasi ini sangat penting, Anda harus menulis dan menyempurnakan surat itu dengan seksama sebelum mengirimkannya.

tahap

Bagian 1 Brainstorm

1. 
   

   
   Buat catatan. Selama proses brainstorming, tulis beberapa catatan penting untuk dikonsultasikan ketika menulis surat. Perhatikan detail primer dan sekunder, apakah Anda menggunakannya dalam surat pengantar atau tidak.

2. 
   

   
   Lakukan penelitian tentang universitas dan kurikulumnya. Baca semua dokumentasi cetak atau digital yang disediakan oleh universitas dan pastikan untuk memeriksa situs webnya. Berikan perhatian khusus pada kriteria penerimaan program yang ingin Anda ikuti.
   • Secara umum, universitas menggambarkan kualifikasi yang mereka harapkan dari kandidat yang berbeda. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menyesuaikan surat pengantar dengan institusi tempat Anda ingin mendaftar.
   • Misalnya, jika universitas terlibat dalam banyak penyebab kemanusiaan terkait dengan tema program, Anda dapat lebih menekankan pada kepentingan kemanusiaan Anda sendiri. Di sisi lain, jika kriteria penerimaan terbatas hanya untuk akademisi, Anda harus fokus pada aspirasi dan pengalaman akademik Anda.

3. 
   

   
   
   
   Tanyakan pada diri sendiri mengapa Anda adalah kandidat yang ideal. Panitia Penerimaan program akan ingin tahu mengapa harus memilih Anda daripada orang lain. Namun, sebelum memberikan jawaban Anda, Anda harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan ini.
   • Pikirkan karier universitas Anda sejauh ini. Pikirkan tentang kursus, guru, dan pengaruh yang membuat Anda memilih jalur akademis Anda saat ini dan menentukan arah karier Anda.
   • Pikirkan mengapa Anda memilih sekolah ini dan program ini. Pertimbangkan semua motivasi Anda, baik pribadi maupun profesional.

Bagian 2 Mulai proses penulisan

1. 
   

   
   Kembangkan rencana surat itu. Kumpulkan semua catatan Anda dan cobalah mengaturnya dalam garis besar. Rencana Anda harus mencakup bagian terpisah untuk pengantar, pengembangan, dan kata penutup Anda.
   • Jika Anda tidak tahu cara menyusun surat, pertimbangkan untuk mengklasifikasikan catatan Anda dalam bagan atau struktur yang serupa. Tujuan langkah ini adalah mengatur ide-ide Anda yang tidak terstruktur.

2. 
   

   
   
   
   Tulis suratnya. Setelah mengatur ide-ide Anda, Anda harus mulai menulis draf pertama surat Anda. Ingatlah bahwa ini hanyalah konsep kasar: Anda harus melakukan modifikasi untuk memperbaikinya sebelum mengirimnya.
   • Masukkan semua ide yang menurut Anda relevan dan gambarkan dengan detail sensorik sebanyak mungkin. Meskipun Anda mungkin memiliki terlalu banyak informasi, Anda akan memiliki kebebasan untuk menghapus ide-ide yang tidak relevan selama fase replay.
   • Tinjau catatan informal Anda dan rencana formal Anda untuk bagian dari proses ini. Perhatikan juga bahwa Anda harus mengikuti pedoman di bagian ketiga artikel ini.

3. 
   

   
   Baca lagi surat itu beberapa hari kemudian. Setelah menyelesaikan draf pertama, ambil setidaknya satu atau dua hari istirahat sebelum berpikir untuk memodifikasi surat.
   • Paling tidak, Anda harus memperhatikan tata bahasa dan struktur surat Anda.
   • Dan yang lebih penting, Anda juga harus memeriksa ulang surat Anda untuk memastikan keakuratan dan konsistensinya. Fakta harus benar, idenya harus orisinal, dan nadanya harus profesional.

4. 
   

   
   Carilah kritik yang membangun. Langkah ini tidak penting, tetapi dapat bermanfaat untuk mendapatkan pendapat eksternal dari orang-orang yang berkualifikasi termasuk guru dan kolega yang mengikuti kursus yang sama dengan Anda.
   • Idealnya, Anda harus mencoba menghubungi seseorang yang sudah terdaftar dalam program yang Anda lamar. Orang ini akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang harapan universitas.

5. 
   

   
   Merevisi surat sesuai kebutuhan. Tinjau surat motivasi dari sudut pandang kritis (milik Anda dan orang lain). Jangan takut untuk menulis ulang beberapa kali sampai ditulis dengan baik.
   • Hapus ide atau kata-kata yang berlebihan, serta informasi yang tidak berhubungan langsung dengan ide inti surat itu. Rata-rata, surat pengantar hanya memiliki satu halaman penuh, semua halaman tambahan umumnya dianggap tidak perlu dan usang.
   • Namun demikian, beberapa universitas mungkin meminta pelamar untuk mengirimkan surat yang lebih panjang, dengan dua atau tiga halaman. Cara terbaik adalah membaca formulir aplikasi atau pedoman program untuk menemukan detail ini. Jika Anda tidak dapat menemukan apa pun, yang terbaik adalah tetap berpegang pada satu halaman.
   • Pastikan Anda meletakkan ide-ide paling penting di awal surat Anda dan menyusun ulang konten sebanyak yang diperlukan untuk memberikan kemudahan.

Bagian 3 Penataan surat

1. 
   

   
   Alamat surat itu setepat mungkin. Jika Anda tahu nama orang yang mempelajari formulir penerimaan di universitas, lebih baik mengiriminya surat dengan nama.
   • Jika Anda tidak dapat menemukan nama orang ini, Anda setidaknya harus mencoba untuk mengarahkan pembaca sesuai dengan posisinya. Berikut ini beberapa contohnya:
     • Penasihat penerimaan yang terhormat;
     • Komite Penerimaan yang Terhormat;
     • direktur penerimaan sayang.
   • Gunakan hanya formulir sambutan umum (Kepada siapa, Dear Sir dan Madam) jika Anda tidak punya pilihan lain.

2. 
   

   
   Nyatakan tujuan yang jelas. Paragraf pertama surat pengantar harus merangkum semua kontennya dan memberi pembaca gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan.
   • Paragraf pertama ini harus berisi hanya satu hingga tiga kalimat, di mana Anda harus menunjukkan secara tidak langsung bahwa Anda mengirimkan surat pengantar untuk program yang Anda pilih.
   • Kalimat pengantar Anda mungkin terlihat seperti contoh ini: "Saya menulis surat ini untuk menyatakan minat saya pada program ABC Universitas XYZ. "

3. 
   

   
   Ringkas alasan Anda. Dalam isi surat itu, Anda harus memberi tahu dewan penerimaan mengapa Anda percaya universitas ini dan programnya adalah aset terbaik Anda. Anda juga harus menjelaskan mengapa dewan harus menerima Anda daripada kandidat potensial lainnya.
   • Lihat catatan yang Anda buat tentang motivasi dan kualifikasi Anda.
   • Jelaskan mengapa Anda adalah kandidat yang ideal. Cobalah untuk menggambarkan pengalaman akademis dan profesional masa lalu Anda dalam program yang Anda minati. Berikan informasi faktual, tetapi tunjukkan bagaimana fakta-fakta ini telah memengaruhi hidup Anda.
     • Misalnya, Anda dapat menyebutkan bagaimana Anda bereaksi terhadap kursus tematik di tingkat universitas sebelumnya, misalnya, tahun pertama gelar Anda. Alih-alih mengatakan bahwa Anda telah mengambil kursus tentang subjek yang dipertanyakan, jelaskan bagaimana konten dari kursus ini telah memesona Anda, memperkuat tekad atau keingintahuan Anda.
   • Jelaskan mengapa Anda memilih universitas ini, program ini, dan lokasi ini. Banyak sekolah universitas lebih cenderung menerima kandidat yang bersemangat atau termotivasi.
     • Jelaskan tujuan profesional Anda dan jelaskan mengapa menurut Anda program yang dimaksud menawarkan Anda kesempatan terbaik untuk mencapainya. Anda dapat merujuk ke aset utama yang dijelaskan dalam formulir program tanpa mengutipnya secara langsung.
     • Tunjukkan apa yang membangkitkan minat Anda pada universitas. Jika Anda seorang pelajar asing, Anda juga harus menjelaskan mengapa Anda ingin belajar di negara yang Anda pilih. Misalnya, jika ini adalah universitas Inggris, jelaskan mengapa Anda ingin melanjutkan pendidikan tinggi di Inggris.

4. 
   

   
   Jelaskan kualifikasi utama Anda. Sementara menunjukkan mengapa Anda adalah kandidat yang ideal untuk program ini, Anda perlu membuat daftar pengalaman akademik, kualitas pribadi, dan pengalaman terkait lainnya. Fokus pada poin yang paling berhubungan langsung dengan program itu sendiri.
   • Periksa resume Anda, tetapi jangan menyalinnya. Seringkali, pelamar harus melampirkan salinan riwayat hidup mereka ke formulir aplikasi yang menyertai surat pengantar. Anda dapat menggunakan informasi CV Anda untuk mengingat detail-detail penting, tetapi surat itu seharusnya bukan salinan persis dari CV itu sendiri. Jika perlu, rujuk pembaca surat lamaran Anda ke CV untuk memberi mereka rincian tambahan yang tidak dapat dicantumkan secara ringkas dalam surat lamaran.
   • Dukung tulisan Anda Setiap kali Anda menyebutkan salah satu kualitas Anda, Anda harus memenuhi syarat menggunakan istilah yang tepat. Sangat mudah untuk mengatakan bahwa Anda adalah pekerja keras: Anda harus membuktikannya dengan contoh pengalaman.
   • Jangan sesumbar.Anda tidak harus keluar dari cara Anda untuk terlihat rendah hati, tetapi juga menghindari menggambarkan apa pun yang membuat Anda merasa sombong atau terlalu percaya diri. Untuk melakukan ini, fokus terutama pada fakta, tanpa melakukan analisis subjektif.

5. 
   

   
   Tegaskan kembali sudut pandang Anda. Untuk mengakhiri surat itu, ulangi secara singkat kesediaan Anda untuk mengikuti program sebelum mengakhiri surat dan untuk menandatangani tanda tangan Anda, ucapkan dengan sopan rasa terima kasih Anda kepada anggota Panitia Penerimaan atas waktu dan perhatian yang telah mereka berikan kepada Anda.
   • Paragraf terakhir harus memiliki sekitar tiga kalimat. Merumuskan kembali garis pengantar Anda dan merangkum poin-poin utama yang tercakup dalam setiap paragraf dalam satu kalimat, masing-masing.
   • Akhiri surat dengan mengucapkan terima kasih kepada pembaca atas waktu dan perhatiannya dan berikan tanda tangan Anda dengan frasa sopan profesional (seperti "Hormat,"), diikuti dengan nama lengkap Anda.

Bagian 4 Menulis surat yang keras

1. 
   

   
   Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas. Tetap menggunakan subjek surat itu, menggunakan bahasa yang benar secara tata bahasa yang menggambarkan keterampilan dan niat Anda dengan istilah-istilah langsung. Hindari deskripsi berbunga atau berlumpur dan gunakan suara aktif.
   • Jangan menggunakan frasa atau istilah yang dianggap klise. Frasa umum memberi citra yang sangat buruk tentang Anda, karena mereka memberi kesan bahwa Anda tidak terlalu kreatif. Ketika Anda ingin menggunakan klise tertentu, tanyakan pada diri sendiri mengapa Anda harus menggunakannya dan bagaimana melakukannya, sambil menunjukkan kebenaran ide ini dengan contoh-contoh yang fasih daripada menggunakan frasa yang tidak orisinal.
     • Berikut adalah beberapa contoh snapshot umum:
     • "Saya sangat termotivasi untuk ...";
     • "Aku selalu mencintai ...";
     • "Tujuan utama saya adalah ..."
   • Hindari plagiarisme. Bahkan jika Anda menggunakan informasi dari dokumentasi yang disediakan oleh Dewan Penerimaan untuk merumuskan ide-ide Anda, Anda tidak boleh mengulangi kata informasi ini demi kata. Jika program berfokus pada "sebagian besar peralatan modern", hindari ungkapan "sebagian besar peralatan modern".
   • Jangan menyalin huruf standar. Anda mungkin merasa terbantu untuk mencari salinan surat pengantar untuk mendapatkan gagasan tentang struktur dan nada yang akan diadopsi, tetapi Anda harus menghindari menyalin secara berlebihan konten dari salinan ini. Lagi pula, semua orang dapat menyalin surat standar dan menyelesaikan kalimat. Anda harus menunjukkan bahwa Anda bukan orang lain. Untuk melakukan ini, gunakan nada asli.

2. 
   

   
   Gunakan nada positif. Surat Anda harus fokus pada aspek positif daripada aspek negatif. Jika Anda memutuskan untuk menggambarkan kesulitan atau tantangan yang Anda hadapi di masa lalu, fokuskan pada bagaimana Anda mengatasinya daripada seberapa serius mereka.
   • Jangan menggambarkan titik lemah Anda. Anda mungkin akan membicarakannya selama fase wawancara, tetapi surat pengantar Anda harus menyoroti kekuatan Anda.
   • Berkonsentrasi pada masa depan. Meskipun Anda harus menggambarkan kualifikasi Anda sebelumnya, penting juga untuk menunjukkan bahwa Anda memiliki visi masa depan. Misalnya, alih-alih menggambarkan kurang pengalaman Anda dalam bidang tertentu yang dicakup dalam program yang lebih besar, cukup tunjukkan bahwa Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bidang ini.

3. 
   

   
   Rekonsiliasi nada profesional dan informasi pribadi. Meskipun Anda perlu menyesuaikan surat pengantar Anda untuk menggambarkan minat dan pengalaman Anda, Anda harus menulis surat profesional dan mengadopsi format yang sesuai.
   • Berkonsentrasilah pada motivasi intelektual Anda. Sekalipun Anda memiliki motif keagamaan, altruistis, atau pribadi yang berasal dari hati, anggota dewan lebih tertarik pada motivasi intelektual Anda. Fokus pada tujuan akademik dan profesional Anda.
   • Pada saat yang sama, cobalah untuk menonjol dari kandidat lainnya. Jangan menggeneralisasi terlalu banyak tentang tujuan profesional Anda: spesifik, tanpa mengungkapkan motivasi emosional atau pribadi.

4. 
   

   
   Jujurlah. Apa pun yang Anda tulis, jangan berbohong. Hindari melebih-lebihkan pengalaman masa lalu atau kualifikasi lain di luar jangkauan mereka yang sebenarnya.
   • Dari sudut pandang etika, posisi yang Anda tuju harus diisi oleh kandidat yang paling memenuhi syarat. Anda perlu percaya pada kemampuan Anda sendiri untuk mengatasi sesuatu yang begitu kompetitif dan berbohong tentang keterampilan Anda mungkin berarti Anda tidak percaya diri.